1. 4 Нормативно-правове забезпечення роботи апарату бухгалтерії

Нормативно-правове забезпечення роботи апарату бух­галтерії включає систему нормативно-правових документів, які регламентують завдання, обов'язки і функції як апарату бухгалте­рії у цілому, так і кожного із її підрозділів (відділу, сектору, групи) і кожної посадової особи; розподіл функцій і обов'язків між підроз­ділами та виконавцями; визначають послідовність та терміни ви­конання облікових робіт як бухгалтерією у цілому, так і кожним підрозділом і виконавцем.

Внутрішні організаційні регламенти розробляються підпри­ємством на основі норм централізованих законодавчих і норма­тивних документів, що регламентують ведення бухгалтерського обліку. До них належать положення про бухгалтерію та її струк­турні підрозділи (відділи, сектори, групи), посадові інструкції, гра­фіки, операційні інструкції, регламенти робочого дня, тощо. Вони затверджуються власниками (засновниками) або керівником під­приємства, доводяться до кожного виконавця і додаються до нака­зу про облікову політику. Структура нормативно-правового забезпечення роботи апарату бухгалтерії зображена на рис. 2.5.

Система нормативно-правового забезпечення роботи апарату бухгалтерії включає три рівні взаємопов'язаних між собою норма­тивних документів:

- перший стратегічний рівень - управління апаратом бухгал­терії у цілому, він складається з Положення про бухгалтерію та зведеного графіку облікових робіт;

- другий рівень - структурні підрозділи бухгалтерії - сектори, відділи, групи, його структурними компонентами виступа­ють Положення про роботу сектора або групи та структурні графіки роботи групи, відділу, сектора;

- третій рівень - посада бухгалтера, функціонування якої ре­гулюють Посадова інструкція бухгалтера та індивідуальний графік роботи бухгалтера.

Вихідним документом при плануванні роботи апарату бухгал­терії та розподілу обов'язків між структурними підрозділами бух­галтерії та виконавцями є Положення про бухгалтерію. У ньо­му вказують загальні положення, на підставі яких утворюється і функціонує головна бухгалтерія (рішення учасників (засновників) підприємства; установчі документи; її місце в управлінні; підпо­рядкованість); основні завдання; функції головної бухгалтерії та її структурних підрозділів; права і обов'язки працівників; взаємодія і взаємовідносини бухгалтерії з іншими структурними, підрозділа­ми підприємства; структура і побудова; порядок розширення, ре­організації, ліквідації; система оплати праці та преміювання бух­галтерів.

З метою конкретизації функцій облікового апарату підприєм­ства на підставі положення про бухгалтерію розробляються окре­мі положення для коленого її структурного підрозділу (управління, сектору, відділу або групи). У них виділяють такі розділи: загальна частина, завдання сектору, його структура, функції, права, відповідальність та взаємовідносини з відділами, цехами, відокремленими підрозділами підприємства.

Положення про бухгалтерію та її структурні підрозділи затвер­джують власники (засновники) підприємства або уповноважена ними особа (керівник).

За аналогічною структурою розробляються Положення про управління обліку міністерств, відомств, акціонерних товариств. У їх складі доцільно виділити підрозділи за напрямками робіт: скла­дання зведеної звітності та контроль її показників, контрольно-ревізійної робота, методологічна робота, облік в апараті управління.

Завдання і функції, покладені на структурні підрозділи бухгал­терії, виконуються працівниками апарату бухгалтерії, виконавця­ми. Для професійного і технічного поділу праці, досягнення його високої продуктивності і персональної відповідальності за якість і терміни виконання облікових робіт, а також попередження безвідповідальності у роботі на кожній посаді (робочому місці) розробля­ються посадові інструкції, у тому числі і для головних бухгалтерів.

Посадові інструкції розробляються на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Згідно Довідника за рівнем кваліфікації працівники апарату бухгалтерії поділяються на такі категорії:

1) керівники (головний бухгалтер, завідувач сектору (відділу) апарату бухгалтерії);

2) професіонали (вища освіта та стаж роботи за спеціальністю);

3) фахівці (базова вища освіта відповідного напрямку);

4) технічні службовці (касир, обліковець).

