2. Формуляр документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1. державний герб;

2. емблема організації чи підприємства;

3. зображення державних нагород;

4. код установи, організації, підприємтсва;

5. код форми документа;

6. назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа;

7. повна назва організації, установи чи підприємства – автора документа;

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс;

13. посилання на індекс та дату вхідного документа;

14. місце укладання або видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. гриф затвердження;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту;

20. відмітка про контроль;

21. текст;

22. відмітка про наявність додатка;

23. підпис;

24. гриф узгодження;

25. віза;

26. печатка;

27. відмітка про засвідчення копії;

28. відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

29. відмітка про надходження;

30. відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31. відмітка про надходження до справи.

Розрізняють два основних види формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Мета правильного оформлення документів – забезпечення юридичної сили документів, оперативне їх виконання, використання, скорочення витрат праці та засобів на документування.

Для виготовлення документів використовуються два формати паперу: А4, А5 (відповідно 210 мм х 297 мм; 148 мм х 210 мм). Деякі види документів (плани, відомості, таблиці) – А3 (297 мм х 420 мм). Документи, які створюються рукописним або друкарським способом, мають поля: ліве – 35 мм, праве – не менше 8 мм, верхнє – 20 – 25 мм, нижнє – 19 – 25 мм, або ліве – 25 мм, праве – 25 мм, нижнє – 25 мм, верхнє – 20 мм.

3. З а я в а

Заява– це документ, який містить офіційне повідомлення,

ствердження або прохання.

Заява адресується на ім’я керівника установи, організації, підприємства чи керівника структурного підрозділу відповідної установи. Розрізняють індивідуальні заяви, написані від імені однієї фізичної особи та колективні – від групи людей.

Заяви оформляються на стандартних аркушах паперу від руки або друкарським способом. Заяви від організацій, підприємтсв, установ пишуть на спеціальних готових бланках.

Цей документ може бути як внутрішнім, так і зовнішнім; оформляється в одному примірнику, який після ознайомлення адресата з документом повертається адресантові з відповідною резолюцією.

Деякі заяви, зокрема від організацій і установ, можуть підшиватися і фіксуватися окремо (записуватися в спеціальних книгах вхідної документації).

Заява здебільшого містить прохання, тому текст її починається словом “Прошу...”.

Розрізняють прості іскладні заяви. Якщо заява проста, то після тексту документа праворуч ставиться особистий підпис автора документа, а ліворуч – дата написання заяви.

У складній заяві подаються відомості про додані до заяви документи на підтвердження висловленого у тексті прохання. Перелік документів записується після тексту заяви перед датою і підписом автора.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім’я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім’я, по батькові адресанта у родовому відмінку, іноді адреса і паспортні дані особи яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Запитання:

1. Чи існує різниця при оформленні заяв колективних та індивідуальних?

2. Які заяви зберігаються у справах, а які повертаються після опрацювання адресантові?

Голові конкурсної комісії

Вінницького обласного управління праці та

соціальних питань

Литвиненку Г. С.

Довгалюка Ігоря Петровича,

який проживає за адресою:

Хмельницьке шосе, буд. 12, кв. 9, м. Вінниця, 28100;

тел.: 39 – 64 – 73

ЗАЯВА

Прошу включити мене до списку кандидатур для проходження конкурсу на заміщення вакантної посади головного економіста відділу заробітної плати та соціально-трудових відносин управління.

Додаток: 1) копія диплома про вищу освіту;

2) трудова книжка;

3) особовий листок;

4) довідка з місця роботи.

10 лютого 2007 р. Підпис

Ректорові Вінницької державної сільськогосподарської академії

проф. Петруку Л. П.

Степанчишина Миколи Олексійовича,

який проживає в с. Дашківці

Вінницького району Вінницької області

ЗАЯВА

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на денну форму навчання обліково-фінансового факультету.

У 2006 році закінчив 11 класів СЗОШ с. Дашківці.

До заяви додаю такі документи:

1. Атестат про середню освіту.

2. Автобіографію.

3. Медичну довідку (форма 086-У).

4. Довідку з місця роботи.

5. Довідку з місця проживання.

6. Чотири фотокартки розміром 3 х 4 см.

15 липня 2007 р. Підпис

Директорові заводу

ВАТ “Маяк”

Березюку О. К.

Коріненка Сергія Ігоровича,

який проживає за адресою:

І. Гонти, буд. 49, кв.15,

м. Вінниця, 21021

З А Я В А

Прошу прийняти мене на роботу токарем. Маю досвід роботи і стаж 10 років.

10.04.2007 р. Підпис