2. Запуск приложения. Структура окнаMsExcel

Запуск приложения MS Excel осуществляется одним из следующих способов:

1. Щелкнуть по кнопке Пуск → Программы → Microsoft Office → MS Excel.

2. Изучить значки Рабочего стола и, если там есть значок с надписью MS Excel, щелкнуть по нему дважды.

Для выхода из программы воспользоваться одним из нескольких способов:

• меню Файл → Выход.

• кнопка закрыть основного окна программы.

• клавиша ALT+F4.

После запуска Excel вы увидите на экране картинку.

В стандартном окне Excel появляются следующие объекты:

• строка заголовка показывает имя приложения (Microsoft Excel) и имя файла, с которым вы работаете (в нашем случае – «Книга 1»);

• строка меню – выполняются различные команды.

По умолчанию выводится две панели инструментов – Стандартная и Форматирование. С помощью кнопок на панели инструментов многие команды выполняются быстрее и легче.

Документы, с которыми работает Excel, принято называть Рабочими книгами. Они хранятся в файлах с расширением xls.

Книга – набор Рабочих листов. В нашем понятии книга – это файл. И в понятии Excel книга это файл. Один файл – это одна книга. После запуска Excel автоматически создает новую рабочую книгу с именем «Книга 1».

Рабочий лист – это одна электронная книга. Она состоит из строк и столбцов. Столбцы обозначают латинскими буквами (A, B…AA, AB…). Строки обозначают цифрами. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа.

В любой структуре есть минимальная единица информации. Вот такой минимальной единицей информации в Excel является ячейка. Ячейки таблицы образуются на пересечении столбцов и строк. Конечно, внутри ячейки есть отдельные буквы. Но логика работы Excel опирается на основное понятие – ячейка. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки.

Когда мы работаем с Excel, одна из ячеек обычно активная. Активная ячейка обведена черным квадратом. Столбец и строка активной ячейки подсвечиваются.

Важный элемент работы в Excel – контекстное меню. Оно вызывается правой кнопкой мыши и имеет разные команды в зависимости от контекста (места нажатия кнопки мыши).

Рис. 3. Строка меню

Рис. 4. Панель инструментов Стандартная и Форматирования

Рис. 5. Структура окна Excel

Рис. 6. Значение кнопок в строке формул

4. Работаем с книгой

Для действий с рабочей книгой используется меню Файл.

С помощью меню Файл можно создать новую рабочую книгу, открыть уже существующую книгу, сохранить книгу в виде файла, закрыть книгу и назначить книге определенные свойства.

Создание новой книги

Создание новой книги происходит в следующих случаях:

• автоматически при запуске Excel;

• по команде Создать из пункта меню Файл;

• попиктограмме Создать рабочую книгу.

Каждой новой рабочей книге назначается временное имя Книга с очередным текущим номером (Книга 1, Книга 2 и т. д.), которое может быть заменено другим именем.

Открытие существующей книги

Открытие книги выполняется одним из следующих способов:

• из списка ранее использовавшихся файлов меню Файл;

• по команде Открыть из пункта меню Файл;

• по пиктограммеОткрыть.

Для открытия файлов нестандартных форматов необходимо в диалоговом окне раскрыть выпадающий список Типов файлов и выбрать нужный тип.

Сохранение рабочей книги

Сохранение рабочей книги выполняется одним из перечисленных способов:

• при выходе из Excel на запрос о сохранении – Да;

• при закрытии окна рабочей книги на запрос о сохранении – Да;

• по команде Сохранить меню Файл;

• по пиктограммеСохранить.

При первом сохранении рабочей книги вызывается диалоговое окно для указания диска, каталога и имени.

Вторая и последующие команды сохранения не дают диалогового окна, так как происходит запись файла на то же место под первоначальным именем.

Чтобы снова назначить диск, каталог или имя файла, необходимо выполнить команду Сохранить как из меню Файл, после чего появится диалоговое окно как при первом сохранении.

По умолчанию Excel предлагает стандартные имена: Книга 1, Книга 2 и т. д., но использовать их не рекомендуется.