Запитання для самоконтролю:

1. У чому полягає зміст понять документ і реквізит? Які існуть документи?

2. Як правильно оформити реквізити дата, адресат, адресант, підпис, додатки?

3. Які вимоги висуваються до оформлення полів і сторінок офіційних паперів?

4. Яка лексика називається канцелярською? У чому полягають її стилістичні особливості?

5. Які вимоги висуваються до тексту документа?

6. Якими мовними засобами досягається логічність, лаконічність і об’єктивність викладу тексту документа?

Тема 6 Вимоги щодо укладання документів

Питання теми:

Заяви. Види заяв, вимоги щодо їх оформлення. Правила укладання авто-біографії та резюме. Пояснювальні та доповідні записки. Вимоги щодо оформлення звіту. Правопис та відмінювання прізвищ. Творення імен по батькові українською мовою.

Які існують види заяв? Як оформити заяву?

Розрізняють заяви службові (вони оформляються від імені організацій чи установ, як правило, на окремих бланках, облік їх у діловодстві зазвичай ведеться окремо) і особисті (оформляються від імені конкретних осіб від руки на чистому а

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

ркуші формату А4). За місцем складання роз-

різняють:

• внутрішні заяви (про звільнення, надання

матеріальної допомоги, відпусток, переведення на іншу

посаду тощо);

• зовнішні заяви (з якими особа звертається до організації чи установи, в якій вона не працює або не навчається).

За структурою заяви бувають:

• прості, що містять тільки прохання (наприклад, про звільнення, надання чергової відпустки);

• мотивовані, в яких вказується мотивація прохання (про надання позачергової відпустки, матеріальної допомоги, переведення на іншу посаду, звільнення та ін.);

• складні, що містять додатки.

В особистих заявах реквізити розміщуються в такій послідовності:

1. Адресат (праворуч у верхній частині аркуша).

2. Адресант – відомості про заявника (у родовому відмінку без прийменника «від» пишеться прізвище, ім’я та по батькові, посада або домашня адреса).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Перелік додатків.

6. Дата.

7. Особистий підпис заявника.

Зразок 1

Зразок 2

Деканові факультету

прикладної математики та

менеджменту ХНУРЕ

проф. Дорошенку В. О.

студентки групи ІНФ-11-2

Гаврилюк Ірини Олексіївни

Заява

Прошу дозволити достроково скласти літню сесію у зв’язку з сімейними обставинами.

20.05.2012 підпис Гаврилюк

Зразок 3

Зразок 4

Деканові факультету

«Електронні апарати»

проф. Філіпенку О. І.

студента групи РЕА-11-1

Кузнецова Михайла Юрійовича

Заява

Прошу звільнити від занять з 02 до 07.11.2011 у зв’язку з необхідністю поїхати додому (м. Вінниця) за теплими речами.

29.10.2011 підпис Кузнецова

Зразок 5

Як оформити автобіографію та резюме?

Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи та реквізити в ній мають бути обов’язково. Оформляють

а

Автобіографія (від грец. autos – сам, bios – життя, grapho – пишу) – документ, у якому особа подає опис свого життя та діяль-ності.

втобіографію від руки на чистому аркуші формату

А4, коли влаштовуються на роботу чи вступають на

навчання. Усі відомості про себе викладають у роз-

повідній формі від першої особи в хронологічній по-

слідовності (із зазначенням місця й року) і таким чи-

ном, щоб склалося уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора документа.

В автобіографії оформляються такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить:

• прізвище, ім’я і по батькові автора;

• місце народження;

• відомості про навчання (назви навчальних закладів, факультетів, напрямів підготовки пишуться повністю);

• трудова діяльність (назви установ, організацій, підприємств пишуться повністю);

• участь у громадському житті (громадські посади, участь у наукових конференціях, нагороди та заохочення);

• сімейний стан і склад сім’ї (прізвища, ім’я по батькові, рік народження, місце роботи кожного члена сім’ї).

3. Дата.

4. Особистий підпис.

