6.5. Работа с путевками по безналичному расчету

Данная задача предназначена для оформления возврата за путевки по безналичному расчету. В задаче «Резервирование» необходимо создать заявку на путевки и приписать к ней путевки.

По умолчанию в списке отображаются реализованные путевки для оформления возврата.

Для каждой путевки отображается информация: Номер, Серия, Состояние (Путевка – не оплачена, Реализована – есть счет, Списана, Возврат – оформлен возврат за путевку), Владелец (склад; организация-клиент, которому путевки переданы на реализацию; МОЛ), цена путевки, сроки, количество лиц, на которое выписывается путевка, количество указанных и поселенных гостей в путевке, номер и наименование заявки, класс номера, вид размещения и вид оплаты.

Список путевок можно отфильтровать по номеру заявки, за выбранный период, или по статусу. Для оформления документа «Безналичный счет» необходимо выбрать путевку (или список путевок, пометив точками в области слева от поля Номер) и нажать кнопку «Расчет за путевку» или «Возврат за путевку». По кнопке «Просмотр документа» отображается образ документа или список документов, оформленных на путевку.

Жирным шрифтом отображены путевки, для которых есть кассовые документы.

Курсивом отмечены путевки из заявки на обслуживании.

Синим цветом отмечены путевки заявки, для которой выписан предварительный счет.

Используемые кнопки в данной задаче:

- - Фильтр путевок (клавишаF7);

- - Обновить список (клавишаF6);

- - Расчет за путевку (отмеченные путевки) (сочетание клавишAlt+ С);

- - Возврат за путевку (отмеченные путевки) (сочетание клавишAlt+X);

- - Просмотр документа (документов) на выбранную путевку (сочетаниеAlt+D).

7. Работа с заявками

7.1. Резервирование

Задача предназначена для работы с заявками на размещение гостей по письмам, по договорам и путевкам, а также заявок на обслуживание и на аренду от организаций и частных лиц.

При входе в задачу всегда появляется окно поиска групп, для того чтобы можно было выполнить фильтрацию заявок. При нажатии на «ОК» на экране отображается полный список заявок, при нажатии на «Отмена» появляется список заявок, с которыми работали сегодня.

Основное окно задачи «Резервирование» представляет собой список заявок, которые можно отсортировать по указанным полям. Представленные поля в списке: номер группы, наименование заявки, дата заезда и выезда, статус, количество человек по плану и факту, а также обозначение оплачена заявка или нет. Для наглядности заявки, имеющие разный статус, обозначены разным цветом. Заявки по письму и по путевкам обозначены обычным шрифтом. Постоянные заявкиобозначены желтым цветом.Заявки, введенные по договору,заявки по путевкам по договорувыделены жирным шрифтом.Заявки на обслуживание,заявки по путевкам на обслуживаниевыделены курсивом. Обозначение, если заявка частично оплачена, представлено светло-зеленым цветом, а полностью оплаченная заявка в поле обозначения признака оплаты отображается ярко-зеленым.

Справа показана информация о выбранной группе, вид информации можно изменять. Есть возможность просмотра планового обслуживания группы, добавленных дополнительных услуг на заявку и дополнительной информации. Есть возможность установки даты выноса багажа для заявок со статусом «Поселен», чтобы в дальнейшем формировать «Заявку на вынос багажа» в задаче «Отчеты по заявкам». Кнопка «Состояние взаиморасчетов» позволяет увидеть информацию о суммах по выставленным счетам и произведенных оплатах по организации. Установленная дата в поле «Заезд на дату» означает, что показаны заявки с указанной датой заезда. Дата в поле «Места по плану» предназначена для выбора только тех заявок, которые требуют ресурсов на указанный день, причем есть возможность установить сортировку для какого-либо конкретного класса номера.