Посадові інструкції розробляються для працівників усіх посад, зазначених у штатному розписі підприємства, окремо для кожної категорії персоналу.

Посадові інструкції складаються із розділів: загальні пояснення, завдання та обов'язки, права, відповідальність, повинен знати, кваліфікаційні вимоги та взаємовідносини (зв'язки) за посадою. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в родовому відмінку (повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій, змінами та доповненнями) та повна назва структурного підрозділу бухгалтерії. У розділі «Загальні положення» розкривається основна інфор­мація про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де він працює, порядок призначення на посаду та при­пинення виконання посадових обов'язків, безпосередня підпоряд­кованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стале роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік основних за­конодавчих актів, інших матеріалів, якими потрібно керуватись в роботі, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причи­ни), а також хто його заміщує.

У розділі «Завдання та обов'язки» наведено типові професій­ні завдання, обов'язки та повноваження для певної посади, по­силання на галузь необхідних знань. У ньому характеризується зміст діяльності працівника: визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ бухгалтерії. Ділян­ка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об'єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань. Визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються. Склад робіт у посадовій інструкції визначається із урахуванням їх обсягу, визначеного типових норм часу на вико­нання кожного виду облікових робіт у розрізі об'єктів обліку. При встановленні видів робіт слід визначати їх організаційно-юридичні ознаки (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо). Завдання 1 та обов'язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповід­ної посади.

У Розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, що забезпечують виконання покладених на нього завдань та обов'язків у процесі діяльності. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішен­ня, узгоджувати проекти документів, виконувати обов'язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів, тощо.

У розділі «Відповідальність» наводять показники, що є критеріями оцінки робота працівника та встановлюють межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт, і показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків. Зокрема, зазначається, що пра­цівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил охорони праці.

У Розділі «Повинен знати» наводяться основні вимоги до спеціальних знань, необхідних для виконання відповідних типових за­вдань та обов'язків; а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших та нормативних документів; методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання сво­їх професійних обов'язків.

У розділі «Кваліфікаційні вимоги» наводяться вимоги щодо освіти, освітньо-кваліфікаційного рівня та досвіду, достатніх для, повного і якісного виконання посадових обов'язків, а також вимоги до післядипломної освіти і мінімальні вимоги до стажу роботи.

Для професійної групи «Керівники» вимоги встановлюються залежно від рівня та функцій управління і керівництва, які відріз­няються за своєю складністю та відповідальністю: керівники пер­винних структурних підрозділів, керівники структурних підрозді­лів вищого рівня. Для професійної групи «Професіонали» визначе­но вимоги повної вищої ревіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - магістр, спеціаліст та кваліфікаційне категоріювання за чотирма рівнями. Для професійної групи «Фахівці» визначено вимоги базо­вої або неповної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем -бакалавр, молодший спеціаліст та кваліфікаційне категоріювання за трьома рівнями. В окремих випадках ставляться вимоги щодо повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - спеціа­ліст. Для професійної групи «Технічні службовці» визначено вимо­ги щодо професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві, у сфері послуг,

У Розділі «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» визначаєть­ся коло основних взаємозв'язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми під­приємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаєм­ної інформації, порядок погодження та затвердження відповідних документів, тощо.

У процесі розробки посадових інструкцій необхідно забезпе­чувати єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту роз­ділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов'язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни мають бути чітко визначені. У разі необхідності, завдання та обов'язки, що включені до типо­вої кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов'язків окремих працівників може бути розширене з доручен­ням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за склад­ністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфі­кації.

Для того, щоб не допускати дублювання функцій і обов'язків працівників, необхідно забезпечити взаємозв'язок між посадови­ми інструкціями.

Посадові інструкції після їх затвердження керівником підпри­ємства або за дорученням його заступниками доводяться до працівника під розписку. Зміни, доповнення до посадових інструкцій вносяться лише на підставі наказу керівника підприємства за зго­дою працівника. Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається у разі перерозподілу обов'язків між праців­никами у зв'язку зі скороченням їх чисельності, або необхідністю більш раціонального розподілу ніж ними посадових обов'язків. У разі зміни назви підприємства, структурного підрозділу або поса­ди до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.

