30 С н Князев

466

На основе ЕГСД был подготовлен нормативный доку­мент — Единая государственная система документационного обеспечения управления, которым определено, что работа с документами организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической осна­щенности.

В соответствии с ЕГСД, а также на основе других норма­тивных документов разрабатываются ведомственные инструк­ции по документированию управленческой деятельности. Инструкция — это указания (свод правил), устанавливаю­щие порядок и способ осуществления (выполнения) каких-ли­бо действий субъектами и объектами управления. Наличие инструкции позволяет упорядочить конкретный вид служеб­ной деятельности, работу управленческого аппарата, посколь­ку снимает неопределенность в вопросах о том, как, каким образом должна выполняться та или иная работа, строиться процесс реализации той или иной функции управления.

С 1983 г. в Республике Беларусь введен в действие ГОСТ 6.10.2-83 «Унифицированные системы документации. Терми­ны и определения», который применяется совместно с ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп­ределения». Данные нормативы определили некоторые поло­жения в области документирования и делопроизводства:

• система документации — совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности;

• унифицированная система документации (УСД) — си­ стема, созданная по единым правилам и требованиям, содержа­ щая информацию, необходимую для управления в определен­ ной сфере деятельности;

• унифицированный документ — созданный по унифици­ рованной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу;

• унифицированная форма — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере де­ ятельности задачами и зафиксированных в определенном по­ рядке на носителе информации;

• первичный документ — документ, содержащий исходную информацию.

467

При этом ГОСТ 6.10.2-83 содержит информацию о:

• вводной части, основных понятиях, структуре унифици­ рованного документа;

• унифицированных документах, обрабатываемых и созда­ ваемых средствами вычислительной техники;

• внедрении унифицированных систем документации;

• унифицированных системах документации общегосудар­ ственного назначения;

• алфавитном указателе терминов.

ПРИНЦИПЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Под делопроизводством понимается деятельность, охваты­вающая вопросы документирования (создания документов) и организацию работы с документами (в процессе осуществле­ния управленческий действий).

Делопроизводство должно решать триединую задачу:

• содействовать эффективности управления;

• обеспечивать оперативное прохождение и контроль над исполнением документов;

• способствовать освобождению руководящего состава от вспомогательных и технических операций с документами.

Решение этой задачи возложено на подразделения дело­производства как части управленческого процесса, включаю­щего следующие основные элементы:

• подготовка и размножение документов;

• прием, учет, предварительное рассмотрение документов и подготовка их для доклада руководству;

• контроль над прохождением документов;

• оформление, адресование, пересылка и доставка коррес­ понденции адресатам;

• организация и осуществление контроля над исполнением документов;

• систематизация документов по делам, учет, оформление и ведение этих дел, подготовка их к архивному хранению;

• уничтожение документального материала;

• хранение документов (дел) и обеспечение их использования;

• контроль над состоянием делопроизводства и наличием (сохранностью) документов (дел).

468

Выполнение перечисленных задач по документированию и делопроизводству обеспечивается принципами делопроиз­водства, среди которых теория и практика называют сле­дующие.

> Принцип централизации делопроизводства предпола­ гает, что все документное хозяйство и операции по обработке документов (особенно учет) сосредоточиваются в секретариа­ те, что создает данному принципу некоторые преимущества: устранение дублирования при регистрации документов; уско­ рение прохождения документов.

Здесь следует отметить некоторую особенность, заключаю­щуюся в децентрализации делопроизводства по крупным под­разделениям (например, управлениям). Функции рассматри­ваемого принципа в данном случае будут заключаться в конт­роле и организации вопросов делопроизводства со стороны секретариата ведомства над секретариатами управлений.

> Принцип оперативности — организация документообо­ рота, обеспечивающая прохождение документов кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций (подразделе­ ний и лиц). Достигается реализация данного принципа за счет:

• оправданности перемещения документа по подразделени­ ям (сотрудникам);

• исключения, сокращения возвратных перемещений доку­ ментов;

• сокращения и ускорения операций с документами;

• сокращения документооборота.

