Запитання для самоконтролю:

1. У яких жанрах реалізується усне професійне міжособистісне спілкування?

2. Як ефективно провести ділову бесіду?

3. Які етапи має підготовка та проведення переговорів?

4. У чому полягає специфіка ділової телефонної розмови?

5. Які етапи має телефонна розмова на професійну тему?

6. Які вимоги висуваються до використання мовленнєвого етикету у професійному спілкуванні?

Тема 5 Ділові папери як засіб писемного професійного спілкування

Питання теми:

Документ – основний вид ділового мовлення. Класифікація документів. Вимоги до оформлення реквізитів. Вимоги до складання тексту документа. Способи викладу інформації в текстах документів.

Що таке документ? Які бувають документи?

Документ (від лат. documentum – повчальний приклад) – це результат відображення конкретної інформації на спеці-альному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Як джерело та носій інформації документи широко використовуються у повсякденному житті, сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємства, установ, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові та партнерські контакти між людьми та державами. Документи оформляють у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства вони мають юридичну силу.

Документ має відповідати таким вимогам:

• видаватися уповноваженим органом або осо-

бою відповідно до її компетенції;

• не суперечити чинному законодавству і ди-

рективним вказівкам вищих органів влади;

• бути точним, достовірним і переконливим;

• містити конкретні й змістовні вказівки та

пропозиції.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати володіння навичками професійного спілкування.

Відповідно до загальних ознак документи поділяються:

1. За способом фіксування інформації:

• письмові або друковані;

• графічні, в яких інформація передана за допомогою рисунків, малюнків, схем, таблиць та ін.;

• фото-, фоно- та кінодокументи (фото- та кіноплівки, компакт-диски, фотографії тощо).

2. За способом виготовлення:

• типові, що мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності за обов’язковими, чітко регламентованими правилами;

• трафаретні, що виготовляються друкарським способом, у них незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а змінна частина вписується під час заповнення документа;

• індивідуальні, які створюються щоразу по-новому (доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії, звіти, доповіді тощо).

3. За місцем складання:

• внутрішні, що чинні в межах організації, установи, де їх складено;

• зовнішні, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).

4. За походженням:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• особисті, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання їхніх службових обов’язків (скарги, особисті заяви, розписки тощо).

5. За призначенням:

• організаційні, які закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого часу (положення, інструкції, правила, статути та ін.);

• розпорядчі, за допомогою яких здійснюється оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі (постанови, розпорядження, накази, вказівки і т.ін.);

• інформаційні, що містять інформацію про фактичний стан справ на підприємстві, в установі, організації (довідки, протоколи, доповідні та службові записки, звіти, акти та ін.);

• з кадрових питань, що стосуються діяльності окремих осіб на підприємстві (заяви, автобіографії, особові картки, характеристики тощо);

• договірні, що фіксують інформацію про господарсько-договірні відносини підприємства (організації, фірми) з іншими підприємствами або окремими особами (договори, трудові угоди, контракти);

• особисті офіційні, відтворюють інформацію, що стосується приватних питань осіб (особисті заяви, розписки, доручення, скарги громадян тощо).

6. За стадіями створення:

• оригінал – перший примірник документа;

• копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів. Різновиди копій:

а) відпуск (ксерокопія) – повна копія вихідного документа;

б) витяг – копія частини складного документа;

в) дублікат – повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу.