3. Фильтрация данных

Команды меню Данные → Фильтр позволяют выделять (фильтровать) нужные записи. Фильтры являются средством быстрого выделения из списка определенного набора данных, содержащих указанное значение. Фильтр – выбор некоторых значений из всего набора. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр Автофильтр, так и через Расширенный – ручной.

Автофильтр

При использовании Автофильтра необходимо переместить курсор в область, содержащую базу данных. Затем нужно выполнить команды: Данные → Фильтр → Автофильтр. При включении автофильтра, в каждой ячейке с именем поля появляется кнопка раскрывающегося списка. Список содержит все значения, встречающиеся в данном поле, а также ряд дополнительных команд. После выбора значения записи, которые не содержат запрашиваемого значения в соответствующем поле, временно скрываются из списка. Для разных полей фильтр можно применять последовательно. Для того, чтобы снять фильтр по одному из полей, надо выбрать пункт Все в раскрывающемся списке данного поля.

Рис. 43. Таблица после применения фильтра

Пользовательский автофильтр

Пользовательский автофильтр (фильтр по условию) – средство установки критерия отбора записей, который используется, если необходимо задать:

• два критерия для одного поля. Пример: выбрать записи о продажах в январе и апреле;

• критерий с использованием операторов сравнения. Пример: отобрать записи, в которых сумма закупки >1000;

• критерий, содержащий символы подстановки «*» или «?». Пример: если надо отобрать сведения о сотрудниках, фамилия которых начинается на букву «К», надо ввести маску поиска «К*».

Если указаны два критерия отбора значений данного поля, результат зависит от установки переключателя И – ИЛИ

И – вывод записей, для которых выполняются оба критерия (например, по критерию «меньше 2000 И больше 1000» будут отобраны числа находящиеся в открытом интервале от 1000 до 2000;

ИЛИ – вывод записей, для которых выполняются хотя бы один из критериев (например, по критерию «июнь ИЛИ июль» будут отобраны записи за два месяца – за июнь и за июль).

Логический оператор И применим по большей части с числовым данным.

Рис. 44. Окно диалога Пользовательский фильтр

4. Сводные таблицы

Сводная таблица – интерактивная таблица для анализа больших объемов данных при помощи итоговых функций, таких как Сумма, Кол-во значений, Среднее и др.

Создать сводную таблицу можно при помощи мастера, вызываемого командой Данные → Сводная таблица. При заполнении кон диалога Мастера укажите:

1. Вид источника данных. Это может быть одна таблица, несколько консолидируемых таблиц, или таблица, полученная из внешнего источника. На этом шаге можно добавить к сводной таблице сводную диаграмму.

2. Какой диапазон следует использовать (если активна ячейка внутри таблицы, диапазон с данными определяется автоматически).

3. Где расположить сводную таблицу – на отдельном новом листе или на одном из существующих листов? На этом же шаге мастера можно настроить Параметры создаваемой сводной таблицы и сформировать ее Макет, т. е. распределить поля по следующим областям:

• Страница – поля фильтрации, которым назначается страничная ориентация;

• Столбец и Строка – поля, значения которых будут являться заголовками строк и столбцов в создаваемой таблице.

• Данные – поле, значение которого станут источником данных для вычислений.

Для перемещения поля в выбранную область, его нужно перетащить мышью с панели Сводные таблицы.

Чтобы при создании сводной таблицы изменить установленную по умолчанию операцию, дважды щелкните по полю, помещенному в область Данные. Сформировать макет можно и после завершения работы мастера.

Рис. 45. Исходное и заполненное окно диалога Сводной таблицы

Рис. 46. Полученная сводная таблица

Рис. 47. Панель инструментов Сводные таблицы

Задание 14

Откройте документ Задание 14 и выполните предложенные задания.

Задание 15

Откройте документ Задание 15 и выполните предложенные задания.

Задание 16

Создать базу данных с полями: Товар, Клиент, Дата, Сумма. Отработать процедуры добавления и удаления записей. Создать сводную таблицу на отдельном листе, в которой для каждого клиента указана сумма по каждому товару. А также подсчитана итоговая сумма по товарам для каждого клиента и общая сумма по клиентам для каждого товара.

Пошаговая запись выполнения задания.

1. Запускаем Excel.

2. Определяем имена полей (создаем заголовок базы данных): A1 – Товар, B1 – Клиент, C1 – Дата, D1 – Сумма.

3. Вводим первую запись: A2 – слива; B2 – ЧП «Бендер», C2 – 01.06.2004, D2 – 1500.

4. Щелкаем в ячейке D2, нажимаем пункты меню Формат → Ячейки и на вкладке Число устанавливаем формат поля Денежный, обозначение – р.Русский.

5. Вводим оставшиеся записи.

В результате получается таблица:

Переходим к составлению сводной таблицы. Для этого

1. Нажимаем последовательно пункты меню: Данные → Сводная таблица.

2. На первом шаге указываем, что данные взяты из базы данных Excel; тип отчета – сводная таблица и нажимаем кнопку Далее.

3. На втором шаге необходимо указать диапазон ячеек с данными. Для этого сворачиваем окно мастера сводных таблиц при помощи кнопки и выделяем ячейки от A1 до D11. После этого нажимаем кнопку Далее.

4. На третьем шаге указываем, что сводную таблицу следует поместить в новый лист.

5. Затем нажимаем кнопку Макет и определяем макет сводной таблицы.

6. Щелкаем левой кнопкой мыши на прямоугольнике Клиент, и, не отпуская кнопки, перетаскиваем его в область Строка. Затем перетаскиваем прямоугольник Товар в область Столбец. И, наконец, так как нам необходимо считать сумму, то это и есть связующие данные, переносим прямоугольник Сумма в область Данные.

Таким образом, мы определили макет сводной таблицы. ОбластьСтраница используется для фильтрации данных в сводных таблицах. Так если мы перенесем поле Дата в эту область, то сможем выводить в сводной таблице покупки за определенную дату. Затем нажимаем кнопку Параметры и включаем (устанавливаем галочки) пункты общая сумма по столбцам (это будет общая сумма по клиентам для каждого товара) и общая сумма по строкам (это будет итоговая сумма по товарам для каждого клиента) и нажимаем кнопку Готово. Результат представлен на рис. 48. Сводная таблица помещается на листе с именем Лист4. Сама база данных на первом листе. Переходим на первый лист, для этого внизу рабочей области щелкаем на закладке с именем Лист1.

Рис. 48. Результат построения сводной таблицы.

Измените макет сводной таблицы так, чтобы подсчитать количество закупок по каждому клиенту. Переходим на Лист4. Перетаскиваем поле Товар (на рис. 48 это в самом верху ячейка с серым фоном и надписью Товар) в любое место вне сводной таблицы или щелкаем на поле Товар правой кнопкой мыши, в открывшемся меню выбираем пункт Скрыть. В результате мы получаем таблицу из двух столбцов: Клиент и Всего. Щелкаем правой кнопкой мыши в ячейке ниже слова Всего, и в появившемся меню выбираем пункт Параметры поля. В появившемся окне в области операции выбираем пункт Количество значений и нажимаем кнопку Ok.

Необходимо выполнить и выслать на проверку контрольные работы 3 и 4.