• Принцип персональной ответственности создает усло­ вия для закрытия каналов возможной утечки сведений. Реали­ зация принципа осуществляется благодаря обеспечению дисциплинарной ответственности каждого сотрудника.

• Принцип обоснованности (целесообразности) — со­ ставление документов должно быть обусловлено действитель­ ной служебной необходимостью или их представление предус­ мотрено соответствующими актами управления. Данный прин­ цип также важен как мера сокращения объема переписки, ус­ корения прохождения информации между субъектами и объ­ ектами управления.

469

> Принцип регламентации предусматривает установление особого порядка работы с документами на всех стадиях дело­производства.

УПРАВЛЕНИЕ И ОПЕРАТИВНАЯ ДОКУМЕНТАЛИСТИКА

Вопросам документации до последнего времени уделялось явно недостаточное внимание. Если не считать очень редко из­дававшихся сборников с образцами некоторых документов, нет ни одной цельной работы, специально посвященной данно­му вопросу. Необходимость дальнейшего совершенствования документации с использованием научных достижений, боль­шая практическая значимость научной разработки ее проблем, наконец, совершенствование подготовки будущих сотрудников обусловливают настоятельную необходимость выделения спе­циального раздела знаний — документалистики. Предметом изучения данной отрасли знаний является: документация (со­вокупность документов по какому-либо объекту или направле­нию деятельности организации), а также работа по созданию документов, или документирование (в широком смысле).

Остановимся на следующих наиболее важных и принципи­альных положениях документалистики:

• виды внутриведомственных документов, предъявляемые к ним требования;

• создание внутриведомственных документов;

• некоторые вопросы совершенствования документации и др.

V Известно, что термин «документ» происходит от латинского слова dokumentum, означающего до казателъство, свидетельство. В русском языке этот термин получил распространение при Пет ре I, который, как утверждали современники, собственноручно сделал и перевод его — «письмен нов свидетельство». С появлением, новых техни ческих средств общения (телефон, радио, кино, телевидение и др.) приобрел новые функции и до­кумент.

В современном словоупотреблении, в различных областях науки и общественной практики этот термин имеет более ши-

470

рокое значение, причем специалисты каждой области вклады­вают в него самое различное содержание. Так, большая часть юристов полагает, что к числу документов относятся только такие акты, которые своим содержанием удостоверяют ка­кие-либо факты или подтверждают какие-либо права. Обяза­тельным атрибутом документа они считают письменность. Специалисты в области делопроизводства под документом по­нимают не только письменные акты, удостоверяющие или подтверждающие что-либо, но и акты, содержащие указания, распоряжения о производстве каких-либо действий и т.д.

В США документом признается любой вид записанной информации, независимо от физической формы или характе­ристик записи, исключая механизмы, аппаратуру, оборудова­ние и другие виды техники, на которых запись информации производилась. Данное понятие включает (но не ограничива­ется только этим) все написанные от руки или напечатанные материалы, магнитные записи, все фотографии, негативы, отснятые и отпечатанные пленки и кадры или кинофильмы, все перфорированные карты и ленты, все репродукции выше­перечисленных материалов, каким бы способом они ни вос­производились.

Наиболее четко и полно, на наш взгляд, определено поня­тие документа в информатике — области знаний, изучающей закономерности сбора, переработки, хранения, поиска, выда­чи и распространения запечатленной в документах информа­ции, где документом признается любой материальный объ ект, который фиксирует какие-либо знания и который мо жет быть включен в определенное собрание ему подобных объектов.

