11.4. Организация делопроизводства

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В процессе выполнения управленческих функций можно выделить три основных этапа работы с информацией:

• на первом этапе управляющая подсистема собирает сведе­ ния о состоянии управляемой подсистемы;

• на втором — перерабатывает их в управленческое решение;

• на третьем — передает данное решение как управляю­ щую информацию для исполнения.

Исполненное решение опять поступает в управляющую систему для сбора уже новых сведений и т.д. Таким образом осуществляется движение информации по кругу, образующе­му законченный цикл. Материальным носителем фиксируемой информации на каждом из названных выше этапов является

463

документ — как средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной дея­тельности человека.

В управленческой деятельности используются текстовые документы на бумажной основе, т.е. рукописные, машинопис­ные и типографские. Могут встречаться и другие, например, фотографии, аудио-, видеозаписи, записи с использованием возможностей ЭВМ и др. Но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующи­ми нормами и правилами. Такие документы называют управ­ленческими, а их совокупность — управленческой документа­цией. Основными требованиями к составлению документов, используемых в организации управления, считаются:

• своевременность разработки;

• краткость изложения;

• достоверность информации;

• наглядность для восприятия.

Документация — совокупность однородных по своему функциональному назначению и взаимосвязанных служебных документов, оформленных в соответствии с действующими нормами и правилами, относящихся к одному объекту или субъекту управления (входящая, исходящая документация органа, подразделения) или событию.

Делопроизводство — совокупность предусмотренных ГОСТами и ведомственными нормативными актами операций по приему, регистрации, перемещению, размножению, хране­нию, отправке и уничтожению служебной документации.

При использовании служебной документации в организа­ции управления кроме грамматических норм и правил госу­дарственного языка следует учитывать нормы и правила, уста­навливаемые соответствующими государственными стандарта­ми и ведомственными инструкциями, а также сложившиеся традиции и порядок делопроизводства.

Для выполнения большей части делопроизводства в струк­туре организации (органа, подразделения) должно быть спе­циальное подразделение (работник) — секретариат или спе­циальные сотрудники (секретари, инспекторы и т.п.). Дело­производство является одним из компонентов информацион-

4Ь4

ного обслуживания аппарата управления (документального отображения его- процесса и результатов) и обеспечения сох­ранности документов (в том числе имеющих историческую цен­ность). В свою очередь, делопроизводство состоит из следую­щих элементов: документооборота и документирования.

Документооборот — это процесс последовательного выполнения операций с документами с момента их создания (или получения) до исполнения, т.е. решения поставленных в них вопросов (или отправки).

Документооборот является неотъемлемой составной частью информационного обеспечения функций управления. Объем документооборота складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов органа (подразделения) за определенный период (например, за год).

Чтобы система управления оставалась эффективной, руко­водители всех уровней должны постоянно контролировать до­кументооборот, добиваясь его оптимального сокращения.

При организации документооборота всем сотрудникам не­обходимо соблюдать следующие общие требования:

• каждое перемещение документа должно быть целесооб­ разным;

• возвратное перемещение документов исключено вообще или предельно ограничено;

• разработка и прохождение документов должны быть опе­ ративными, регулируемыми и осуществляться с использовани­ ем наиболее эффективных способов и приемов;

• соблюдение требований делопроизводства должно быть обеспечено.

Совершенствование документооборота осуществляется пу­тем стандартизации и унификации форм документов, а также путем широкого внедрения технических средств их составле­ния и обработки.

Документооборот включает в себя комплекс работ с гото­выми документами, созданными организацией (подразделени­ем) и полученными извне:

• прием;

• распределение;

• регистрация;

• контроль исполнения;

• справочная работа;

465

• формирование дел;

• хранение и использование документации;

• движение документной информации по инстанциям.

Выполнение всех этих работ должна обеспечивать систе­ма документирования, под которой понимается совокуп ностъ процессов по созданию всех видов документов (доку ментации), отражающих деятельность организации (под разделения).

Документирование — процесс записи (фиксации) и оформления по установленным правилам информации, не­обходимой для осуществления актов (действий) управленчес­кой деятельности.

Документирование осуществляется на государственном языке с использованием традиционных носителей (рукопис­ные, машинописные документы, в том числе телеграммы, те­лефонограммы и т.п.), а также на искусственных языках с использованием новых носителей информации (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и т.д.). В целом ряде случаев документирование является обяза­тельным условием организации управления и осуществляется по строго установленным формам или в соответствии с опре­деленными требованиями нормативных актов.

Создание Единой государственной системы делопроизвод­ства (ЕГСД), а также классификации и индексации докумен­тальных материалов на основе применения современной тех­ники сыграло важную роль в совершенствовании делопроиз­водства. ЕГСД представляет собой свод основных правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству — другими словами, комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов. Формирование ЕГСД обусловливалось единственной целью — доведения до уровня общей нормы пользования апробирован­ных и оправдавших себя на практике рациональных форм и методов обработки информации. В этой связи ЕГСД призвана решить следующие главные задачи:

• обеспечить непосредственно процесс документирования;

• организовать труд, связанный с процессом документиро­ вания;

• механизировать делопроизводственные процессы.