Для работы с заявками существуют следующие кнопки и обозначения:

- - найти заявку (клавишаF7);

- - обновление списка заявок (клавишаF6);

- - возврат к полному списку групп (клавишаBkSp) – отмена результатов поиска, возврат к первоначальному списку;

- - просмотр таблицы текущей загрузки (сочетание клавишCtrl+T) – просмотр шахматки, другим цветом в таблице отображается бронь и гости выбранной в списке заявки;

- - просмотр и печать информации о группе (сочетание клавишCtrl+I);

- - просмотр и печать отчета о поселении и справки по обслуживанию группы (сочетание клавишAlt+A) – подробное описание смотрите ниже;

- - пункт меню «Список гостей заявки» просмотр списка гостей по заявке, с возможностью фильтрации по статусу и срокам проживания, а также пункт меню «Ввод гостей заявки» бронирование номеров на гостей (сочетание клавишAlt+G);

- - просмотр брони группы, возможность снять бронь, в том числе и с оплатой (по безналичному расчету), постановка номеров на простой;

- - печать отчетов по выбранной группе (информация о группе, подтверждение брони);

- - оформить предоплату на группу за наличный расчет, оформить возврат предоплаты для группы, а также выписать документ для бухгалтерии, закрывающий предоплату;

- - добавление новой заявки (клавишаF2);

- - корректировка заявки (клавишаF3);

- или, или, или- аннулировать заявку (клавишаF4) или восстановить

аннулированную заявку (клавиша F8), или установить статус «Выселена», или аннулировать или установить статус «Выселена» для заявки на обслуживание;

- или- подтвердить или снять подтверждение с заявки;

- или- установить или отменить заявке статус «Постоянная»

- или, или, или – отметить заявку частично оплаченной или отметить заявку оплаченной, или снять отметку оплаты у заявки;

- - оформить предварительный счет на группу (с возможностью его записи в систему «Бухгалтерский учет»);

- - начисление безналичной оплаты гостям группы по плану заявки, начисление безналичной оплаты гостям группы по факту заявки, распределение наличной оплаты гостям группы (если на группу была оформлена предоплата);

- - оформление, аннуляция б/наличного счета (счетов) на группу и просмотр оформленных счетов с возможностью печати;

- - оформление, удаление счета-фактуры на продажу (счетов) на группу, возможность просмотра и печати. Оформление возможно также на основании существующего безналичного счета.

- - смена вида информации о группе (сочетание клавишCtrl+I);

- - просмотр планового обслуживания группы, просмотр примечаний на группу;

- - выбор даты из календаря;

- - просмотр информации о дополнительных услугах на группу;

- - работа с датами выноса багажа для группы.

Создание, корректировка заявок

При создании новой (корректировке существующей) заявки нужно выбрать вид заявки: по письму или по договору. Если выбрана заявка по договору, то на экране появляется список договоров для выбора (созданные в задаче «Ведение договоров»). В настройках программы можно указать параметр, по которому можно заводить несколько заявок по одному договору, не меняя основные параметры.

Для всех типов заявок: по письму, по договору, по путевкам, на обслуживание данные реквизитов заполняются одинаково.

Поля, выделенные синим цветом, обязательны для заполнения.

Открывается окно «Реквизиты заявки», в котором необходимо заполнить поля: Даты заезда и выезда группы (в случае, если указать дату заезда и количество суток, поле даты выезда заполнится автоматически), Тип тура, выбрать Тариф из списка стандартных или создать новый «тариф на заявку», Вид оплаты, Фирму и Плательщика. Для заявки по договору значения полей Тариф, Вид оплаты заполняются в соответствии с настройками соответствия в договоре. Признак «без завтрака в день заезда» устанавливаем, если тариф с услугой питания «завтрак», а в первый день при раннем заезде предоставлять его не планируется. При поселении гостей по заявке – установлен тот признак начисления завтрака в день заезда, какой указали в заявке. Поле Наименование/Клиент заполняется автоматически в соответствии с выбранной Фирмой, но можно указать другое значение: например, для организации Частное лицо можно указать ФИО гостя, на которого вводим заявку. В дальнейшем, значение данного поля отображается на занятом ресурсе в шахматке (задача «Номерной фонд»). Можно указать e-mail, телефон, факс клиента, выбрать страну и город,VIPстатус, цель приезда, ответственного менеджера и внести дополнительную информацию по группе в поле «Примечания».

Если поле «Страна» заполнено, то при поселении гостей группы значение этого поля по умолчанию будет указано в поле «Гражданство» при вводе паспортных данных.

