Запитання для самоконтролю

1. Що таке реквізит документа?

2. Які обов’язкові реквізити повинні мати документи, створені в організаціях?

3. Що таке бланк?

4. Якими літерами друкують назву виду документа?

5. Де в документі розміщують довідкові дані про організацію?

6. Як нумеруються сторінки документа?

7. Яким способом оформлюють дату документа?

8. У формі якого відмінка вживають прізвище, ім’я, по батькові адресата – фізичної особи?

9. Якими способами оформлюють підпис (підписи) у документі?

Завдання для самоконтролю

Завдання 1. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Сукупність реквізитів та їх постійних частин, розташована у певній послідовності на бланку документа єдиним блоком, – це:

а) формуляр-зразок;

б) бланк;

в) штамп;

г) стандарт.

Завдання 2. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Дату підписання (створення) документа ставлять:

а) під текстом посередині;

б) у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці;

в) посередині під заголовком документа.

Завдання 3. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити:

а) назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.

б) зображення герба, зображення нагород, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

в) код організації, реєстраційний індекс документа, гриф затверд-ження документа, резолюція, відмітка про засвідчення копії.

7.2 Мова ділових паперів

Текст– головний елемент документа. У тексті документа необхідно

сформулювати причину й мету його укладення, розкрити суть конкретної справи, зробити певні висновки, спираючись на факти й докази.

Основні вимоги до мови ділових паперів:

1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю сучасної літературної мови.

2. Наявність слів, які вживаються в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні: належний, повинний, вищевказаний, що нижче підписалися тощо.

3. Використання термінів і професіоналізмів, зумовлене тематикою, змістом службових документів.

4. Уживання складних відіменних прийменників: з метою надання допомоги, у порядку надання допомоги.

5. Обмежене вживання речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду переліками.

Текст документа повинен складатися з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення. Часом у тексті висновки передують закінченню.

У вступі викладаються причини та безпосередній привід до складення службового документа. У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення нового документа.

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушува-ного питання. Складне доведення зазвичай закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Закінчення – обов’язкова логічна частина, у якій формулюється мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова [14].

Стислість викладу тексту досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових та дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

У документуванні управлінської, виробничої та наукової діяльності часто використовуються графічні скорочення загальновживаних слів і термінів. Варто пам’ятати, що для всіх граматичних форм одного й того самого слова застосовується одне й те саме скорочення. Завдяки скороченню слів заощаджується час на складання й оформлення тексту.