Тема 3. Структуризация таблиц. Использование промежуточных итогов для анализа списков

1. Добавление в список промежуточных итогов.

2. Работа со структурированными документами.

3. Редактирование промежуточных итогов.

Удобным средством анализа данных в списках Microsoft Excel является структурирование таблиц и вычисление промежуточных итогов. Excel позволяет придать списку определенную структуру, имеющую до восьми уровней иерархии (cм. рис. 3.1).Структуризация таблицы методом автоматического подведения итогов облегчает передвижение по строкам данных и используется для группировки данных по определенным параметрам в целях проведения анализа, построения диаграмм или создания отчетов.

Рис. 3.1. Структуризация списка с использованием группировки по столбцам Код отдела, Должность и итоговой функции СУММА по полю Оклад

3.1. Добавление в список промежуточных итогов.

Для вычисления итогов на уровне каждой группы элементов списка можно использовать промежуточные итоги. При выводе промежуточных итогов Microsoft Excel всегда создает структуру списка. Вычислять итоги на уровне групп можно на основе различных итоговых функций: Сумм, Количество, Среднее, Минимум, Максимум, Произведение, Отклонение, Дисперсия.

Предположим, что по списку, изображенному на рисунке 1.6, требуется узнать суммарные затраты на выплату заработной платы в каждом отделе. Для того чтобы добавить в список промежуточные итоги, необходимо:

1. Определить параметры (столбцы), по которым будет проводиться подведение итогов, в нашем примере это столбец Код отдела.

2. Отсортировать список по тому столбцу, по которому будут подводиться промежуточные итоги (столбец Код отдела).

3. С помощью команды Итоги меню Данные открыть диалоговое окно Промежуточные итоги (см. рис. 3.2).

Рис. 3.2. Заполнение диалогового окна Промежуточные итоги

4. Заполнить окно диалога Промежуточные итоги.

   1. В поле «При каждом изменении в:» указать наименование столбца, при изменении значения в котором требуется подводить итоги (Код отдела).

   2. В свернутом списке поля «Операция:» выбрать итоговую функцию, используемую для формирования итогов (Сумма); следует помнить, что все итоговые функции, кроме Количество, применяются только к столбцам, содержащим числовые данные.

   3. В поле «Добавить итог по:» указать столбцы, в которых выполняются действия по формированию итогов (Оклад).

   4. Флажок Итоги под данными необходимо установить, если итоговые функции необходимо поместить ниже каждой группы, а общие итоги внизу списка; по умолчанию общий итог разместить над списком, а итоговые функции – над каждой группой.

   5. Флажок Конец страницы между группами необходимо установить, если требуется печатать каждой группы на отдельной странице.

   6. Флажок Заменять текущие итоги установить при создании нового итогового вычисления, если итоги по данному списку уже создавались.

После нажатия клавиши ОКв документеавтоматически формируются промежуточные итоги по сгруппированным данным (см. рис. 3.3).

Рис. 3.3. Структуризация списка с использованием группировки по столбцу Код отдела и итоговой функции СУММА по полю Оклад