Если при вводе заявки указать цель приезда, то при поселении по этой заявке значение будет записано в поле «цель приезда» гостя в «дополнительной информации». После ввода всех необходимых реквизитов для заявки по нажатию кнопки «ОК», в зависимости от типа заявки открывается окно для дальнейшего ввода данных.

По кнопке «Непоселенные гости заявки» открывается окно, предназначенное для быстрого ввода списка гостей на заявку (указывается только ФИО и пол гостя). Если в поле Наименование/Клиент указали ФИО, то автоматически заполняется информация о госте. Добавление гостей можно осуществлять по клавише Insert. Символ «Пробел» разделяет Фамилию, Имя и Отчество. Если Фамилия уже включает "Пробел", то при вводе его заменяют "_". Например, Де_Ваард Вилгельм. По умолчанию пол гостя "Мужской". Изменить можно с помощью клавиши "F11".

Используемые кнопки и обозначения в окне ввода реквизитов заявки:

- - создание тарифа на заявку (кнопка активна, если данное действие доступно).

- - создание новой фирмы в справочнике организаций (кнопка активна, если данное действие доступно).

- - непоселенные гости заявки. Быстрый ввод списка гостей, без указания параметров гостя. (сочетание клавишCtrl+G).

- - переход в окно ввода планового обслуживания группы без сохранения заявки;

- - переход в окно ввода планового обслуживания группы с сохранением заявки;

- - выход из режима ввода/корректировки заявки без сохранения изменений;

Далее для разных типов заявки заполняются разные данные:

• Для заявки по письму и заявки по договоруоткрывается окно для ввода планового обслуживания.

Плановое обслуживание заявки – это информация о количестве человек, с указанием вида размещения, класса номера, на основании которой рассчитывается общая стоимость по заявке.

Можно в заявке указать несколько интервалов обслуживания, если по заявке предполагаются разные сроки для размещения гостей. Если планируется несколько классов номеров, но на один период проживания, то интервал создаем 1 и для него в нижней части окна добавляем данные о размещении.

При добавлении интервала обслуживания, который можно добавить, в том числе и с помощью перспективной таблицы загрузки, можно изменить даты и время начала и окончания, выбрать другой тариф, вид оплаты и тип гостя. Для каждого интервала добавляются услуги по группам («Размещение», «Питание», «Дополнительные услуги») в соответствии с выбранным тарифом. Далее для размещения указываются требуемые классы номеров, возраст, вид размещения, количество гостей, на основании данной информации рассчитывается количество требуемых номеров (только для основных мест).

Дополнительно в окне планового обслуживания для заявки можно добавить дополнительные услуги на заявку или для каждого гостя. Для заявки по безналичному расчету «Общие услуги для заявки» добавляются в безналичный счет. Для заявки за наличный расчет, необходимо после поселения гостей такую услугу перенести на гостя, для последующей оплаты. При переносе услуги на гостя, эта услуга удаляется с заявки. «Услуга для каждого гостя заявки», добавленная на заявку, при поселении добавляются каждому гостю. Если требуется удалить эту услугу, то ее необходимо удалить с заявки, а далее выполнить Перерасчет гостей заявки в задаче «Корректировка».

Если заявка по договору, и для договора установлен процент комиссии на группу услуг, то на основании этих данных собираются отчеты по комиссии. Но если необходимо изменить комиссию для заявки, или установить значения процента для расчета на заявку по письму, то это можно выполнить в окне планового обслуживания для заявки.

Также для заявки можно создать план мероприятий. Реализован стык с системой «Ресурсы». В плане мероприятий можно создавать направления для медицинских кабинетов, заявка на конференц-залы, а также квитанции на Прокат. Подробнее работа с планом мероприятий описана в инструкции к системе Ресурсы.

