Факс и e-mail Факсимильная связь

В оформлении факсов не существует строгих правил. Многие организации пользуются специально разработанными бланками для передачи факсов. Например:

FACSIMILE TRANSMITTAL SHEET ТО: (the name of the addressee) DATE:___________________________________________________________________________________________ RE: (the subject heading) (message) FROM: (the name of the sender of the message)

FACSIMILE COMMUNICATION ТО: FAX: DATE: FROM: FAX: (message) _____________________________________________________________________________________

Стиль факса мало чем отличается от стиля обычного письма. Все зависит от назначения сообщения.

Электронное деловое письмо

Любое электронное письмо состоит из двух частей: заголовка и текста. Аналогом страницы, на которой располагается традиционное письмо, в электронном варианте служат поля:

а) «То» (Кому) – для указания электронного адреса получателя сообщения, что соответствует внутреннему адресу в традиционном письме;

б)«Subject» (Тема) – для ссылки на содержание сообщения, что соответствует заголовку традиционного письма;

в)«Message» (Корпус сообщения) – как и в традиционном письме, собственно текст письма.

Пример электронного письма

То: smit__son@dost.men.com Subject: Computers Dear President Further to the talks held with your representatives at Moscow exhibition we would like to inform you of the following. We are planning to buy 50 computers as per specification attached and would ask you to send us your offer stating your lowest prices, best terms of payment and shortest time of delivery. If the prices are competitive and the time of delivery acceptable, we are ready to place a trial order with Smith and Son . Your prompt reply by return mail will be appreciated. Yours faithfully I. Ivanov President, Kit Co.

"Золотые правила" написания письма (в том числе и электронного)

1. Не забывайте о заголовке (heading)к тексту письма: это поможет получателю лучше понять цель письма.

2. Заранее подумайте о том, что вы хотите сказать. Иначе вы будете писать долго, пока не найдёте нужные слова.

3. Пользуйтесь короткими предложениями.

4. Каждой новой мысли должен соответствовать отдельный абзац. Если письмо состоит из нескольких абзацев, их можно пронумеровать.

5. Используйте простые, понятные слова.

6. Помните о получателе письма.

Получатель

• должен правильно понять вас, поэтому:

• ваше письмо должно быть понятным (Clear)

• должен получить всю необходимую информацию, поэтому:

• ваше письмо должно быть исчерпывающим (Complete)

• возможно, очень занятый человек, поэтому:

• ваше письмо должно быть кратким (Concise)

• оценит вашу вежливость и искренность, поэтому:

• ваше письмо должно быть вежливым (Courteous)

• не должен отвлекаться на ваши ошибки, поэтому:

• ваше письмо должно быть грамотным (Correct)

И ещё: письмо будет легче читать, если оно правильно оформлено.