Зразок

Якщо на підприємстві (у фірмі чи установі) оголошується конкурс на заміщення вакантної посади, то тих, хто бажає взяти участь у ньому, просять надіслати резюме. Це й документ допомагає вибрати кандидатури, які найбільше підходять для даної роботи, й запросити їх на співбесі-

ду. Я

Резюме – це документ, в якому стисло викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.

к правило, резюме аналізують за відсутності кан-

дидата, й тому треба, щоб цей документ давав уявлен-

ня про особу. Обсяг резюме має становити не більше

ніж одну сторінку. Оформляти резюме потрібно дру-

кованим способом із застосуванням шрифтових виділень на аркуші формату А4. Суворих вимог щодо розташування реквізитів не існує, але найчастіше зазначають таку інформацію:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім’я та по батькові кандидата.

3. Домашня адреса, контактні телефони, електронна адреса.

4. Текст:

• мета складання резюме;

• освіта (зазначають в такій послідовності: вищі, середні спеціальні, професійно-технічні навчальні заклади, закінчення курсів; якщо кандидат навчався у спеціалізованій середній загальноосвітній школі, наприклад, із поглибленим вивченням англійської мови, й, на його думку, це може вплинути на вибір саме його кандидатури, то період навчання в школі доцільно зазначити);

• науковий ступінь (якщо є);

• досвід роботи (якщо є за тією спеціальністю, на яку претендує кандидат, то зазначають окремим пунктом);

• додаткова інформація (наводять додаткові дані, які не увійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: позитивні якості кандидата, його працездатність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо).

5. Дата.

6. Підпис.

Оскільки резюме кожного з претендентів на вакантну посаду первинно «оцінює» комп’ютер, важливого значення набуває чітке, логічне оформлення документа і дотримання таких правил:

• формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо;

• намагайтесь вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти;

• виділяйте в тексті резюме ключові слова (назви компаній, фірм, посад, стаж роботи, здобута освіта);

• для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме;

• намагайтесь не вживати такі слова, як я, ми, замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з;

• не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості;

• використовуйте якісний папір стандартного розміру;

• краще зосередити увагу на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Зразок

.

ською, російською та англійською мовами;

• маю гарний художній смак, швидко навчаюсь новому; комунікабельна,дисциплінована та відповідальна.

У разі потреби подам рекомендації.

09 грудня 2011 р. підпис Ковальової

Як оформити пояснювальну та доповідну записки?

Пояснювальна записка – документ, в якому пояснюються причини якихось подій, фактів, провин.

Записки поділяються на доповідні (службові) та пояснювальні. Доповідні (внутрішні та зовнішні) записки укладаються з ініціативи автора, який подає власні висновки та пропозиції. Здебільшого мета допо-

відної записки – спонукати керівника до прийняття

конкретного рішення. Тому текст документа чітко по-

діляється на дві частини:

• у першій (описовій) – наводяться факти або

описується ситуація;

• у другій – викладаються пропозиції, прохання.

У професійній діяльності регулярно оформляються доповідні записки, в яких керівника інформують про хід роботи.

Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або установи) оформляють на чистому аркуші паперу від руки або передруковують. Зовнішні (що виходять за межі підприємства) оформляють на спеціальних або загальних бланках.

Пояснювальні записки складаються на вимогу керівника для пояснення ситуації, що склалася (порушення трудової дисципліни, невиконання обов’язків тощо). За змістом вони поділяються на дві групи:

• записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи друкованим способом;

• записки, що оформляють з приводу виникнення якихось ситуацій, провин та поведінки окремих працівників. Можуть бути службового (пояснюють ситуацію, що склалася на підприємстві або в окремому підрозділі) та особистого характеру (створюються особою, що пояснює власний вчинок; такі записки оформляються як внутрішні заяви від руки).

За формою доповідна та службова пояснювальна записки схожі й містять такі реквізити:

1. Адресат.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок до тексту.

4. Текст.

5. Дата складання записки.

6. Підпис особи, яка подає записку.

Зразок внутрішньої доповідної записки

Доводимо до Вашого відома, що витрати на техобслуговування та транспортування комп’ютерної техніки Замовника становлять 1 750 (тисяча сімсот п’ятдесят) грн.

06.04.2011

Начальник відділу техобслуговування підписП. Р. Осипенко

Зразок особистої пояснювальної записки

Директору фірми «Карнеол»

Сколоті А. П.