Для того чтобы стать документом, материальный объект, как считают специалисты информатики, должен не только отображать какое-то информационное воздействие, позволять осуществлять фиксацию этого отображения в виде сообщения с помощью определенной системы знаков, но и использовать­ся в общественной практике для включения в какие-либо собрания подобных ему материальных объектов. На основа­нии сказанного документами могут быть признаны не только письменные акты (протоколы, справки, рукописи и т.д.), но и графические изображения (чертежи, схемы, планы, карты и

J

471

т.п.), а также различные носители информации типа магнит­ных лент, кинофильмов, диапозитивов, криптограмм и др.

Документ — это материальный объект, фиксирующий информацию о фактах, событиях, явлениях, а также мысли­тельной деятельности работников в процессе осуществления ими своих служебных обязанностей.

Из общей массы документов выделяются, прежде всего, письменные документы. Письменный документ был, продол­жает и еще долго будет оставаться, несмотря на интенсивное развитие средств информационной техники, наиболее важным и распространенным носителем и источником информации. Да и на практике чаще всего приходится встречаться с письмен­ными документами (печатными или рукописными). Живу­честь и распространенность письменных оперативных доку­ментов предопределяется рядом факторов. Прежде всего, составление таких документов является общедоступным, на­дежным и сравнительно простым способом фиксации инфор­мации.

Значительная часть проводимых руководителем мероприя­тий подлежит обязательному письменному документальному оформлению. Внутриведомственное письменное документиро­вание выступает как одно из средств укрепления законности, контроля исполнения, повышения дисциплинированности ру­ководителей и подчиненных. Письменные внутриведомствен­ные документы широко используются как средство связи и общения. И, наконец, они являются наиболее ценным матери­алом для изучения и научного обобщения практики работы.

При всем многообразии документы можно подразделить на три основные группы:

• содержащие первичную информацию;

• содержащие вторичную (выводную) информацию;

• содержащие первичную и вторичную информацию (сме­ шанные).

В документах первой группы содержится информация, по­лученная на основе непосредственного восприятия фактов и событий реальной действительности или их следов.

В документах второй группы фиксируются результаты аналитической и иного рода логической переработки информа­ции, содержащейся в документах первой группы.

472

В документах третьей группы содержится информация, по­лученная на основе непосредственного восприятия фактов, со­бытий реальной действительности.

По отношению к тому или иному органу документы мож­но подразделить на:

• входящие (поступающие из других органов, учреждений);

• исходящие (направленные из данного органа);

• внутренние документы (обращающиеся внутри органа, подразделения).

По способу фиксирования информации документы можно подразделить на рукописные и печатные.

В зависимости от статуса документального источника мож­но выделить документы официальные и неофициальные.

Создание документов включает в себя множество разнооб­разных операций, выполняемых, как правило, несколькими сотрудниками. Например, определение вида документа, составление его плана, подбор материалов, подготовка текста, правка, согласование и визирование, подписание и т.д.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТА

Создание документов — сложный и весьма трудоемкий процесс. Однако до последнего времени фактически не предпринималось попыток его теоретического освещения, разработки более эффективных приемов и методов составле­ния документов, которые позволили бы улучшить их качес­тво, снизить трудовые затраты на составление и обработку.

Для решения этих задач потребуется проведение глубоких исследований психологии и технологии труда руководителей и подчиненных по созданию документов, изучение их потреб­ностей в информации на различных этапах работы по созда­нию документов, выявление хорошо зарекомендовавших себя приемов и методов их составления, а также поиск новых. Эти вопросы требуют большого внимания практических и научных работников.

Исходным пунктом составления документа является реше­ние вопроса о виде подготавливаемого документа. От вида документа зависят особенности дальнейшей работы над ним, так как каждому виду документа предъявляются свои требова­ния, которые следует выполнять.

473

Довольно часто руководителю приходится самому выби­рать вид документа для фиксации информации, полученной им в ходе выполнения функциональных обязанностей. Для определения этого надо четко установить, о ком или о чем пред­стоит писать, что именно писать и, наконец, для чего писать. Только ответив на поставленные вопросы и зная виды доку­ментов (их характеристики), можно будет принять обоснован­ное решение. Очень важно, чтобы вид документа соответство­вал его содержанию и предназначению.

После определения вида документа следует составить его план, т.е. установить все основные положения, которые должны быть отражены в готовящемся документе. Нечеткость мысли в данном вопросе, отсутствие строгого плана неминуе­мо приводят к неясности и запутанности в изложении содер­жания документа. В то же время правильно построенный план документа служит хорошим организующим началом и руко­водством в работе по подбору и оптимизации необходимых сведений, обеспечивает последовательность изложения текста, способствует повышению качественных характеристик доку­мента. Чем сложнее и ответственнее подготавливаемый со­трудником документ, тем значительнее роль плана.

В свою очередь, план документа составляется на основе глубокого изучения разнообразных по своему характеру ис­ходных материалов, лежащих в основе будущего документа. Как правило, при подготовке документов изучаются относя­щиеся к излагаемым вопросам нормативные акты, руководя­щие и другие документы. Это делается для того, чтобы доста­точно полно осветить затрагиваемые вопросы и при этом не допустить противоречий действующему законодательству, а также дублирования оперативных документов, уже циркули­рующих в документообороте

Для того чтобы процесс составления плана документа был эф­фективным, он должен складываться из нескольких операций:

• изучение исходного материала;

• определение объема информации, которую должен со­ держать документ;

• деление текста документа на смысловые части (каждая часть — это группа тесно связанных между собой мыслей, име­ ющих общую микротему);

474

• выделение смыслового опорного пункта в каждой части, т.е. выделения в ней самого существенного, самого характерного;

• определение среди этих частей главных и второстепен­ ных (при этом устанавливается их соподчиненность, связь, со­ отношение).

Таким образом рождается схема будущего документа. Иног­да используются уже сложившиеся, проверенные на практике типовые или аналогичные схемы, но в большинстве случаев составителю приходится самому формировать схему создавае­мого документа.

Конечно, план документа составляется, в основном, мыс­ленно и не является специальной операцией, фиксируемой на бумаге. Однако при составлении сложных и ответственных документов желательно разрабатывать письменный план и согласовывать его с тем, кто будет подписывать документ, или с непосредственным начальником. Это позволит повысить ка­чество будущего документа и избавит исполнителя от непроиз­водительного расхода времени на его переработку.

В последнем случае целесообразно составлять не только план самого документа, но и план работы над ним, в котором указываются основные этапы подготовки документа:

• сбор фактического, оценочного и другого исходного мате­ риала;

• его систематизация, анализ и обобщение;

• формулировка основных выводов, рекомендаций, предложений;

• постановка вопроса или просьба;

• составление текста, печатание документа, редактирование;

• согласование, визирование, размножение и т.д.;

• время начала и окончания работы на каждом этапе, ис­ полнители отдельных видов работ (если такие привлекаются в помощь основному исполнителю) и т.д.

Хорошим подспорьем в организации работы может быть построение ленточных или сетевых графиков поэтапного вы­полнения перечисленных мероприятий.

В процессе работы над документом и план документа, и план его подготовки могут претерпевать некоторые изменения, связанные с уточнением и проработкой материалов, сокраще­нием сроков его подготовки и т.д. Но важно, чтобы эти изме-

475

нения не уводили автора документа от основной цели, не на­рушали главного замысла.

Составив план документа (а в необходимых случаях и план работы над документом), сотрудник может перейти к на­писанию его текста. Различают два основных способа изложе­ния материалов в документе (содержания): логический и ис­торический, которые находят широкое применение в подготов­ке документов.

Основой исторического способа изложения содержания документа является сам объективный процесс существования и развития факта, явления, цепи событий, которые последова­тельно описываются в тексте. Как правило, этот способ изло­жения материалов в документе в чистом виде употребляется редко. Исключение составляют лишь документы, в которых излагаются какие-то важные события или факты, и где требу­ется точное отражение последовательности самого события без выводов (например, в первичном сообщении о чрезвычайном происшествии, подозрительном на диверсию).

