1.13. Укомплектування, зберігання, облік та використання архівних документів

Містить такі процедури:

1.13.1. забезпечення дотримання єдиного порядку відбору, обліку, зберігання, використання документів на всіх видах матеріальних носіїв інформації, що створюються структурними підрозділами регіональної ДПС, для передачі документів на державне зберігання;

1.13.2. контроль структурних підрозділів регіональної ДПС та підпорядкованих ДПІ за правильністю оформлення та зберігання документів і справ, які підлягають архівному зберіганню, у структурних підрозділах;

1.13.3. організація та координація діяльності експертної комісії регіональної ДПС;

1.13.4. складання та погодження зведеної номенклатури справ, перевірка формування документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури;

1.13.5. подання на державну реєстрацію документів, які відносяться до Національного архівного фонду України, ведення державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою;

1.13.6. проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд Експертній комісії регіональної ДПС проектів: описів документів, постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання; описів справ з особового складу працівників установи; актів про вилучення для знищення документів, що не внесені до Національного архівного фонду;

1.13.7. участь у проведенні заходів з підвищення кваліфікації працівників регіональної ДПС, які відповідають за організацію діловодства та роботу з документами, надання методичної та практичної допомоги з питань архівної справи;

1.13.8. створення та забезпечення належних умов зберігання та роботи з документами на всіх видах матеріальних носів інформації;

1.13.9. приймання від структурних підрозділів на зберігання архівних документів на всіх видах матеріальних носіїв інформації та документів з особового складу;

1.13.10. підготовка і передача документів, віднесених до Національного архівного фонду України, до Державного архіву України;

1.13.11. організація в установленому порядку користування архівними документами, видання архівних довідок, копій з архівних документів.

1.14. Функція: Адміністративно-господарська діяльність

Містить такі процедури:

1.14.1. забезпечення працівників приміщеннями, меблями, канцелярським приладдям, папером, побутовою та оргтехнікою, приладами кондиціювання, вентиляції та обігрівання приміщень, автотранспортним обслуговуванням тощо;

1.14.2. здійснення контролю за забезпеченням функціонування системи опалення, освітлення тощо;

1.14.3. здійснення контролю за забезпеченням експлуатації службового автотранспорту;

1.14.4. здійснення матеріально-технічного забезпечення;

1.14.5. ведення складського господарства;

1.14.6. здійснення заходів з питань охорони праці, надзвичайних ситуацій техногенного та природнього характеру і цивільної оборони на об’єктах матеріально-технічної бази регіональної ДПС;

1.14.7. організація та контроль за виконанням заходів з енергозбереження;

1.14.8. організація та контроль за забезпеченням пожежної безпеки у регіональній ДПС та підпорядкованих ДПІ;

1.14.9. забезпечення належного технічного та санітарного стану адміністративних будинків та прилеглої території;

1.14.10. розроблення і контроль за додержанням лімітів на матеріальні, енергетичні ресурси та господарські витрати, необхідні на утримання апарату регіональної ДПС та підпорядкованих ДПІ;

1.14.11. господарське та організаційно-технічне забезпечення колегій, семінарів та інших заходів, які проводяться регіональною ДПС;

1.14.12. організація та проведення разом з іншими структурними підрозділами інвентаризації матеріальних цінностей регіональної ДПС, підготовка документів щодо списання матеріалів та майна;

1.14.13. підготовка тендерної документації на придбання матеріально-технічних ресурсів, форменого одягу, службового автотранспорту, оргтехніки тощо;

1.14.14. облік працівників регіональної ДПС, які потребують поліпшення житлових умов, та забезпечення їх житловими приміщеннями;

1.14.15. створення та поповнення бібліотечного фонду вітчизняними і зарубіжними матеріалами, фонду відповідних друкованих періодичних видань, обслуговування працівників регіональної ДПС бібліотечною літературою і друкованими періодичними виданнями;

1.14.16. проведення обліку існуючих абонентських номерів міського, відомчого, мобільного стільникового зв’язку регіональної ДПС, ведення та коригування телефонних довідників;

1.14.17. участь у підготовці тендерної документації щодо забезпечення регіональної ДПС засобами та послугами зв’язку;

1.14.18. організація заходів щодо укладення та супроводження договорів із сторонніми організаціями щодо забезпечення регіональної ДПС послугами зв’язку;

1.14.19. внесення пропозицій до проектів кошторисів регіональної ДПС в частині закупівлі засобів та послуг зв’язку;

1.14.20. друк, копіювання, тиражування та сканування документів;

1.14.21. контроль за дотриманням вимог нормативно-правових актів про порядок обліку, зберігання і використання документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

1.14.22. забезпечення форменим одягом, спеціальними засобами цивільного захисту, автотранспортом;

1.14.23. облік та зберігання бланків документів суворої звітності, контроль за використанням, визначення необхідної кількості бланків.