Персонал бухгалтерії характеризується кількісними (чисель­ність зайнятих, їх середній вік, середній стаж, темпи плинності) та якісними (рівень організаційної культури, рівень освіти, ступінь професійної та кваліфікаційної придатності, творча активність) характеристиками. Завдання, поставлені керівництвом підпри­ємства перед апаратом бухгалтерії, може реалізувати колектив,, що складається з висококваліфікованих виконавців, тому необхід­но залучати найбільш кваліфікованих працівників та стимулюва­ти постійне підвищення професійної кваліфікації. Кваліфікаційні категорії підвищуються, насамперед, тим працівникам, які успіш­но виконують посадові завдання та обов'язки, творчо і сумлінно ставляться до службових доручень і вимог посадових інструкцій. Присвоєння і підвищення кваліфікаційних категорій працівникам здійснюють комісії з проведення кваліфікаційної атестації. Особи, які не мають відповідної освіти або стажу роботи, встановлених кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний до­свід та успішно виконують у повному обсязі покладені на них за­вдання та обов'язки, можуть бути, як виняток, залишені на займа­ній посаді або призначені на відповідні посади за рекомендацією атестаційної комісії. Набуття і підвищення професійної кваліфіка­ції здійснюється за етапами:

- для досягнення професійної компетентності необхідно здо­бути вищу або середню спеціальну освіту, після якої набува­ти навичок практичної роботи;

- для підтримки професійної компетентності на належному рівні необхідно постійно стежити за змінами у сфері бух­галтерського обліку і аудиту: володіти сучасною інформаці­єю по питаннях ведення бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності, а також по питаннях аудиту і інших суміжних питаннях.

Для зростання рівня професіоналізму і компетентності пра­цівників бухгалтерії необхідно постійно підвищувати їх кваліфікацію на спеціальних курсах, спеціалізованих семінарах, шляхом регулярного отримання і вивчення спеціальної літератури. Також доцільно регулярно (не рідше за один раз на місяць) проводити в бухгалтерії колективне (можливо, по групах) вивчення діючих нор­мативних документів, а також програмного забезпечення, що по­стійно оновлюється. Зміни у законодавчо-нормативних докумен­тах необхідно своєчасно доводити до виконавців під підпис, зали­шаючи їм копію відповідного акту. Копії нормативних документів по відповідних напрямах обліку повинні зберігатись в окремих теках.

При організації роботи апарату бухгалтерії увагу необхідно приділяти не лише формальній організації, тобто суворій регла­ментації функцій, обсягів роботи і обов'язків посадових осіб нор­мативними документами, але й неформальній, тобто заохочувати роботу за переконанням, стимулювати неформальне лідерство та бажання досягти найкращих результатів, а також дотримання норм професійної етики.

Зокрема, Федерація професійних бухгалтерів та аудиторів України (ФПБАУ) прийняла рішення про визнання та приєднання до Кодексу етики Міжнародної Федерації бухгалтерів (МФБ). Цим Кодексом визнається, що завдання професії бухгалтера полягає у тому, щоб з метою задоволення суспільних потреб для досягнення найвищих рівнів ефективності працювати у відповідності з най­вищими стандартами професіоналізму. Такі завдання вимагають дотримання чотирьох основних вимог:

- достовірність: суспільство потребує достовірної інформа­ції;

- професіоналізм: у клієнтів, працедавців і інших зацікавле­них осіб існує потреба в особах, які можуть бути чітко ви­значені як професіонали у сфері бухгалтерського обліку;

- упевненість: надання послуг професійних бухгалтерів ви­значають концептуальні основи професійної етики;

- якість послуг: всі послуги, надані професійним бухгалте­ром, виконані у відповідності з найвищими стандартами ді­яльності.