Логический способ заключается в том, что имевший место факт, событие, явление описывается в документе путем анализа его результата, раскрытия того, как конкретное «историческое» событие отложилось, запечатлелось в законо­мерном соотношении сторон развитого явления, события или факта. Этот способ изложения документов находится в тесном единстве и взаимосвязи со способом историческим. Как прави­ло, они дополняют друг друга, и в любом развернутом доку­менте может выделяться лишь преобладание одного из них.

Выбор автором конкретного способа изложения материала в документе предопределяется рядом условий:

• уровнем познания описываемого события или явления;

• характером этого события;

• предназначением документа (т.е. целью, ради которой документ составляется).

При написании текста документа было бы неверным рас­считывать, что любой документ сразу же приобретает все не­обходимые качества и свойства. Такого можно добиться при составлении кратких, типичных документов. Сложные доку­менты, как правило, рождаются только в результате кропот­ливой работы, что не исключает (более того, предполагает) их переделку. Многие же руководители с раздражением относят-

476

ся к мысли о необходимости переделки (иногда и неоднократ­ной) документов. Естественно, речь идет не о каком-либо зап­росе, а о сложных документах.

Несколько слов о внешнем виде документов. Конечно, ценность документа определяется, прежде всего, его информа­ционным содержанием. Но не меньшее значение имеет и его внешний вид, поскольку документ с хорошим внешним видом позволяет лучше и быстрее усвоить содержащуюся в нем информацию. Неблагоприятное впечатление создается о руко­водителе (работнике), небрежно (неразборчиво) подготовив­шем документ или исполнившем его с нарушениями компонов­ки (без учета требований к размещению заголовка, подписи, текста и других реквизитов).

Важным элементом внешнего вида документа является рубрикация (использование разделов, граф). Но в отличие от научной или художественной литературы, где текст подразде­ляется на разделы, главы, параграфы и т.п., в документах ча­ще всего используются в качестве средств рубрикации абзацы. Строгих правил применения абзацев не существует, но это не означает, что они должны применяться беспорядочно. Каж­дый абзац должен служить задаче отделения одной микроте­мы документа от другой. В этой связи не рекомендуется раз­бивка текста на многочисленные абзацы, когда предложение, начатое с абзаца, разрывает незаконченную мысль, а также и на длинные абзацы, когда сплошной текст занимает одну-две страницы и состоит из отдельных положений, хотя и логичес­ки связанных между собой.

Для нужд рубрикации в документах могут широко исполь­зоваться, например, вводные слова («с одной стороны», «с дру­гой стороны», «во-первых», «во-вторых» и т.п.). Они, играя роль невыделенной рубрикации, позволяют разъяснить внут­реннюю последовательность изложения материала (информации).

После того как исполнитель написал документ, его, как правило, просматривает лицо, которому предстоит его подпи­сать (в результате документ нередко подвергается правке). В ходе такой работы документ оценивается руководителем (ли­цом, которое будет подписывать документ) с точки зрения:

• объективности, достоверности, своевременности, полно­ты изложения сведений;

477

• логики изложения фактов и событий, отражаемых в до­ кументе;

• соблюдения требований делопроизводства;

• языково-стилистических качеств текста;

• внешнего вида документа.

После выполнения этой работы исполнитель получает пра­во перейти к внесению изменений в документ, правке его текста и т.д., причем делать это надо предельно осторожно, обдуманно и корректно.

Конечно, строгих принципов правки документов, сведен­ных в инструкцию, не существует. Но все же приняты некото­рые правила, проверенные практикой и используемые многи­ми вдумчивыми руководителями и сотрудниками.

