Завдання для самоконтролю

Завдання 1. Розмістіть у потрібній послідовності реквізити доповідної записки: назва виду документа, підпис особи, текст, адресат, адресант, заголовок до тексту, дата, місце складання.

Завдання 2. Укажіть варіанти, у яких подано правильні твердження.

Види доповідної записки:

а) внутрішні й зовнішні;

б) таємні та цілком таємні;

в) інформаційні, ініціативні та звітні.

Завдання 3. Напишіть доповідну записку на ім’я декана вашого факультету з пропозицією внести зміни в навчальний процес.

7.5.3 Пояснювальна записка

Під назвою “пояснювальна записка” існують два види документів.

Пояснювальна записка може бути доповненням або поясненням іншого документа (програми, проекту, плану, звіту). Вона слугує вступною частиною такого документа, в ній обґрунтовується мета, структура, зміст, актуальність і призначення документа.

Пояснювальною запискою називається також документ особистого характеру, який містить письмове пояснення ситуації, що склалася, певних фактів, подій, окремих вчинків осіб тощо. Працівник повинен письмово пояснити порушення дисципліни, невиконання обов’язків і т. ін.

Документ укладається на вимогу керівника або з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, що не виходить за межі підприємства, установи чи організації, оформлюється на стандартному аркуші паперу формату А4. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку та реєструють.

Реквізити:

1. Адресат (назва посади, назва установи або структурного підрозділу; прізвище, ініціали керівника).

2. Адресант (посада, прізвище, ім’я, по батькові посадовця, який подає записку).

3. Назва виду документа.

4. Заголовок до тексту.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Пояснювальна записка може мати формуляр (сукупність реквізитів та їх розміщення) як у заяві.

Деканові факультету

машинобудування

Вінницької національної

аграрної академії

проф. Семеренку М. П.

старости групи 19 – ОА

Фурманчука Олега Дмитровича

Пояснювальна записка

Про порушення дисципліни

Студенти групи 19-ОА не з’явилися на заняття з мікроекономіки 14.02.2008 (2 – 3 пари) тому, що відвідували виставку комп’ютерної техніки.

Виставка організована науково-виробничим об’єднанням “Інтеграл”, яке запросило студентів нашої групи взяти участь у цьому заході.

14 лютого 2008 р. Підпис

Запитання для самоконтролю

1. У яких випадках пояснювальна записка складається з ініціативи підлеглого?

2. Які види документів називають пояснювальною запискою?

3. Як оформляється пояснювальна записка?

Завдання для самоконтролю

Завдання 1. Розмістіть у потрібній послідовності реквізити пояснювальної записки: назва виду документа, підпис, текст, адресат, адресант, заголовок до тексту, дата, місце складання.

Завдання 2. Напишіть пояснювальну записку на ім’я начальника обчислювального центру про надзвичайну подію, яка сталася з вашої вини.

7.5.4 Протокол

Протокол – це документ, у якому фіксуються перебіг та результати роботи зборів, конференцій, засідань, нарад.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи відображають виступи з питань, що розглядаються, та ухвалені рішення. Протоколи загальних зборів, засідань, нарад підписують голова та секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій.

Під час засідань колегіальних органів протокол складається в чорновому варіанті. Після зборів упродовж кількох днів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою та секретарем. Протоколи нумеруються з початку календарного року. Оформлюються на стандартних аркушах паперу або на спецбланках.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на три групи:

1. Стислі, в тексті яких записуються тільки ухвалені рішення.

2. Повні, в тексті яких, крім ухвал, стисло записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дата.

3. Номер.

4. Місце видання (складання).

5. Заголовок (назва колегіального органу).

6. Текст.

6.1. Вступна частина, яка складається з таких елементів:

6.1.1. Прізвище та ініціали голови та секретаря.

0. Перелік присутніх осіб (в алфавітному порядку зазначають прізвища й ініціали усіх присутніх, якщо їх не більше 15; якщо більше, вказується загальна кількість, а реєстраційний список додається до протоколу.

1. Перелік запрошених осіб (вказуються посади, прізвища та ініціали запрошених на збори, нараду, засідання тощо).

2. Порядок денний. Питання порядку денного формулюються в називному відмінку (наприклад: Розгляд і затвердження плану...); посада і прізвище доповідача зазначаються після формулювання питання. Якщо питань декілька, то вони розміщуються за ступенем важливості та нумеруються арабськими цифрами.

6.2. Основна частина тексту поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Розділи складаються з частин, позначених словами:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Ці слова друкуються великими літерами з нового рядка, після них ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються прізвище, ініціали доповідача, тема доповіді, повідомлення.

Частина СЛУХАЛИ нумерується римськими цифрами відповідно до пунктів порядку денного (якщо їх два або більше). Так само оформлюється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) повністю викладається ухвалене рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції, тобто складатися з двох частин: з такої, що констатує, у якій підкреслюється значення обговореного питання, досягнення й недоліки, і з резолюційної, де пропонуються заходи, необхідні для виконання поставлених завдань.

Текст протоколу має бути стислим, зрозумілим, точним, але водночас повинен містити інформацію, що всебічно висвітлює обговорення питання.

7. Відмітка про наявність додатків.

8. Підписи голови та секретаря.

Якщо якесь питання порядку денного не було розглянуте, то це обов’язково фіксується в протоколі.

ПРОТОКОЛ № 9

засідання кафедри штучного інтелекту

30 листопада 2007 р.

Присутні: 22 особи, список додається.

Порядок денний:

Звіт доц. Ільчука Д. М. про роботу за період з 30.11.2002 до 30.11.2007 р.

СЛУХАЛИ:

Звіт доц. Ільчука Д. М. про роботу за період з 30.11.2002 р. до 30.11.2007 р.

ВИСТУПИЛИ:

Ст. викл. Мельниченко А. П., ст. викл. Поліщук Т. Ю., завкафедри Сокирук Т. В.

УХВАЛИЛИ:

1. Звіт доц. Ільчука затвердити.

2. Рекомендувати кандидатуру доц. Ільчука Д. М. до укладення між ним та адміністрацією університету трудової угоди терміном на три роки.

Додаток: список присутніх на засіданні на 1 арк. в 1 прим.

Завідувач кафедри підпис Т. В. Сокирук

Учений секретар підпис Л. Г. Грушко