ІТ-спеціаліста Артем’єва

Олега Геннадійовича

Пояснювальна записка

25.06.2011 я запізнився на роботу у зв’язку з тим, що через ремонтні роботи на пр. Героїв Сталінграда був зупинений рух транспорту, яким я добираюсь на роботу. Мені довелося робити пересадку на інший вид транспорту, що зайняло більше часу на дорогу.

25.06.2011 підпис Артем’єва

Як оформити звіт?

Р

Звіт – це документ, що містить відомості про виконання плану, доручення, про підготовку або проведення заходів.

озрізняють звіти періодичні та разові. Текст будь-якого звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці дається пояснення причин повного або часткового невиконання плану (якщо це мало місце), викладаються перспективи його виконання. Як пра-

вило, звіти складають про роботу, виконану протя гом

певного періоду (день, тиждень, місяць, півріччя, рік

та ін.). Звіти бувають прості й складні залежно від ха-

рактеру виконаної роботи.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок до тексту (зазначають виконавця, про що звіт і який період охоплює).

3. Текст (складається із вступу; основної частини, де зазначаються головні завдання чи види робіт; та висновків і планів на перспективу).

4. Дата написання.

5. Підпис.

Звіт

про проходження навчальної практики

Навчальна практика проходила в Харківській друкарні «Глобус» з 26.06 до 20.07.2011 за наказом ректора № 156 від 16.06.2011 на посаді помічника інженера з видавничої справи.

У процесі проходження практики ознайомився з етапом додрукарської підготовки поліграфічних видань та зі специфікою спеціальності інженера з видавничої справи. Протягом практики виконував різні види робіт, які вимагали чіткого дотримання технологій їх виконання, зокрема:

1) програмування з використанням алгоритмічних мов Pascal, C++, Prolog та ін.;

2) проектування комп’ютерних видавничих систем;

3) встановлення системного і прикладного забезпечення комп’ю-терних видавничих систем;

4) конструювання експертних систем автоматизованого перекладу текстів.

Вів спостереження за використанням комп’ютерної техніки в галузі поліграфії та книговидавництва і за використанням систем комп’ютерного оброблення відеоінформації.

Дотримуючись чітких настанов керівника практики доц. Авдєєва М. А., здобув навички з обслуговування обладнання оперативної поліграфії (ризографів, принтерів, копірів та ін.) та вміння комп’ютерного складання, макетування та редагування книжково-журнальної продукції.

Під час практики мною самостійно було виконано такі види робіт:

1) розроблення обкладинок до художньої літератури (три примірники);

2) проектування рекламних буклетів з використанням програмних систем для оброблення зображень (Adobe PhotoShop, Adobe Illustrator, CorelDraw);

3) створення рекламного відеоролика з використанням мультимедійних технологій.

Під час наступної практики планую опанувати дизайн електронних видань, інтернет-порталів, мультимедійних презентацій тощо.

25.07.2011

Студент ІІІ курсу

факультету комп’ютерних наук підпис С. В. Приходько

Як пишуться та відмінюються прізвища в українській мові?

У документах і наукових текстах часто вживаються прізвища, імена та по батькові посадових осіб (учених тощо). Тому важливо розглянути, як пишуться слов’янські прізвища українською мовою та утворюються імена по батькові.

Потрібно пам’ятати, що прізвища не перекладаються, передаються лише фонетичні особливості української мови.