Прежде всего, не следует приступать к правке текста, не ознакомившись с документом полностью. Поэтому первое чте­ние — это лишь ознакомление с замыслом документа, его внеш­ним видом и т.д. Для последующей работы с текстом на дан­ном этапе лучше всего по ходу чтения делать карандашом по­метки, например:

• подчеркнуть ошибки стилистического характера;

• обратить внимание на дополнительную проверку факти­ ческих данных, написание фамилий, названий населенных пунктов, наименований объектов и т.п.;

• подчеркнуть неудачно выбранное слово, неправильно примененный термин;

• пометить абзац, в котором недостаточно ясно или полно выражена мысль;

• отметить фразы, а может быть, и целые абзацы, которые для улучшения композиционной стройности документа следо­ вало бы перенести в другое место; и т.д.

Следующая ступенька — определение дальнейшей работы над документом и порядок ее осуществления. Для этого надо внимательно просмотреть сделанные пометки, еще раз прочи­тать материал, чтобы проверить создавшееся впечатление.

Лучше всего доработку документа поручать самому испол­нителю, подробно разъяснив ему необходимость внесения изменений и дополнений. Опытные руководители умело ис­пользуют такую беседу (особенно с молодыми работниками) для обучения их составлению документов. Очень важно, что­бы автор документа сумел посмотреть на свой материал со сто-

478

роны, глазами руководителя. Однако на практике вполне возможно исправление документа и без участия исполнителя. Такая необходимость возникает при подготовке срочного до­кумента, когда вносимые изменения не имеют принципиально­го характера или совершенно очевидны и т.д.

После правки документ печатается, визируется, подписы­вается, регистрируется в секретариате.

Часто одинаковые по своему назначению документы раз­личными работниками исполняются по-разному (по форме, структуре и т.д.), что значительно затрудняет их изучение, ввод в информационные системы, регистрацию и учет.

Устранение отмеченных недостатков может быть выполне­но только путем дальнейшей стандартизации документа­ции, т.е. разработки таких образцов, которым должны удов­летворять документы по своим признакам, свойствам, качест­вам и единообразной системе документирования всех основ­ных аспектов деятельности.

Стандартизация служебной документации достаточно тру­доемкий процесс, но рассматривается он современной наукой как одно из эффективных средств повышения культуры дело­вой письменной речи, устранения из нее неопределенной информационной избыточности, а также повышения эффек­тивности труда управленческого персонала. Объективная пред­посылка стандартизации документации объясняется тем, что несмотря на огромное количество документов, обращающихся в системе управления любым видом деятельности, все они отображают сравнительно небольшое количество типичных или внешне сходных ситуаций.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Стандартизация в области управления предполагает уни­фикацию документации, или приведение ее к единообразию. Унификации подлежат:

• виды документов, фиксирующих однотипные элементы оперативной обстановки;

• тексты типичных документов, правила их составления и оформления;

• формы документов.

479

Унификация видов документов предполагает разработку перечня документов, необходимых и достаточных для доку­ментирования управленческой деятельности.

Унификация текстов документов заключается в выработке «языковых трафаретов», стандартизованных словесных фор­мул и оборотов для документов, содержащих идентичную и постоянно повторяющуюся информацию.

И, наконец, унификация форм документов заключается в разработке формуляра-образца, служащего основой для составления определенных типов документов.

Важнейшим направлением унификации документов явля­ется их формализация. Под формализацией документов понимается описание их содержания по заранее установлен­ной системе однородных признаков. Формализация позволяет устранить из документов несущественные детали и произвести так называемую «компрессию» информации, т.е. выделить из всей массы сведений об объекте документального оформления только те, которые необходимы в качестве основания для при­нятия определенных решений.

Кроме того, фиксация информации в формализованном виде требует значительно меньше времени, чем при произ­вольном описании. Составление формализованного документа дисциплинирует составителя документа, делает процесс его мышления более четким и внутренне организованным.

