11.1. Роль информации в системе

руководства

ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Как уже отмечалось, главные функции процесса управле­ния коллективом, реализуемые на разных уровнях системы управления, — это выработка решений и контроль над их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление как информационный процесс, т.е. функционально включаю­щий в себя получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархичес­кую систему управления — как информационную систему.

V Информационная система — это организационно упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислитель­ной техники и связи, отвечающая потребностям информационного обеспечения процесса управле­ния деятельностью организации,

Таким образом, сам процесс управления можно предста­вить в виде множества согласованных, постоянно принимае­мых и реализуемых решений, направленных, в конечном сче-

28 С. Н. Князев

434

те, на достижение главной цели функционирования организа­ции. Причем выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Любой процесс управления характеризуется:

• сохранением и переработкой информации, фиксирую­ щей прошлый опыт деятельности каждого конкретного органа управления;

• получением информации о возможностях развития и функционирования объекта управления;

• получением информации о результатах прошлых управ­ ленческих воздействий на объект (обратная связь);

• анализом полученной информации и принятием на его основе решений о необходимых упорядочивающих воздействи­ ях на объект.

Практика убедительно подтверждает, что первичным для деятельности любого органа (подразделения, сотрудника) является информация. Все процессы, связанные с выполнены ем стоящих задач, наполнены операциями с информацией и ради информации. Эти операции условно могут быть разделе­ны на три равнозначные стадии:

• создание системы получения информации;

• обработка информации;

• реализация информации.

В теории понятие информация (от лат. informatio — разъяснение, изложение) определеяется как сведения, переда­ваемые устным, письменным или другим способом (с по­мощью условных сигналов, технических средств и т.д.), в ре­зультате чего уменьшается или снимается неопределенность о характере и содержании полученного сообщения (знака).

Применительно к деятельности организации информа­ция — это определенным образом обработанные данные о фактах, представляющие интерес для организации (подразде­ления) и составляющие основу принятия соответствующего решения.

Понятие информации может быть показано в виде некото­рой совокупности сведений, определяющих меру наших зна­ний или незнаний о тех или иных процессах, событиях, фак­тах, что подчеркивает многообразие содержания информации,

435

проявляющейся в самых различных природных и социальных явлениях.

С помощью информации реализуются связи между субъек­том и объектом, другими элементами системы управления и средой деятельности, что позволяет рассматривать ее как основное средство управления.

Принято разделять понятия «информация» и «сообщение», так как далеко не каждое сообщение несет в себе полезную для нас информацию. А если и несет, то не всегда снимает не­определенность, как, например, сообщение, подтверждающее ранее полученную информацию. Поэтому применительно к информации мы будем вести речь только о сообщениях, кото­рые приводят к новому знанию. Именно информация форми­рует и пополняет наши знания, углубляет и расширяет интел­лект. С этой точки зрения, любая информация оценивается прежде всего в зависимости от ее полезности и влияния на принятие решений.

Информация, используемая в организации управления, классифицируется:

по степени обработки:

• первичная, получаемая в результате наблюдения и фик­ сации фактов, имеющих отношение к деятельности организации;

• производная (вторичная, выводная, обобщенная), обра­ зующаяся путем переработки первичной;

по функциональному предназначению:

• служебная (производственная);

• управленческая;

по источникам получения:

• гласная (открытая);

• конфиденциальная.

Еще одним критерием оценки качества информации в уп­равлении служебной деятельностью является ее полнота, спо­собность информации отражать все (или некоторые) стороны явлений, проблем, решений и других вопросов, о которых идет речь в сообщении. Полнота информации показывает ее соотношение со всей объективно существующей полезной информацией и степень обеспеченности задач прогноза (реа­лизации других функций управления) достоверной исходной информацией. Полнота информации имеет существенное зна-

436

чение и при доведении принятого решения до исполнителей (подчиненных), так как объем передаваемой информации дол­жен позволять каждому из них уяснить цель (замысел) реше­ния, свое место в ее достижении, задачи, которые предстоит решать, и условия их выполнения.

С учетом этого, в системах управления ценность информа­ции определяется ее значением для правильной выработки и принятия решения. Информация, которая не влияет на реше­ние (его содержание, характер и т.п.) — просто бесполезна. Более того, отвлекая внимание, силы и время системы управ­ления (хотя бы на осмысление ее содержания, простейший анализ с целью определения возможности ее использования), она создает так называемый «информационный шум».

Информационный шум — это поток (не синтезирую­щийся с другими потоками) информации при ее восприятии, который может оцениваться как:

• информация бесполезная, подавляющая полезную, и влияющая таким образом на ее полноту и достоверность;

• информация с искажением смысла, затрудняющим ее восприятие;

• информация, не относящаяся к делу или к компетенции организации.