Используемые кнопки:

1. Работа с интервалами:

- - добавить интервал планового обслуживания (клавишаIns);

- - добавить интервал планового обслуживания группы

из перспективной таблицы загрузки (сочетание клавиш Alt+Ins);

- - изменить интервал обслуживания (клавишаEnter);

- - изменить интервал с помощью перспективной таблицы загрузки

гостиницы (сочетание клавиш Alt+Enter);

- - удалить интервал обслуживания (клавишаDel);

- - ввод гостей / бронирование;

- - добавление, корректировка и удаление дополнительных услуг на заявку или для каждого гостя заявки;

- - установка значений процентов для вычисления комиссии;

- - просмотр информации о группе, с возможностью печати (сочетание

клавиш Alt+I);

- - просмотр информации о квоте на договор (сочетание клавишCtrl+Q);

- - просмотр сводной информации по квотам (сочетание клавишCtrl+S);

- - ресурсные услуги (сочетание клавишCtrl+R). Если настроена система «Ресурсы», то можно создавать план мероприятий по услугам медицинских кабинетов, конференц-залов и проката инвентаря. Подробно работу с планом мероприятий см. в описании системы «Ресурсы».

2. Работа с услугами:

- - добавление новой строки услуги размещения (клавишаIns);

- - добавление новой строки услуги размещения по таблице перспективной загрузки (сочетание клавишAlt+Ins);

- - корректировка строки услуги (клавишаEnter);

- - корректировка строки услуг по таблице перспективной загрузки (сочетание клавишAlt+Enter);

- -удаление строки услуги (клавиша Del);

3. Работа с заявкой:

- -переход к реквизитам группы;

- -бронирование на заявку из таблицы загрузки;

- - сохранение заявки;

- - отказ от сохранения изменений в заявке.

• Для заявки на путевки, для заявки на путевки на обслуживание указывается список путевок.

Строки, к которым приписываются путевки, можно добавлять и корректировать, используя, в том числе и перспективную таблицу загрузки.

При добавлении строки указываются Даты и Время заезда и выезда, Тариф, Вид оплаты, Тип гостя, Класс номера, Вид размещения, Тип возраста и Количество человек по путевке (можно создать 1 путевку на 1го или 2х гостей), а также указывается количество путевок для создания с указанными параметрами.

Возможна работа одновременно с несколькими отмеченными путевками (корректировка параметров, удаление).

При расчете за путевки открывается окно задачи «Работа с путевками за наличный расчет». Описание работы см. в пункте 6.4. инструкции.

Если создаем заявку на обслуживание по путевкам, то нужно установить соответствующий признак (галочку), в окне заполнения данных путевки.

При выборе бланка путевки для заявки, отображается список путевок фирмы, которой они переданы на реализацию, и на которую создается заявка, а также список путевок доступных для продажи.

При аннуляции путевки, автоматически создается накладная на списание на данный бланк.

Используемые кнопки в окне Путевки заявки:

• - Новая путевка (клавишаInsert);

• - Новая путевка по таблице перспективной загрузки (сочетание клавишCtrl+Insert);

• - Изменить путевку (выбранные путевки) (клавишаEnter);

• - Изменить путевку по таблице (сочетание клавишCtrl+Enter);

• - Удалить путевку (отмеченные путевки) (клавишаDel);

• - Оформить путевку (сочетание клавишAlt+B);

• - Просмотр планового обслуживания заявки (сочетание клавишAlt+S);

• - Расчет за путевки (открывается окно задачи «Продажа путевок») (сочетание клавишAlt+C);

• - Печать путевки (сочетание клавишAlt+P);

• - Гости путевки (сочетание клавишAlt+G);

• - Очистить номер бланка (сочетание клавишAlt+Z);

• - Аннулировать бланк (сочетание клавишAlt+ -).

Технология по работе с заявками по путевкам на обслуживание

Заявки по путевкам на обслуживание используются, если необходимо выписать путевки, рассчитать стоимость, выписать счет, но занятие номерного фонда не производить.

После оплаты путевок, данные попадают в «Отчет по реализованным путевкам». Также после оплаты нужно нажать кнопку «Сформировать обслуживание» в окне обслуживания заявки на путевки. При установке данного признака, что заявка обслужена, гости создаются автоматически (по типу гостя «Сервис» с фамилией «Обслуживание путевки»), поэтому создавать список гостей при вводе заявки не нужно, иначе в дальнейшем по системе их придется поселять вручную. Данные по гостям можно посмотреть в отчете о поселении по заявке.

