Глава 9. Работа с базами данных в Excel

Базой данных (БД) в Excel мы будем называть ЭТ, организованную по определенным правилам. БД в Excel располагается на одном листе. Основными операциями в ней являются операции сортировки (упорядочения ) и фильтрации (отбор данных по различным критериям).

9.1. Основные понятия и правила создания бд

Записи – строки в БД. Между записями в БД не может быть пустых строк.

Поля - столбцы в БД. Все ячейки столбца должны иметь однотипные данные (текстовые, числовые и др.) и одинаковый формат.

Имя поля – уникальный заголовок поля ( например, Фамилия или город). Заголовок БД – первая строка БД. После заголовка не может быть пустой строки. Приведем пример фрагмента БД.

Рис. 9.1. Фрагмент БД

Формы в БД

БД может вводиться с клавиатуры, как обычная таблица, так и с помощью форм. Форма вызывается командами меню Данные, Форма и представляет собой бланк, с помощью которого можно редактировать и дополнять записи, выполнять поиск записей в БД по заданному критерию (рис. 9.2).

Номер первой записи

Добавление записи

Удаление записи

Назад к записи

Вперед к записи

Поиск записи по критерию

Выход из формы.

Сортировка записей в бд по критериям

Записи в БД можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких полей по возрастанию или убыванию.

Порядок сортировки:

1. Поместить курсор в любую ячейку БД и выполнить команды меню Данные, Сортировка. Появляется окно Сортировка диапазона .

2. Выбрать необходимое поле для сортировки.

3. Выбрать переключатель - по возрастанию или убыванию.

4. Щелкнуть кнопку ОК.

Примечание. Сортировка по нескольким полям производится с использованием дополнительных пунктов окна Сортировка диапазона.

9.2. Применение команды Автофильтр Команда Автофильтр выполняет отбор записей по критериям одного поля.

Порядок фильтрации:

1. Поместить курсор мыши в любой ячейке БД.

2. Выполнить в меню команду Данные, выбрать Фильтр и щелкнуть Автофильтр. После этого в каждом столбце БД появляются кнопки для раскрывающихся списков признаков отбора .

3. В

   

   Рис. 9.3.

   ыбрать поле для критерия фильтрации (например, полеГод рождения ) и щелкнуть кнопку раскрытия. Раскрывается список, в котором выбрать критерий (например, 1980 ).. На экране останутся все записи с критерием 1980 .

4. Для возврата к исходной таблице (в режиме фильтрации) выполнить команды: Данные, Фильтр, Отобразить все..

5. Выход из режима Автофильтр – выполнить повторно команды Данные, Фильтр, Автофильтр .

Дополнительные пункты раскрывающегося списка команды Автофильтр : Все, Первые 10 , Условие…:( рис. 9.3)

1. Пункт Все – позволяет отменить фильтрацию по данному столбцу .

2. Пункт Первые 10 – вызывает диалоговое окно , с помощью которого можно вывести заданное количество записей с наибольшим (или наименьшим) значением критерия по данному полю.

3. Пункт Условие – вызываем диалоговое окно , в котором можем установить выборку записей с использованием логических функций И , а также ИЛИ.

9.3. Применение команды Расширенный фильтр

Команда Расширенный фильтр позволяет выполнить отбор записей по критериям нескольких столбцов. Запишем общие положения применения команды Расширенный фильтр:

1. Перед БД создать таблицу условий отбора, состоящую из скопированного заголовка БД и необходимого количества строк, в которых записать условия отбора. В условия отбора может входить несколько условий, накладываемых на столбцы. Поместить курсор мыши в любой ячейке БД.

2. Выполнить команды Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. Использовать диалоговое окно Расширенный фильтр для указания исходного диапазона БД, диапазона условий и куда выводить результаты отбора.

3. Выход из режима Расширенный фильтр – команды Данные, Фильтр, Отобразить все.

Пример. Ниже представлена подготовленная часть БД с диапазоном условий :

Рис. 9.4. БД и условия отбора расширенного фильтра

Рис. 9.6. Результаты фильтрации по команде Расширенный фильтр