Если отбросить причины чисто технического характера (искажение слов при переписке документа, компьютерные ошибки и т.п.), основные источники информационного шума заключены в организации управления и разделяются на две большие группы:

• вербального (словесного) свойства;

• невербального (мимика, жесты, интонации) свойства.

Большое количество неиспользованной информации (ин­формационного шума) характерно, как правило, для низших, добывающих уровней организационной структуры.

Для того чтобы руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он должен получать ее по возможности в оптимальном объеме, уже предваритель­но обработанной, систематизированной и концентрированной, а также соответствующей тем задачам, которые решаются на его уровне управления.

_ 437

Известно, что потребность в информационной работе опре­деляет границы деятельности специально выделенных для это­го сотрудников (информационных работников):

• изучение информационного спроса, информационных потребителей и запросов различных категорий пользователей (потребителей) информации;

• организацию обработки, хранения и выдачи информации в соответствии с профессиональными потребностями пользова­ телей, запросами и действующими правилами.

Информационное обеспечение представляет собой со­вокупность информационных ресурсов (банков данных), средств, методов и технологий сбора, обработки, накопления и выдачи информации (информационная и информацион­но-справочная работа), используемых в интересах деятельнос­ти организации.

Информационное обеспечение — один из видов обеспече­ния процесса управления и непосредственно самой служебной деятельности (наряду с методическим, психологическим, мате­риально-техническим и др.). При этом основная задача ин­формационного обеспечения в вопросах организации управле­ния заключается в предоставлении субъектам управления информации, необходимой для реализации конкретных функ­ций управления, и, прежде всего, в интересах выработки и ре­ализации эффективных управленческих решений.

У Информационная работа — это управленческий труд по обеспечению соответствующих должно­стных лиц сведениями, необходимыми для решения возложенных на них служебных задач.

В настоящее время во многих организациях информацион­но-аналитической работой занимаются во всех звеньях и на всех уровнях управления. А начало этой работе было положе­но бурным развитием информатики во всем мире, когда воз­никла необходимость накапливать и обрабатывать большие объемы данных.

В практике деятельности организации основной целью информационно-аналитической работы является создание не­обходимых условий для наиболее эффективного использова­ния информации, поступающей в ведомство.

438

ОСОБЕННОСТИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОГО АППАРАТА

Мировая обществоведческая мысль второй половины XX столетия рассматривает все происходящее в мире в рамках па­радигмы: аграрное общество — индустриальное общество — информационное (постиндустриальное) общество. Можно ска­зать, что мы живем сейчас в информационном обществе, где ценность информации трудно переоценить, а, точнее, она явля­ется одной из базисных основ, которые цементируют общество.

У «Кто владеет информацией, тот владеет ми­ром» — эта аксиома особо важное значение приоб­ретает в органах государственного управления, обеспечивая рациональность и эффективность их деятельности.

Информационное обеспечение является базой, на которой строится управленческая деятельность государственного аппа­рата. Информацию здесь следует рассматривать как некую со­вокупность различных сообщений, сведений, данных о со­ответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизирован­ными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Информация, циркулирующая в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может относить­ся к внешнеполитической, экономической, социально-полити­ческой, экологической обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для соответствующих региональных управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компе­тенции. Кроме того, она служит в качестве основы для норма­тивных документов.

Информацию, поступающую и перерабатываемую в орга­нах государственного управления, можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже дела­лись попытки классификации социально-управленческой ин­формации при изучении проблем информатизации и техноло-гизации социального пространства (Г. Атаманчук, М. Рассо­лов, Ю. Батурин и др.). Поскольку управленческая информа-

439

ция представляет собой определенное отражение социальной действительности (а также природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), ее следует классифицировать прежде всего в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.

Информация может быть официальная и неофициальная, общая и отраслевая, горизонтальная и вертикальная. При разделении информации внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя, на второе — для должностных лиц.

Главная цель государственного управления состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить вторич­ную, обработанную информацию, которая служит основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их ра­ботниками, подготовка к переработке, собственно переработ­ка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение ее прямых и обратных связей.

Представляется, что информацию, циркулирующую в ор­ганах государственного управления, надо классифицировать вначале на уровне структурных подразделений. Затем следует выделить и рассмотреть специфические виды социальных све­дений, данных, сообщений и фактов, которые характеризуют информацию, проходящую через органы управления. Далее, основываясь на так называемых конкретных, частных класси­фикациях, можно ставить вопрос о классификации информа­ции на уровне всех управленческих структур.

Информацию в структурных подразделениях орга­на управления можно классифицировать по следующим ос­новным признакам:

• соответствие информации функциональному назначе­ нию, характеру деятельности и целевой функции структурного подразделения;

• отношение сообщения к субъекту, управляющему струк­ турным подразделением;

440

• тип получения информации — осуществляется прямая и обратная связь по обмену информацией путем налаживания постоянных контактов, проведения пресс-конференций, бри­ фингов, информационных встреч;

• логическое содержание. В информации структурного подразделения выделяют три самостоятельных подмножест­ ва—о субъектах органа управления, объектах его управлен­ ческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях, гражданах) и присущих им свойствах и отношениях;

• физическая форма представления;

• процедуры преобразования (вероятностные, социологи­ ческие, моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.),

• степень преобразования и систематизации (основная или вновь поступающая; обработанная в аналитические и прогноз­ ные записки, теле-, радио-, фотоматериалы; сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени).

Данная классификация является отнюдь не бесспорной, но представляется наиболее полной. Следует остановиться на другом важном моменте, связанном с классификацией инфор­мации, — ее полезности. В целом данная классификация поз­воляет получать весьма ценные сведения об информации, со­держащейся в структурных подразделениях госаппарата, спо­собствует решению многих принципиальных вопросов проек­тирования информационной системы госуправления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свой­ствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффектив­ность использования.

К информации как к средству повышения эффективности государственного управления предъявляются следующие тре­бования:

1. Информация — это стратегический ресурс. Она должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих госструктуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых объемах.

2. Информация должна отвечать комбинации целей, ко торые ставит управленческая структура, с теми средст

441

вами, которыми она намерена их добиваться. Ее качествен­ность и достаточность позволяют госструктуре иметь перед со­бой действенный план, определять реальные и точные цели управленческих воздействий.

3. Систематизация, обработка, аккумулирование и экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ посту­ пающей информации, ее объемов, качества и актуальности можно возложить на соответствующий орган, например ин­ формационно-аналитический отдел или аналитическую груп­ пу. Такое подразделение наряду с определением полезности поступающей информации должно прогнозировать ее влияние на деятельность органа управления. Говоря о функциональ­ ных обязанностях данной службы, можно выделить:

• отслеживание информации;

• обобщение и классификацию информации по конкретно­ му вопросу;

• систематизацию оценок конкретной проблемы;

• формулирование первичных выводов.

В качестве приоритетного направления в организации дан­ной службы должно быть правовое регулирование вопроса, касающегося ответственности за информационное обеспечение в органах государственного управления В противном случае велика вероятность того, что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена. А поскольку от до­стоверности, своевременности и полноты информации зависит качество принимаемых решений, эти акты должны также пре­дусматривать конкретную жесткую ответственность за качест­во предоставляемой информации. Введение таких мер позво­лит существенно повысить уровень информационного обеспе­чения и управляющего воздействия органов государственной власти

4. Помимо официальной информационной системы долж на использоваться и неформальная. Последняя в отличие от формальной не связана структурными ограничениями и после­ довательностью отдельных операций.

5. Аксиомой является тот факт, что информация об лада ет только потенциальной возможностью стать полезной для пользователя. Действительная цена информации выявля­ ется после ее использования, часто через несколько лет. Сле-

442

довательно, единственно верный принцип (его придерживают­ся японские менеджеры) — не делить первичную информа­цию на нужную и ненужную, а собирать всю по интересующим вопросам. В органах государственного управления данное по­ложение приобретает особенно глубокий смысл.

6. Среди технологических нововведений, обещающих рост производительности труда как рядовых сотрудников, так и руководящего звена, хотелось бы отметить новшество — рас­ширение возможности управления базами данных. Система управления базами данных — это пакет программ, предназна­ченный для того, чтобы обеспечить системный и гибкий под­ход к организации данных и доступ к ним. Успешно работает технология, позволяющая накапливать данные в одной цент­ральной базе и обеспечивать доступ сотрудников-специалистов к сведениям, относящимся к их компетенции.

К сожалению, наряду с существующими «рецептами» по­вышения эффективности информационных потоков возникают информационные проблемы:

• некоторые виды информации с большим трудом поддают­ ся количественной оценке (к примеру, мотивация);

• информационная система способна учитывать только фор­ мальные информационные связи (в то время как большое зна­ чение имеют неформальные контакты);

• несмотря на повышение гибкости информационных систем путем децентрализации, сфера их применения по-преж­ нему ограничена определенными внутренними и внешними условиями.

Совершенно очевидно, что информационные системы, информационные технологии могут привести к повышению производительности государственного управления. Однако за­действование технологии — это еще не успех, необходимо ком­петентное, энергичное, ответственное руководство. Важно уметь оценить варианты предполагаемого использования информа­ционной технологии с точки зрения организационной системы в целом. В свою очередь, ответственность и эффективность управления находятся в тесной взаимозависимости. Ответ­ственность — это мотивационная субъектная составляющая эффективности управленческой деятельности. Фиксируя эту взаимозависимость, можно дать следующее ее определение: ответственность — это нацеленность и способность субъекта к

443

эффективному (результативному) выполнению обязанностей и достижению целей его деятельности в соответствии с разде­ляемыми им общественными ценностями.