Таблиця 1.9 – Правопис слов’янських прізвищ українською мовою

Літера в російській мові	Літера в українській мові	Позиція літери	Приклади запису прізвищ українською мовою
1	2	3	4
Е 1 Продовження табл. 1.9	Е	після приголосних	Лермонтов, Озеров, Вознесенський.
	Е	у суфіксах -ев, -еєв після ж, ч, ш, щ, ц, р	Репринцев, Тютчев, Плещеєв, Рощев.
	Є	на початку слів	Єжов, Єсенін.
	Є	у середині слів після голосних, апострофа і м’якого знака	Валуєв, Зуєнко, Прокоф’єв, Аркадьєв, Гур’єв.
	2	3	4
	Є	у суфіксах -єв, -єєв після приголосних (крім шиплячих, ц, р)	Яковлєв, Алексєєв, Матвєєв, Медведєв Соболєв.
	Є	у корені, якщо у спорідненому слові, з якого походить прізвище, росій-ській літері е відпо- відає українська і	Сєров (серый – сірий); Бєлов (белый – білий); Лєсков (лес – ліс); Пєнкін (пена – піна); Андрєєв (Андрей – Андрій). Винятки: Хмельов, Каменєв, Лебедєв.
Ё	ЙО	на початку слова, після голосних, а також після б, п, в, м, ф	Йолкін, Бугайов, Окайомов, Майоров, Соловйов, Мйодович.
	ЬО	після приголосних при м’якій вимові	Ковальов, Дьомін, Новосьолов.
	О	після ч, щ	Грачов, Лихачов, Щоголєв.
	Е	у прізвищах, утворених від імен, спільних для двох мов	Артемов, Семенов, Федоров.
Ы	И	завжди	Биков, Малишев, Рибников.
И 1 Продовження табл. 1.9	И	після ж, ч, ш, щ, ц перед приголосним	Шишкін, Лучин, Чичиков, Глущик, Караджич.
	И	у прізвищах, утворених від імен та загальних назв, що пишуться з и	Писарев (писар), Миронов (Мирон), Пивоваров (пиво), Васильєв (Василь).
	И	у префіксах при-	Пришвін, Приходько.
	И	у суфіксах -ик, -ич,  -иц, -ищ, -ович , -евич	Котельников, Новиков, Радищев, Голицин, Григорович, Сенкевич, Коперник.
	2	3	4
	І	на початку слова, після приголосних (крім шиплячих і ц)	Ігнатов, Нікітін, Багіров, Мічурін.
	Ї	після голосних, апострофа і м’якого знака	Ільїн, Захар’їнов, Гур’їн, Ізмаїлов, Стоїч.
Ь	апостроф	після б, п, в, м, ф перед я, ю, є, ї	Ареф’єв, Григор’єв, В’яземський, а також Лук’янов і в похідних.
	Ь	після д, т, з, с, ц, л, н перед я, ю, є, ї	Дьяконов, Третьяков, Ульянов, Ільюшин.
	Ь	перед приголосними та в кінці слова при м’якій вимові, а також у суфіксах -ець, -ськ, -цьк	Вольнов, Коньков, Соболь, Глуховець, Горобець, Рильський, Висоцький.

Щодо відмінювання прізвищ українською мовою, то тут є певні особливості:

1. Жіночі та чоловічі прізвища на -а, -я, що належать до іменникового типу, відмінюються, як іменники І відміни:

Н. в.	Лобода	Кучеря	Заведія
Р. в.	Лободи	Кучері	Заведії
Д. в.	Лободі	Кучері	Заведії
З. в.	Лободу	Кучерю	Заведію
О. в.	Лободою	Кучерею	Заведією
М. в.	при Лободі	при Кучері	при Заведії

У прізвищах з основою на г, к, х на зразок Брага, Чепрага, Кочерга, Чепіга, Муха при відмінюванні відбуваються чергування, як у відповідних загальних назвах: розповісти Чепразі, видати свідоцтво Павлові Мусі. В офіційних документах бажано вживати такі прізвища у вихідній формі.

2. Жіночі прізвища на -а, -я і чоловічі прізвища на -ий, -ій, що належать до прикметникового типу, відмінюються, як відповідні прикметники:

Н. в.	Ільницька	Задорожня	Головатий	Завгородній
Р. в.	Ільницької	Задорожньої	Головатого	Завгороднього
Д. в.	Ільницькій	Задорожній	Головатому	Завгородньому
З. в.	Ільницьку	Задорожню	Головатого	Завгороднього
О. в.	Ільницькою	Задорожньою	Головатим	Завгороднім
М. в.	при Ільницькій	при Задорожній	при Головатому	при Завгородньому

7. Жіночі прізвища на -о, -й і на приголосний (наприклад, Гуменюк, Балій, Білоус, Біжик, Головко, Бойко та ін.) не відмінюються:

Н. в.	Гнатюк Ірина Павлівна	Павленко Надія Володимирівна
Р. в.	Гнатюк Ірини Павлівни	Павленко Надії Володимирівни
Д. в.	Гнатюк Ірині Павлівні	Павленко Надії Володимирівні
З. в.	Гнатюк Ірину Павлівну	Павленко Надію Володимирівну
О. в.	Гнатюк Іриною Павлівною	Павленко Надією Володимирівною
М. в.	Гнатюк Ірині Павлівні	Павленко Надії Володимирівні
К. в.	Гнатюк Ірино Павлівно	Павленко Надіє Володимирівно

4. Чоловічі прізвища на -о і на приголосний (крім тих, що утворюються за допомогою присвійних суфіксів) відмінюються, як відповідні іменники ІІ відміни:

Н. в.	Гнатюк Андрій Юрійович	Ухач
Р. в.	Гнатюка Андрія Юрійовича	Ухача
Д. в.	Гнатюку (-ові) Андрію (-єві) Юрійовичу	Ухачу (-еві)
З. в.	Гнатюка Андрія Юрійовича	Ухача
О. в.	Гнатюком Андрієм Юрійовичем	Ухачем
М. в.	при Гнатюку (-ові) Андрію (-єві) Юрійовичу	при Ухачу (-еві)
К. в.	Гнатюк Андрію Юрійовичу

Н. в.	Кравець Павло Михайлович	Гайченко
Р. в.	Кравця Павла Михайловича	Гайченка
Д. в.	Кравцю (-еві) Павлу (-ові) Михайловичу	Гайченку (-ові)
З. в.	Кравця Павла Михайловича	Гайченка
О. в.	Кравцем Павлом Михайловичем	Гайченком
М. в.	при Кравцю (-еві) Павлу (-ові) Михайловичу	при Гайченку (-ові)
К. в.	Кравець Павле Михайловичу

5. Чоловічі прізвища, утворені за допомогою присвійних суфіксів -ов, -ів (-їв), -ин, -ін (-їн) відмінюються, як іменники ІІ відміни, але в орудному відмінку вони мають прикметникове закінчення -им. У непрямих відмінках прізвищ на -ів суфіксальне і переходить в е чи в о.

Наведемо приклади відмінювання прізвищ цього типу:

Н. в.	Баранов	Турчин	Гриців
Р. в.	Баранова	Турчина	Грицева
Д. в.	Баранову	Турчинові (-у)	Грицеву
З. в.	Баранова	Турчина	Грицева
О. в.	Барановим	Турчиним	Грицевим
М. в.	при Баранові (-у)	при Турчині (-у)	при Грицеві ( -у)

6. Не відмінюються псевдоніми й слов’янські прізвища на е, і (Ле, Трублаїні, Емхе, Роде), а також прізвища іншомовного походження на і, е, у, о, ненаголошені а,я та інші нетипові для української мови закінчення (Гете, Руставелі, Петефі, Лотяну, Шоу, Бокаччо, Гюго, Дідро, Моравіа та ін.).

7. Прізвища, що походять від назв тварин, предметів, загальних назв людей за певною ознакою, в офіційних текстах рекомендується вживати в поєднанні з ім’ям, назвою посади тощо: оголосити подяку Ірині Петрівні Зозулі; схвалити пропозицію інженера Пасіки Ю.В.; запропонував викладач Заїка Степан Іванович.

Як утворюються імена по батькові?

Чоловічі імена по батькові творяться за допомогою суфікса -ович (-йович: Миколайович), жіночі – за допомогою суфіксів -івн(а) та -ївн(а) (від імен на -й):

Чоловічі імена по батькові	Жіночі імена по батькові
Богдан-ович	Богдан-івна
Сергій-ович	Сергі-ївна
Юрій-ович	Юрі-ївна
Михайл-ович	Михайл-івна

Винятки становлять такі імена по батькові:

Григорій – Григорович, Григорівна;

Ілля – Ілліч, Іллівна;

Кузьма – Кузьмич, Кузьмівна;

Сава – Савич, Савівна;

Хома – Хомич, Хомівна;

Яків – Якович, Яківна.