Розділ 6. ОБЛІК ЗАПАСІВ

6.1. Поняття, класифікація та оцінювання запасів

Сутність запасів, їх тлумачення та застосування в бюджетній сфері визначено Інструкцією з обліку запасів бюджетних установ, затвердженою Наказом ДКУ від 08.12.2000 р. № 125 (Додаток З).

Запаси — це оборотні активи в матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо таких нормативних документів немає) установою самостійно в момент придбання запасу.

У складі запасів обліковуються: сировина та матеріали; будівельні матеріали; обладнання, конструкції і деталі до установки; спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами; молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім’ї бджіл; доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації; малоцінні та швидкозношувані предмети; паливо; матеріали для навчальних, наукових та інших цілей; запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів); продукти харчування; медикаменти і перев’язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярське приладдя; тара; матеріали в дорозі; готова продукція та інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

Запаси бюджетних установ розподілені на групи:

–виробничі запаси;

–тварини на вирощувані і відгодівлі;

–малоцінні та швидкозношувані предмети;

–матеріали і продукти харчування;

–готова продукція;

–продукція сільськогосподарського виробництва.

Необхідно враховувати і особливості у веденні обліку запасів, які регулюються окремими нормативними документами. Так, при обліку запасів, які отримані як гуманітарна допомога, враховуються вимоги Закону України „Про гуманітарну допомогу” від 22.10.1999 р.

181

№ 1192-14 та Порядку бухгалтерського обліку й звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги, затверджений наказом ГУДКУ

12.01.2000 р. № 112/4233.

Запаси приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов’язково входять працівник бухгалтерії та представник організації вищого рівня. Комісія складає акт, у якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку.

Бухгалтерією та матеріально відповідальними особами облік запасів, отриманих як гуманітарна допомога, ведеться за загальним порядком, але окремо від запасів, придбаних установою за рахунок коштів загального або спеціального фонду кошторису доходів та видатків.

Запаси, що належать установі оцінюються за їх балансовою вартістю, тобто за тією вартістю, за якою вони відображені в балансі установи.

Балансова вартість запасів поділяється на:

–первісну;

–справедливу;

–відновлену.

ВІнструкції з обліку запасів бюджетних установ № 125 немає докладної розшифровки щодо того, що включається в первісну вартість. Лише зазначено, що це „вартість придбання, одержання, виробництва запасів”.

Первісна вартість [вартість придбання (одержання)] — це вар-

тість, зазначена в рахунках постачальників чи відповідних установ (організацій, підприємств і т.д.), що передають на баланс підприємства запаси. При цьому ПДВ не включається в первісну (балансову) вартість запасів, а відноситься на витрати установи (за кодом бюджетної класифікації витрат, що призначалися для придбання даних запасів) або в податковий кредит (якщо установа є, відповідно до законодавства, платником ПДВ). Не включаються в первісну вартість запасів і транспортні витрати. Вони відносяться на витрати установи за кодами бюджетної класифікації, передбаченими у кошторисі на такі витрати. Вартістю виробництва запасів є їхня фактична собівартість. (Можна, наприклад, продукцію підсобних сільських господарств відображати в обліку за плановою собівартістю. Але по закінченні року, на підставі річних калькуляцій, планова собівартість усе рівно коригується до значень фактичної собівартості).

182

Матеріальні цінності надходять в установу шляхом придбання, зокрема через проведення тендерних закупівель та безоплатно (див. підрозділ 5.4. розділу 5).

За справедливою вартістю оприбутковуються запаси, отримані установою на безоплатній основі.

Справедлива вартість — сума, за якою можна буде здійснити обмін активу чи оплату зобов’язання в результаті операції між обізнаними, зацікавленими і незалежними сторонами

Відновлена вартість — це вартість запасів після їхнього переоцінювання. Переоцінювання запасів може бути ініційоване директивно „зверху” або „знизу” за розпорядженням керівника установи. Підставою для такого розпорядження може бути моральне старіння запасів чи значне відхилення їхньої балансової вартості (первісної, справедливої чи відновленої) від балансової вартості аналогічних запасів, придбаних пізніше. На скільки значним повинне бути таке відхилення і в порівнянні з якими запасами (на скільки пізніше придбаними) — в Інструкції з обліку запасів бюджетних установ № 125 не уточнюється.

Переоцінювання запасів установи може проводитися на виконання нормативно-правових актів України (якщо такі будуть запроваджені) або за рішенням керівника установи [якщо запаси морально застарілі та у зв’язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, якщо їхня первісна (справедлива, відновлювальна) вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, придбаних пізніше].

Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів.

Запаси установи переоцінює комісія з переоцінки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його заступник (в установах, де штатним розписом посада головного бухгалтера не передбачена — особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку), керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують запаси, особи, на котрих покладена відповідальність за збереження запасів, та інші посадові особи (на розсуд керівника установи).

Комісія переоцінює кожну окрему одиницю запасів і встановлює нові ціни. Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні.

183

При встановленні цін на однотипні предмети вони встановлюються однаковими в межах однієї установи.

За результатами переоцінки комісія складає акт про зміну вартості запасів, який затверджує керівник установи.

Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на керівника установи, а за об’єктивність визначення реальної вартості запасів — на керівника установи і голову комісії.

Уневеликих бюджетних установах для обмеження облікової номенклатури матеріалів та спрощення їх обліку однорідні та подібні за якісними ознаками матеріали можуть об’єднуватися під одним номенклатурним номером.

Номенклатурний номер — це скорочене постійно діюче умовне позначення відповідної групи або виду матеріалів, яке використовується для полегшення внутрішньогосподарського обліку. Його проставляють на всіх первинних документах з обліку руху та витрачання матеріальних цінностей.

Убюджетних установах матеріали всіх видів, продукти харчування, малоцінні та швидкозношувані предмети в обліку та звітності відображають за купівельною ціною. Транспортні витрати, суми ПДВ за придбані цінності зараховуються прямо на фактичні видатки установи і не впливають на оцінку придбаних цінностей. За облікову ціну звичайно беруть фіксовані (постійні) ціни на рік (прейскурантні, плановорозрахункові або середньозважені). Відхилення фактичної вартості матеріалів від їхньої облікової ціни можна обліковувати на окремому аналітичному рахунку „Відхилення від облікових цін” у складі відповідного субрахунка обліку матеріалів і періодично списувати на видатки установи пропорційно обліковій вартості витрачених матеріалів, а при незначних запасах матеріалів (у невеликих установах) — прямо списувати на фактичні видатки установи при оприбуткуванні матеріалів.

Матеріально-виробничі запаси, виготовлені силами організації у власній майстерні, підсобному господарстві тощо, приймаються на облік за фактичною собівартістю. Вартість цінностей, одержаних безоплатно, визначають виходячи з їхньої ринкової ціни на дату оприбуткування. Цінності, придбані за іноземну валюту, оцінюють у національній валюті України (в гривнях) за курсом НБУ на дату здійснення операції придбання. Матеріально-виробничі запаси, що належать іншим юридичним або фізичним особам, але знаходяться на відповідальному зберіганні в установі, обліковуються на позабалансових рахунках за цінами, передбаченими договором.

184