7 Документування управлінської, виробничої та наукової діяльності

Студентам, науковцям, працівникам інженерних спеціальностей часто доводиться мати справу зі створенням, оформленням і редагуванням різних видів документів, що широко використовуються у виробничій і науковій сферах. Ці документи є джерелами та носіями інформації, а також підставою для прийняття рішень, узагальнень будь-якого виду робіт. Документи сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, закладів чи установ.

Письмові документи та документування, тобто створення документів, – основні елементи діловодства. Документ – це основний вид ділового мовлення.

Діловодство (справочинство) – діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської роботи.

Складові частини діловодства – система документації, документування (створення документів) й організація роботи з документами. Тобто справочинство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними. Діловодство в Україні ведеться державною мовою.

Система документації – це сукупність документів, що взаємодіють, створюючи цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів.

Документ – (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, посвідчення, доказ) це: 1) матеріальний об’єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в заведеному порядку, і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу; 2) матеріальний об’єкт, в (на) якому міститься та або інша інформація, призначений для передачі її у часі і просторі; 3) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, студентський квиток); 4) історично достовірні письмові джерела¹.

Багатозначність терміна зумовлена тим, що документи використовуються з різною метою в найрізноманітніших сферах суспільства: банківській, дипломатичній, зовнішньоекономічній, юридичній тощо. Для істориків, наприклад, це першоджерело, для юристів – засіб доказу, а для працівників управління – засіб фіксації та передачі інформації.

В установах, організаціях, на підприємствах під час їх роботи створюється велика кількість різноманітних документів, які групуються за такими ознаками.

1. За спеціалізацією: загальні; з адміністративних питань; спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін.

2. За технікою відтворення: письмові, рукописні, машинописні документи, виготовлені на різних розмножувальних апаратах і друкарським способом; графічні – графіки, плани, карти, рисунки, схеми, малюнки, креслення; фото- і кінодокументи.

3. За походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові створюються в установах, організаціях, підприємствах посадовими особами і стосуються діяльності установ. Особисті стосуються окремих громадян, фізичних осіб (заява, автобіографія, характеристика, довідка особистого характеру, доручення тощо).

4. За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які мають чинність лише всередині тієї організації, де їх складено. Зовнішні надходять від інших установ, організацій, громадян або адресуються в інші установи.

5. За призначенням: організаційні, які визначають порядок утворення, функції, права та обов’язки установ, підприємств (статути, правила, інструкції, положення); розпорядчі документи утворюються в процесі розпорядчої діяльності (постанови, рішення, накази, розпорядження); довідково-інформаційні виникають у процесі виконавчої діяльності установ, організацій, підприємств і осіб (акти, протоколи, листи, плани, списки).

6. За складністю: прості та складні. До простих належать документи, які відображають одне питання, одну тему; вони більш зручні в діловодстві, їх легше реєструвати в оперативній роботі. Складні документи відображають кілька питань.

7. За напрямом: вхідні та вихідні.

8. За терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Із звичайними документами робота ведеться в плановому порядку, а саме: в терміни, встановлені законом, правовим актом або керівником. Термінові мають позначку “терміново”. Вони опрацьовуються за надходженням, і в них установлено термін виконання. До цієї групи належать і телефонограми, телеграми. До дуже термінових належать документи, які мають позначку “дуже терміново”. Вони виконуються негайно після надходження.

9. За ступенем гласності: звичайні (для службового користування), а також таємні і цілком таємні, які мають угорі праворуч позначки: “для службового користування”, “таємно”, “цілком таємно”. Розголошення змісту таких документів призводить до кримінальної відповідальності.

10. За формою: індивідуальні та стандартні (типові). Індивідуальні – це документи, в яких у кожному конкретному випадку утворення документа складається індивідуальний текст (накази, протоколи, розпорядження, постанови, заяви). Стандартні мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності та за обов’язковими правилами (типові положення, типові інструкції, типові листи). Стандартні трафаретні документи мають стандартний текст у вигляді бланка, виготовленого трафаретним способом. Вони мають порожні рядки для заповнення в кожному окремому випадку конкретним змістом (для довідок, посвідчень).

11. За стадіями створення: оригінали й копії. Оригінал – це перший і єдиний примірник, складений індивідуально або колективно, оформлений відповідним способом. Оригінал містить підпис керівника установи, який у разі потреби засвідчується печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу, засвідчене в установленому порядку. На копії документа обов’язково ставиться вгорі праворуч помітка “копія”. Листуючись із підприємствами, організаціями та установами, обов’язково залишають копії. З юридичної точки зору оригінал і копія рівноцінні, мають однакову юридичну силу. Різновиди копії – відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого в якусь установу оригіналу, яку підшивають у справу установи-відправника. Витяг – це копія частини документа, що видається на руки. Дублікат – аналогічний оригіналу, другий примірник документа, що видається після втрати власником документа (диплома, паспорта, свідоцтва про народження і т. п.); має однакову юридичну силу з оригіналом.

12. За терміном зберігання: документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Термін зберігання документів вказується в номенклатурі справ.