Тема 4. Аналитическая обработка данных с помощью сводных таблиц
Создание сводной таблицы на основе данных списка.
Работа со сводной таблицей.
Вычисления в сводных таблицах.
Форматирование сводных таблиц.
Сортировка и группировка элементов сводных таблиц.
Построение сводной диаграммы.
Очень удобным инструментом для анализа данных в списках являются сводные таблицы. С помощью сводных таблиц можно обрабатывать данные и выбирать их по различным критериям. Сводными называются вспомогательные таблицы, которые содержат часть данных анализируемой таблицы (или нескольких таблиц), отобранных таким образом, чтобы зависимости между ними отображались наилучшим образом.
4.1. Создание сводной таблицы на основе данных списка.
При создании сводной таблицы можно использовать один из четырех типов источников данных: список данных Microsoft Excel, внешний источник данных, несколько диапазонов консолидации (отдельных списков Microsoft Excel), другая сводная таблица.
Создадим сводную таблицу на основе списка Заказы товаров книги Продажа товаров (см. рис. 4.1).
Рис. 4.1. Список Заказы товаров
Для того чтобы создать сводную таблицу на основании данных списка, необходимо выполнить следующие действия.
Поставить указатель ячейки в любом месте списка, на основе которого будет создаваться сводная таблица.
С помощью меню Данные, команды Сводные таблицы вызвать мастер создания сводных таблиц и диаграмм (см. рис. 4.2).
Рис. 4.2. Первый шаг мастера сводных таблиц и диаграмм
На первом шаге необходимо указать тип источника данных – Создать таблицу на основе данных, находящихся в списке или базе данных Excel, и вид создаваемого отчета – сводная таблица.
На втором шаге мастера необходимо указать абсолютный адрес диапазона ячеек исходной таблицы, для которой создается сводная таблица, т. е. список, на основе которого создается сводная таблица.
Если перед выбором команды Сводная таблица вы выдели только одну ячейку в этом списке, то мастер правильно заполнит данное поле окно диалога.
На последнем шаге мастера необходимо указать место, где вы хотите расположить сводную таблицу.
Безопасней всего создавать таблицу на новом листе, для чего установить переключатель «Помещать таблицу в…» на «Новый лист». В противном случае данный переключатель нужно установить на «Существующий лист» и указать диапазон (или абсолютный адрес первой ячейки, создаваемой таблицы) текущего листа или любого другого существующего листа.
По окончании работы мастера на рабочем листе отобразится:
пустой макет таблицы,
список возможных полей сводной таблицы,
панель инструментов Сводные таблицы (см. рис. 4.3).
Рис. 4.3. Создание сводной таблицы.
Для создания начальной структуры сводной таблицы необходимо указать имена столбцов, строк и данных создаваемой таблицы, перетащив соответствующие имена с панели списка полей сводной таблицы в нужное место макета сводной таблицы.
Области, которые служат для обозначения местонахождения полей в сводной таблице, называются осями (axis). Выделяют ось страниц, оси столбцов и строк.
Если поля размещаются на оси столбцов или строк, то все элементы этих полей можно просмотреть только с помощью линейки прокрутки, особенно для больших списков. Элементы, помещенные на ось страниц, отображаются только по одному.
В каждую область макета можно поместить любое количество полей. Чтобы удалить поле, перетащите его кнопку за пределы макета.
Продолжая работу с нашим примером (см. рис. 4.1), перетащив поле Страна получателя на ось столбцов, поле Категория на ось строк и поле Стоимость заказов в область элементов данных, получим сводную таблицу, изображенную на рисунке 4.4.