Когда обслуживание сформировано для путевки, путевка попадает в «Отчет по обслуженным путевкам», и можно выполнять Отгрузку данных в бухгалтерию и выгрузку данных для отчетов планового отдела (отчетов ФЭО).

Если по каким либо причинам гостей надо удалить из заявки, данная возможность доступна по кнопке «Удалить обслуживание».

После того, как работа с заявкой завершена, в списке заявок, необходимо установить статус «Выселена».

В списке путевок такие путевки и заявки в списке заявок светятся курсивом. В списке заявок количество гостей по плану для такой заявки будет нулевым, т.к. такая заявка не учитывается в перспективной таблице загрузки.

• Для заявки на обслуживаниеДля заявки н обслуживание нужно сформировать список услуг на заявку.

После ввода реквизитов и планового обслуживания заявки, на основании которого рассчитывается сумма по заявке и вычисляется количество требуемых зарезервированных номеров, можно закончить ввод заявки. Если необходимо можно указать список гостей, с указанием паспортных данных по кнопке «Ввод гостей/Бронирование». Если не бронировать номера, то заявка будет со статусом «Введена» или «Подтверждена» (в зависимости от настроек, какой статус присваивается заявке при создании). Заявка со статусом «Введена» не отображается для бронирования и поселения. Для изменения статуса заявок («Подтверждена», «Введена») используется кнопка «Подтвердить или снять подтверждение с заявки» в списке заявок. Данные о количестве свободных номеров с учетом таких заявок можно видеть в «Перспективной таблице загрузки» (см. описание задачи), поэтому бронировать номера для заявки не является обязательным. Но все же рекомендуется бронировать номера за некоторое время до заезда, для более удобной работы при поселении гостей.

Бронирование номеров

Бронирование номеров можно осуществлять на фамилии гостей по кнопке «ввод гостей/бронирование» в окне Планового обслуживания заявки, (интерфейс задачи соответствует интерфейсу поселения, см. пункт 8.1.), либо поставить номера на бронь в таблице загрузки без указания фамилий, по кнопке «Бронирование» в реквизитах или плановом обслуживании заявки (интерфейс соответствует интерфейсу задачи «Бронирование», см. пункт 7.2.).

Возможно использование различных технологий в зависимости от ситуации:

• если есть список гостей и известны номера и вид размещения для каждого гостя, то можно бронировать номера на фамилии;

• если список гостей не известен заранее, то можно забронировать номера на заявку, и указывать ФИО гостей при поселении в эти номера;

• если указан список гостей, и известны номера в которых будут жить гости, но пока неизвестно кто именно в каком номере будет жить, то можно указать отдельно список фамилий гостей и отдельно на заявку забронировать номера. Тогда при размещении гостей для выбранного из списка гостя нужно будет просто указать номер комнаты из списка забронированных.

Заявки, поступающие из системы интернет-бронирования Турлинк и NotaBena

Для заявок, поступающих из интернета нет возможности откорректировать основные параметры и плановое обслуживание заявки. Для корректировки доступны поля: Тип тура, Наименование/клиент и все дополнительные параметры. Также можно добавить дополнительные услуги на заявку (на каждого гостя или на заявку), создать план мероприятий на услуги системы «Ресурсы» (при наличии подсистемы), указать % комиссии. Корректировка производится, если только на это пришел запрос так же через систему интернет бронирования.

Возможные операции с существующей заявкой:

Отчет о поселении

• просмотреть и распечатать «Отчет о поселении» гостей заявки. Для каждого гостя указывается информация о параметрах поселения с указанием услуг и сумм по оказанным услугам. Данные можно смотреть по параметрам установленным перед формированием отчета.

• В отчете о поселении также есть вкладка «Справка по обслуживанию», где можно посмотреть информацию по плановому обслуживанию заявки, информацию по фактическому поселению гостей по заявке, а также информацию об оплате.

• При формировании «Отчета о поселении за период» отображается та же информация что и в отчете о поселении, но суммы рассчитываются за выбранный период и по выбранным услугам.

