Документи та особливості їх оформлення

1. Поняття про документ. Класифікація документів

Документ – (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, посвідчення, доказ) це: 1) матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу; 2) матеріальний об’єкт, в якому міститься та або інша інформація, призначений для передачі її в часі і просторі (фотоплівка); 3) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, студентський квиток); 4) історично достовірні письмові джерела.

Багатозначність терміна зумовлена тим, що документи використовуються з різною метою у найрізноманітніших галузях людської діяльності. Для істориків, наприклад, це першоджерело, для юристів – засіб доказу, а для працівників управління – засіб фіксації і передачі інформації.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки служать писемним доказом, джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.

Оформляються документи на папері, магнітній стрічці, перфострічці, фотоплівці, дискеті, жорсткому диску.

У діяльності підприємств, установ, організацій найчастіше використовуються текстові документи, які оформляються рукописним, машинописним або друкарським способом. Документ має бути складений за встановленою формою, належним чином відредагований і оформлений.

В установах, організаціях, на підприємствах під час їх роботи створюється велика кількість різноманітних документів, які групуються за кількома ознаками.

1. За найменуванням розрізняють: розписки, доручення, заяви, службові записки, телеграми, протоколи, листи, звіти та ін.

2. За способом фіксації: письмові (або рукописно-друкарські) включають рукописні, машинописні документи, виготовлені на різних розмножувальних апаратах і друкарським способом; графічні – графіки, плани, карти, рисунки, схеми, малюнки, креслення – цінні своєю ілюстративністю; фото- і кінодокументи дозволяють зафіксувати ті об’єкти, явища і процеси, які іншими засобами здійснити важко або неможливо.

3. За походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові створюються в установах, організаціях, підприємствах посадовими особами і стосуються діяльності установ. Особисті стосуються окремих громадян, фізичних осіб (заява, автобіографія, характеристика, довідка особистого характеру, доручення тощо).

4. За місцем створення: внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які оформляються і діють в межах тієї установи, організації, підприємства, де вони створені. Зовнішні надходять від інших установ, організацій, громадян або адресуються в інші установи.

5. За призначенням розрізняють документи організаційні, які визначають порядок утворення, функції, права та обов’язки установ, підприємств (статути, правила, інструкції, положення); розпорядчі документи утворюються в процесі розпорядчої діяльності (постанови, рішення, накази, розпорядження); довідково-інформаційні виникають у процесі виконавчої діяльності установ, організацій, підприємств і осіб (акти, протоколи, листи, плани, списки).

6. За складністю документи поділяються на прості і складні. До простих належать документи, які відображають одне питання, одну тему; вони більш зручні в діловодстві, їх легше реєструвати в оперативній роботі. Складні документи відображають кілька питань.

7. За напрямком документи розподіляють на вхідні і вихідні.

8. За терміном виконання документи є звичайні, термінові й дуже термінові. Із звичайними нетерміновими документами робота ведеться у плановому порядку, у терміни, встановлені законом, правовим актом або керівником. Термінові мають позначку “терміново”. Вони опрацьовуються за надходженням. Для термінових установлено термін виконання. До цієї групи належать і документи термінові за способом відправлення (телефонограми, телеграми). До дуже термінових належать документи, які мають позначку “дуже терміново”. Вони виконуються негайно після надходження.

9. За ступенем гласності документи розподіляються на звичайні (для службового використання) і секретні, які мають угорі праворуч позначку “секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

10. За формою: індивідуальні і стандартні (типові). Індивідуальні – це документи, в яких у кожному конкретному випадку утворення документа складається індивідуальний текст (накази, протоколи, розпорядження, постанови, заяви). Стандартні мають однакову форму і заповнюються в певній строго визначеній послідовності та за обов’язковими правилами (постанови, положення, правила, інструкції, листи). Стандартні трафаретні документи мають стандартний текст у вигляді бланка, виготовленого трафаретним способом. Вони мають порожні рядки для заповнення у кожному окремому випадку конкретним змістом (для довідок, посвідчень).

11. За стадіями створення розрізняють оригінали і копії . Оригінал – це перший і єдиний примірник, складений індивідуально або колективно, відповідним способом оформлений. Оригінал має підпис керівника установи, який при потребі завірений печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу, засвідчена в установленому порядку. На копії документа обов’язково робиться вгорі праворуч помітка “копія”. Листуючись з підприємствами, організаціями і установами, обов’язково залишають копії. В юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні, мають однакову юридичну силу. Різновиди копії – є відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого в якусь установу оригіналу, яку підшивають у справу установи-відправника. Витяг – це копія частини документа, яка видається на руки. Дублікат – аналогічний оригіналу, другий примірник документа видається у випадку втрати власником документа (диплома, паспорта, свідоцтва про народження і т.п.); має однакову юридичну силу з оригіналом.

12. За терміном зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Термін зберігання документів вказаний у номенклатурі справ.