МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ
_______________________________________________________
Одесская Национальная Академия Пищевых
Технологий
Кафедра компьютерных систем и управления бизнес-процессами
Составитель: доц. ПЕРЕТЯКА Н.С.
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
по ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАТИКА И КОМПЬЮТЕРНАЯ ТЕХНИКА»
Тема: «СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS»
для студентов специальностей 7.050106 и 7.050107
дневной и заочной форм обучения
Одесса ОНАПТ 2007
1. Основы технологии microsoft access
1.1. Введение
Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных (БД). Согласно этой концепции, основой современной технологии являются данные, которые должны быть организованы в БД с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привело к созданию удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими - систем управления базами данных (СУБД). CУБД Microsoft Access – один из наиболее современных программных продуктов, применяемых для создания, хранения и обработки баз данных в экономике, управлении, справочной службе и других областях.
В данной работе показаны этапы создания базы данных Access «Учебный процесс», рассмотрены вопросы, связанные с проектированием и обслуживанием таких приложений.
1.2. Что такое базы данных?
В самом общем смысле база данных - это набор записей и файлов, организованных специальном образом. Один из типов баз данных - это документы, набранные с помощью текстовых редакторов и сгруппированные по темам. Другой тип - файлы электронных таблиц, объединяемые в группы по характеру их использования. Иногда решаемая задача становится слишком большой, т.е. необходимая информация разбросана по сотням текстовых файлов и электронным таблицам. В этом случае возникают проблемы: 1) Как сохранить связи между файлами при вводе новой информации? 2) Как убедиться, что данные вводятся правильно? 3) Что делать, если одна и та же информация может потребоваться сразу нескольким пользователям и др. Для решения подобных проблем необходимы системы управления базами данных.
Почти все современные системы основаны на реляционной модели управления базами данных. Название “реляционная” связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту
1.3. Архитектура Microsoft Access
Работая в Access, можно пользоваться всеми удобствами, предоставляемыми Windows и для других приложений, например Exсel или Word, то есть работа с окнами, меню, панелями инструментов, операциями “вырезать”, “копировать”, “вставить “ в СУБД точно такая.
Microsoft Access называет объектами все то, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблицы - объекты, которые определяются и используются для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Она содержит поля (столбцы), и записи (строки), где собрана вся необходимая информация об объекте.
Запросы - объекты, которые позволяют пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких таблиц.
Формы - объекты, предназначенные в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Можно использовать формы для удобного представления данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать.
Отчеты - объекты, предназначенные для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
Макросы - объекты, представляющие собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие.
Модули - объекты, содержащие программы, написанные на языке Visual Basic для приложений, которые позволяют разбить некоторый процесс на несколько небольших процедур. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения.
Примечание. При создании баз данных должны учитываться следующие ограничения:
- таблица может содержать не более 255 полей;
- таблица не может иметь более 32 индексов;
- составные индексы не могут включать в себя более 10 полей, а общая длина полей не может превышать 255 байтов;
- общая длина строки таблицы не может превышать 2 Кбайта;
- размер объекта OLE не должен превышать 1 Гбайта;
- на число записей в таблице не существует ограничений, но размер файла базы данных Microsoft Access не может превышать 1 Гбайт.
1.4. Создание базы данных. Создание таблиц. Связывание таблиц
Создание новой базы данных
После запуска Microsoft Access на экране появляется окно диалога, показанное на рис.1.1. Это окно позволяет создать пустую базу данных, воспользоваться мастером баз данных или открыть существующий файл базы данных.
Начинающий пользователь может с помощью мастера баз данных без всякой предварительной подготовки создать приложение Access на основе любого из более чем двадцати шаблонов, имеющихся в Access. Для этого в окне (рис.1.1) установить переключатель Запуск мастера и ОК. В открывшемся окне необходимо щелкнуть по значку выбранного шаблона и нажать ОК. После этого ввести имя файла новой базы данных и щелкнуть на кнопке Создать. К имени файла автоматически добавляется расширение .mdb.
В случае, если ни один из имеющихся шаблонов не устраивает пользователя, создается своя пустая база данных. Для этого после запуска Access устанавливают переключатель Новая база данных (рис.1.1)
и нажимают ОК. После того,
как откроется окно Файл новой базы данных, выбирается папка и диск, затем вводится имя новой базы данных и нажимается кнопка Создать.
Через некоторое время на экране появится окно базы данных, представленное на рис. 4.2.
Рис.1.1. Начальное окно Access
Создание таблицы
Для этого в окне базы данных (рис.1.2) нужно перейти на вкладку Таблица и нажать кнопку Создать. При этом откроется окно Новая таблица. Если выбрать в списке Режим таблицы и нажать ОК, то на экране будет пустая таблица, в которую можно вводить различные типы данных: текст, числа, даты, денежные значения. Но в отличие от электронной таблицы, например, в Excel в нее нельзя вводить вычисляемые выражения.
Для сохранения таблицы необходимо нажать кнопку Сохранить и определить первичный ключ. При этом можно принять предложение Access, которое добавит поле с именем Код и назначит ему специальный тип данных Счетчик, генерирующий уникальный номер для каждой строки таблицы.
Создание таблицы с помощью мастера
Для построения таблицы с помощью мастера необходимо в окне База данных (рис.1.2) перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.
В окне Новая таблица необходимо выбрать Мастер таблиц и затем ОК. На экране появится окно, в котором имеются два переключателя - Деловое применение и Личное применение. Установив необходимый переключатель, нужно выбрать образец таблицы и образцы полей.
Чтобы включить поле в создаваемую таблицу, его нужно выделить в списке образцов полей и нажать кнопку (). Имя поля появится в правом списке. Для удаления поля из списка нужно его выделить и нажать кнопку (). Чтобы удалить все поля и начать все сначала, нужно нажать кнопку (). После заполнения полей
новой таблицы нужно нажимать кнопки Далее Далее и Готово. При этом в появляющихся диалоговых окнах нужно выбирать: способ определения первичного ключа, режимы работы и другие параметры.
Рис.1.2. Окно пустой базы данных
Создание таблицы в режиме конструктора
Если образцы таблиц и полей мастера не соответствуют создаваемой таблице, то она создается в режиме конструктора. Для этого в окне Новая таблица выбирается Конструктор и затем ОК.. Access выведет окно таблицы в режиме конструктора (рис.1.3).
Здесь в верхней части расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. В нижней части окна задаются свойства полей