Гости заявки

• просмотреть список гостей заявки;

• ввод гостей заявки (аналогично вводу гостей/бронированию через плановое обслуживание заявки);

Операции с бронью заявки

• просмотреть список забронированных номеров;

• прокатать карточку на забронированные номера (при наличии стыка с замковой системы и при существующих возможностях замковой системы);

• снять бронь с номеров по заявке;

• снять бронь с оплатой, т.е. выставить штраф фирме, гости которой не заехали, за бронь (сумма штрафа рассчитывается исходя из коэффициента); отменить выставление штрафа, т.е.удалить оплаченную бронь. Алгоритм начисления штрафа при снятии брони с оплатойПри выполнении операции системой производится поселение гостя типа "ПРОСТОЙ". В баланс гостя попадает только 1 услуга - "Бронь", цена которой рассчитывается по формуле:

Цена услуги "Бронь" = Коэффициент * Цена услуги проживания

Коэффициент задается в окне работы с забронированными номерами. Цена проживания берется из тарифа заявки в зависимости от типа оплаты и класса номера. Если заявка имеет безналичный вид оплаты, гостю сразу начисляется оплата. При этом в сформированном безналичном счете указывается:

• Дата заезда, равная Дате заезда по плану

• Дата выезда, рассчитывается как Дата заезда по плану увеличенная на количество суток равное Коэффициенту

• В Наименовании услуги указывается "Бронь"

• В Количестве предоставленной услуги указывается 1

После того как бронь с оплатой снята, бронь с заявки (или с гостя) снимается. Ресурс освобождается, а заявка (гость) приобретает статус "Выселенная". Для обеспечения успешного выполнения операции, в задаче "Константы "Портье" должны присутствовать следующие настройки:

• В разделе "Типы гостей"(GST) завести тип гостя "ПРОСТОЙ"

• В разделе "Настройки работы с гостями" (GIN) занести код этого типа гостя "ПРОСТОЙ", а также вписать это код в "Список невидимых гостей "ПРОСТОЙ" и "СЕРВИС" через запятую

Пример расчета суммы оплаты

Рассмотрим три варианта:

• Номер забронирован с 10.04.2006 по 15.04.06 по цене проживания 2500 рублей. При снятии брони с оплаты указан Коэффициент = 1

Цена услуги "Бронь" = 1 * 2500 = 2500 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

• Дата заезда - 10.04.2006

• Дата выезда - 11.04.2006

• Наименование услуги - "Бронь"

• Количество услуг - 1

• Цена услуги - 2500

• Номер забронирован с 10.04.2006 по 15.04.06 по цене проживания 2500 рублей. При снятии брони с оплаты указан Коэффициент = 3

Цена услуги "Бронь" = 3 * 2500 = 7500 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

• Дата заезда - 10.04.2006

• Дата выезда - 12.04.2006

• Наименование услуги - "Бронь"

• Количество услуг - 1

• Цена услуги - 7500

• Номер забронирован с 10.04.2006 по 15.04.06 по цене проживания 2500 рублей. При снятии брони с оплаты указан Коэффициент = 0.25

Цена услуги "Бронь" = 0.25 * 2500 = 625 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

• Дата заезда - 10.04.2006

• Дата выезда - 10.04.2006

• Наименование услуги - "Бронь"

• Количество услуг - 1

• Цена услуги - 625

• поставить номера на простой: выставить штраф за опоздание при этом оставив бронь на номера, отменить выставление штрафа, т.е. удалить номера, поставленные на простой Алгоритм начисления штрафа при постановке номеров на простойПри выполнении операции производится поселение гостя типа "ПРОСТОЙ" в выбранный номер с заданным видом размещения на указанный период. В баланс гостя попадают услуги категории "Проживание". Стоимость услуг выбирается в соответствии с тарифом заявки по виду оплаты, типу гостя классу номера. Сумма на оплату вычисляется по следующей формуле:

Сумма на оплату = Сумма (Цена услуг категории "Проживание" * Количество услуг)

Количество услуг рассчитывается в соответствии с количеством суток выбранного интервала. Если заявка имеет безналичный вид оплаты, гостю сразу начисляется оплата. При этом в сформированном безналичном счете указывается:

• Дата заезда, равная Дате заезда по плану

• Дата выезда, равная Дате заезда увеличенной на количество суток, равное указанному интервалу