Згідно Кодексу для досягнення професійних цілей професійний бухгалтер зобов'язаний дотримуватись таких фундаментальних принципів:

- чесності: при наданні професійних послуг професійний бухгалтер повинен діяти відкрито і чесно;

- об'єктивності: професійний бухгалтер повинен бути спра­ведливим, на його об'єктивність не повинні впливати ні інші особи, ні упередження, ні пристрасті, ні конфлікт ін­тересів, ні інші чинники;

- професійної компетентності і ретельності: професійний бухгалтер надає професійні послуги з належною ретельніс­тю, компетентністю і старанням;

- конфіденційності: професійний бухгалтер повинен забез­печувати конфіденційність інформації, отриманої в процесі надання професійних послуг, і не використовувати або роз­кривати таку інформацію без належних на те повноважень, за винятком випадків, коли розкриття такої інформації продиктоване його професійними або юридичними права­ми або обов'язками;

- професійної поведінки: дії професійного бухгалтера пови­нні підтримувати хорошу репутацію його професії і не дис­кредитувати її;

- регламентуючі документи: професійний бухгалтер зобов'язаний виконувати професійні послуги відповідно до професійних правил (стандартів).

Своєчасне виконання облікових робіт є однією з основних ви­мог, що ставляться до апарату бухгалтерії. Планування термінів виконання робіт та контроль за їх дотриманням здійснюється за допомогою системи графіків. При організації облікової роботи за графіком збирання первинної облікової інформації, її передаван­ня в апарат бухгалтерії, обробка показників, складання звітності та передавання вихідної інформації користувачам, а також опера­тивно-економічний контроль і аналіз здійснюються у попередньо встановлені терміни, а також визначаються особи, відповідальні за виконання кожного виду робіт та дотримання термінів їх вико­нання.

Для організації облікових робіт за графіком необхідно провести такі підготовчі роботи: скласти детальний перелік облікових і звіт­них робіт по усіх підрозділах підприємства; розробити раціональні схеми циркуляції обліково-економічної інформації, а також заходи з їх удосконалення; розробити детальний календарний план облі­кових робіт із зазначенням виконавців та термінів виконання об­лікових робіт; обговорити і узгодити терміни з виконавцями.

За допомогою графіків встановлюються і підтримуються тех­нологічні зв'язки, що виникають на різних стадіях роботи; визначаються терміни виконання робіт; унеможливлюються аврали у роботі; укріплюється трудова дисципліна та підвищується культу­ра праці бухгалтера.

Роль і значення графіків значно зростають за умови щоденного контролю за їх дотриманням. Головний бухгалтер, його заступник або інший працівник за їх дорученням систематично перевіряє своєчасність виконання і здавання робіт кожним виконавцем.

Результати щоденного контролю фіксують у відомості обліку робіт, у якій по вертикалі вказують усіх виконавців облікових робіт, а по горизонталі - терміни закінчення роботи. Якщо виконавець виконав весь обсяг робіт своєчасно за графіком, то ставлять плюс, а мінус - коли навіть незначна частина залишилась невиконаною. Відмітки за декаду або місяць показують ступінь дотримання гра­фіків виконавцями.

При відхиленнях від графіків головний бухгалтер (керівники структурних підрозділів) перерозподіляють роботу між виконав­цями, підсилюючи дільниці, що відстають. Щоденний поточний контроль за роботою апарату бухгалтерії є необхідною умовою сво­єчасного виконання облікових робіт.

Графіки розробляють головні бухгалтери, їх обговорюють ко­лективом бухгалтерії, затверджують керівники підприємства або головні бухгалтери та доводять до усіх виконавців під розписку.

Для планування облікового процесу застосовують таблично-текстові, лінійні та сітьові графіки.

Таблично-текстові графіки за обсягом інформації поділяють на зведені, структурні та індивідуальні. Зведений графік - це кален­дарний план виконання кожного з комплексів облікових робіт із зазначенням виконавців та часу виконання (як нормативного, так і фактичного). Зведений графік виконання основних комплексів облікових робіт розробляється у відповідності із термінами подан­ня звітності як зовнішнім користувачам, так і внутрішнім. Само­стійним комплексом робіт при цьому обирають обсяг облікових робіт з обліку одного об'єкта господарювання (облік виробництва; облік запасів, облік праці та її оплати).

У зведених графіках зазначають: назву, зміст роботи; час її ви­конання та дату завершення; осіб, відповідальних за виконання (табл. 2.6).

Таблиця 2.6