Формализованный документ читается значительно легче, чем неформализованный, информация, содержащаяся в нем, усваивается пользователями значительно быстрее, что позволяет экономить время на его обработку. Читающий, не просматри­вая иногда всего документа, но зная правила его составления, всегда может быстро найти интересующие его сведения. И са­мое главное — формализация документов в значительной мере способствует решению ряда проблем в использовании средств механизации и автоматизации информационных процессов для накопления и поиска информации в электронных базах дан­ных, а также проведения аналитических исследований.

В связи с постановкой проблемы формализации докумен­тов возникает необходимость осуществления их классифика­ции по степени наличной или возможной формализации. Все

480

документы в этом случае могут быть подразделены на четыре основные группы:

• документы, содержание которых уже, как правило, явля­ ется формализованным, и формализация заложена в структуре самих документов;

• документы, часть содержания которых уже отражается в формализованном виде;

• документы не формализованные, но поддающиеся фор­ мализации на существующем уровне средств и методов частич­ но или полностью;

• документы, основное содержание которых следует при­ знать (на данной стадии развития средств и методов формали­ зации) не формализуемым или плохо поддающимся формали­ зации. Здесь следует заметить, что четвертая группа докумен­ тов незначительна.

С точки зрения формализации изучение состояния доку­ментов первой группы (формализованных) должно прово­диться с позиций оценки соответствия уровня проведенной ра­нее формализации требованиям, предъявляемым к такого рода документам в настоящее время. Эти требования, в связи с возросшими потребностями практики, совершенствованием информационно-аналитической работы, внедрением в ее прак­тику средств механизации и автоматизации информационного поиска, значительно ужесточились.

Основное направление в работе с документами второй группы (частично формализованными) заключается в поиске путей дальнейшей, более полной их формализации.

И, наконец, наиболее пристального внимания требуют до­кументы третьей группы, формализацию которых еще пред­стоит осуществить.

В науке известно несколько способов формализации, из которых с учетом специфики документов и накопленного в этом направлении опыта выделяется анкетирование.

Под анкетированием в данном случае следует понимать процесс фиксирования информации по системе заранее опре­деленных вопросов. В таком случае формализованный доку­мент представляет собой анкету (перечень вопросов), которую

481

необходимо заполнить исполнителю. При составлении подоб­ных анкет могут использоваться:

• закрытые вопросы, т.е. вопросы, поставленные в форме альтернативы. Ответ на такой вопрос может быть дан только в формах «да», «нет», «не знаю»;

• открытые вопросы, на которые ответ может быть дан в любой форме. Недостатком таких вопросов является большая опасность субъективизма в изложении, возможная многознач­ ность и вытекающая отсюда трудность обработки материалов;

• вопросы с веером ответов, т. е. вопросы, на которые мо­ жет быть дан один ответ из нескольких заранее сформулиро­ ванных и предложенных в анкете. Недостаток таких вопросов заключается в том, что они могут «подсказать» ответ.

Содержание анкеты зависит, прежде всего, от назначения и характера формализованного документа. При этом число вопросов анкеты определяется необходимой полнотой инфор­мации об объекте документирования. Вопросы могут распреде­ляться по разделам, которые в свою очередь делятся на подраз­делы, группы и т.д. Однако важно, чтобы их размещение в анкете было логически последовательным. Логическое начало формализованного документа — не что-то привнесенное извне, а отражение логики самого описываемого события, явления, структуры объекта. Поэтому формулировки вопросов должны быть просты и понятны заполняющему анкету без дополнитель­ной расшифровки. Они не должны содержать элементов предвзятости, внушения определенного ответа, случайных уда­рений на отдельных словах, двусмысленностей и т.д.

С учетом этого одним из направлений в разработке форма­лизованной документации является разработка унифициро­ванных форм документов с определенной структурой изложе­ния, удовлетворяющих требованиям автоматизированной об­работки.

Совершенствование документации предполагает большую и кропотливую исследовательскую работу, включающую про­ектирование системы документов и основных видов докумен­тов, входящих в такую систему.

Документооборот (процесс прохождения документов внут­ри аппарата управления с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки либо помещения для