• Все услуги категории "Проживание", участвующие в расчетах

• Количество услуг в соответствии с введенным интервалом дат

При постановке номеров на простой бронь с заявки (гостей) не снимается. Для обеспечения успешного выполнения операции, в задаче "Константы "Портье" должны присутствовать следующие настройки:

• В разделе "Тип гостей" (GST) внести тип гостя "ПРОСТОЙ"

• В раздел "Настройки работы с гостями" (GIN) внести код типа гостя "ПРОСТОЙ", а также добавить этот код в "Список невидимых гостей ""ПРОСТОЙ" и "СЕРВИС" через запятую

• Внести услугу "Бронь" в "Cправочник услуг", а в раздел "Коды услуг по умолчанию" (SRD)прописать код услуги "Бронь"

Также необходимо чтобы в используемом в заявке тарифе для услуг была таблица цен для типа гостя "ПРОСТОЙ"

Пример расчета суммы оплаты Номера забронированы по стандартному тарифу, где указаны следующие услуги и цены на них:

• Категория "Проживание"

Проживание - 1000 рублей

Бронь - 250 рублей

• Категория "Питание"

Завтрак - 200 рублей

Ужин - 470 рублей

• Категория "Дополнительные услуги"

Сауна - 600 рублей

Массаж - 1200 рублей

• Рассмотрим три варианта:

1. Номер выставлен на простой на период с 10.04.2006 12:00 до 11.04.2006 12:00 Сумма к оплате = (1 * "Бронь") + (1 * "Проживание") = 250 + 1000 = 1250 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

• Дата заезда - 10.04.2006 12:00

• Дата выезда - 11.04.2006 12:00

• "Проживание" - 1 услуга

• "Бронь" - 1 услуга

• Сумма к оплате - 1250

2. Номер выставлен на простой на период с 10.04.2006 12:00 до 13.04.2006 12:00

Сумма к оплате = (1 * "Бронь") + (4 * "Проживание") = 250 + 4000 = 4250 рублей

При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

• Дата заезда - 10.04.2006 12:00

• Дата выезда - 13.04.2006 12:00

• "Проживание" - 4 услуги

• "Бронь" - 1 услуга

• Сумма к оплате - 4250

3. Номер выставлен на простой на период с 10.04.2006 12:00 до 11.04.2006 23:00 Сумма к оплате = (1 * "Бронь") + (1.5 * "Проживание") = 250 + 1500 = 1750 рублей При оформлении безналичного счета будут указаны данные:

• Дата заезда - 10.04.2006 12:00

• Дата выезда - 11.04.2006 23:00

• "Проживание" - 1.5 услуги

• "Бронь" - 1 услуга

• Сумма к оплате - 1750

• оформить оплату за номера, бронь которых была снята в режиме снятия брони с оплатой или за номера, поставленные на простой. Данная функция предусмотрена только для групп с видом оплаты за наличный расчет. Для групп по безналичному расчету сумма учитывается при оформлении безналичного счета на группу;

• распечатать список номеров на брони по заявке, распечатать визитки;

• при наличии стыка с замковой системой (а также при существующей возможности выполнения данной операции) прокатать карты на забронированные номера;

Отчеты (печать)

• печать информации о заявке;

• печать подтверждения брони;

Работа с предоплатой на заявку

• можно оформить предоплату или возврат предоплаты на заявку за наличный расчет

• можно внести ранее оплаченную сумму, для последующего распределения. Вносится сумма, которую оплатили (например, через сбербанк или интернет), но чек выписывать не нужно.

• После поселения гостей ! Обязательно выполнить распределение наличной оплаты (предоплаты). Подробнее см. п.8.1. «Поселение по заявке».

• Пункт «Документ для бухгалтерии» формирует документ, закрывающий предоплату для системы «Бухгалтерский учет». Формирование документа рекомендуется использовать, если не используется задача «Отгрузка услуг» для бухгалтерии.

Аннуляция заявки

Аннуляция возможна только для заявок со статусом «Введена» и «Подтверждена», т.е. если отсутствуют забронированные номера, поселенные или выселенные гости. Для аннуляции забронированной заявки необходимо сначала снять бронь с номеров.

Подтвердить/снять подтверждение с заявки

Данная функция используется, если ведется работа с заявками со статусом Введена. Меняем статус с Введенной на Подтвержденную Введенная заявка не отображается ни в задаче «Бронирование» ни для поселения.

Установить статус постоянная / временная для заявки.

При создании все заявки в системе Временные. Постоянной заявку нужно делать, если необходимо, чтобы в списке заезжающих, такая заявка была на каждый день. Например, заранее неизвестно когда будут проживать гости, но выделена квота для фирмы.

Отметить заявку частично/полностью оплаченной.

Данная функция используется для установки признака частично оплаченной заявки (обозначение для заявки светло зеленым цветом), и для установки признака полностью оплаченной заявки (обозначение ярко зеленым цветом). Если система бухгалтерский учет не используется в системе, то для заявок по безналичному расчету, при нажатии на кнопку «Отметить заявку частично/полностью оплаченной» необходимо внести сумму, которую оплатили.

Для заявок по безналичному расчету автоматически признак устанавливается в том случае, когда в системе «Бухгалтерский учет» для предварительного счета, выписанного на заявку, указывают оплату.

Для заявок за наличный расчет, признак устанавливается автоматически, после оформления предоплаты или внесения ранее оплаченной суммы.

В «шахматке» бронь на заявки отображается разными цветами (наличный расчет, безналичный расчет, частично/полностью оплачена). Цвета можно изменять в настройках шахматки.

Выписать предварительный счет для заявки.

На заявку можно выписать предварительный счет для выставления на оплату. Документ создается в системе «Бухгалтерский учет». Номер документа присваивается в соответствиями с настройками в задачах бухгалтерского учета. Данные по суммам и услугам – в соответствии с плановым обслуживанием заявки. В счете выполнить корректировку данных (см. описание работы с задачами бухгалтерского учета).

Также можно печатать Invoice, если данная возможность настроена.

Начисление оплаты на гостей заявки по безналичному расчету.

Данная возможность используется при возникновении ситуации, когда гости уже поселены по заявке за безналичный расчет, а плановое обслуживание не соответствует поселению, и гости являются должниками.

Начисление б/н оплаты по плану – распределение суммы по плановому обслуживанию заявки на гостей группы. Автоматически списывает сумму на каждого гостя, пока сумма не израсходуется полностью.

Начисление б/н оплаты по факту - начисление безналичной оплаты гостям по факту поселения, не корректируя плановое обслуживание. Для выполнения операции начисления безналичной оплаты на гостей по факту проживания, необходимо выбрать гостя или список гостей и нажать на кнопку "Продолжить". Гостю записывается оплата по фактическому проживанию вид оплаты которого - безналичный расчет. Если у заявки есть признак "Постоянная", начисление производится по указанному алгоритму автоматически, но установка признака "Постоянная" не приводит к автоматическому пересчету проживающих гостей.

Распределение наличной оплаты (предоплаты) на гостей заявки.

Распределение предоплаты необходимо выполнять после поселения гостей группы, чтобы указать для каждого гостя сумму ранее оплаченную, в дальнейшем при необходимости оформить счет на доплату. В качестве суммы предоплаты учитывается сумма по документу «предоплата» на заявку, а также сумма, которая внесена как ранее оплаченная сумма.

Оформление безналичного счета на заявку.

Безналичный счет в системе – это документ, в котором указана вся информация об услугах, оказанных по безналичному расчету на гостей заявки за указанный период времени. Документы формируют для каждой выезжающей заявки, перед тем как выселить гостей рекомендуется проверить правильность данных при формировании б/н счета. Можно оформлять несколько документов для заявки, разделяя по периодам. Например, для заявок «переходящих» месяц, оформляют несколько документов, разделяя по периодам по месяцам.

Оформление счета-фактуры на заявку.

Для заявки можно оформить счет-фактуру. Документ создается в системе «Бухгалтерский учет». Номер документа присваивается в соответствиями с настройками в задачах бухгалтерского учета. Данные по суммам и услугам – в соответствии с фактическим оказанием услуг заявки. Счет фактуру можно создать на основании безналичного счета, сформированного на заявку.