Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Экономика и управление производством. Учебное пособие
.pdf
261
ловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой
деятельности.
Системный подход к управлению документами позволяет
предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности
организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют
предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно,
эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать
формирование политики; принятие управленческих решений;
обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо - деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать
требования законодательства плюс регулирующей среды, в том
числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также
права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские/ опытноконструкторские работы, деятельность по развитию, разработки
или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное,
социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.
У документа есть разные функции: управленческая, ин-
формационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника.
Последнее время наряду с управленческой функцией, важней-
262
шую роль начинает приобретать информационная функция, которая относится к делопроизводству. Не случайно вместо термина ДОУ нередко употребляется новое словосочетание - «инф. документационное обеспечение» или делопроизводство, подчеркивающее значение документации для компьютеризованного общества. Комплексные задачи, возникающие при практической разработке проектов автоматизированных систем документирования, обработке документов или электронных архивов предприятий, требуют создания единой информационно-документальной
базы организации. К специалистам, решающим столь сложные
задачи, предъявляются очень высокие требования.
Наряду с хорошим знанием традиционного бумажного делопроизводства современные специалисты области документационного обеспечения управления должны владеть современными компьютерными технологиями, разбираться в технических средствах, позволяющих решить поставленные задачи, быть
специалистами по организации всех информационных ресурсов
государственного или коммерческого предприятия.
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества,
по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это
новая информация управляющего органа, предназначенная как
для использования внутри самой организации, так для внешних
потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне
сферы служебной деятельности чаще всего используется устная
информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе
(на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях/ на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное
письмо, а также любой другой документ).
Служебная деятельность человека в любой сфере ( производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и
др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фак-
263
тов, событий при деловом общении, особенно при возникновении
хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах.
Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом ( а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных
носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов.
Отдельные документы и массивы документов в информационных
системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других
информационных системах) образуют информационные ресурсы
страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления,
общественных объединений требует создания соответствующих
условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.
Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё
больше различных направлений. Кадровое делопроизводство,
архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации – всё это лишь малая часть понятия делопроизводства. Канцелярия, секретариат, кадровая служба, архивариусы, делопроизводители, менеджеры по персоналу, табельщики - все
сотрудники, которые работают в сфере делопроизводства.
Делопроизводство - это термин, используемый в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают
системы документооборота, которые настраиваются на правила
делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами
документооборота.
Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Определение документообороту можно дать основываясь на самом названии. Документо-
оборот - это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организа-
264
ции включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются
финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы).
Система документооборота нужны, чтобы решать кон-
кретные задачи, стоящие перед организацией:
- поддержка качественного накопления;
- обеспечение эффективного управления;
- прозрачность деятельности организации;
- контроль деятельности предприятия;
- кадровая гибкость;
- возможность хранения информации обо всем производ-
ственном процессе;
- формализация деятельности работников;
- управление и доступ к информации;
- оптимизация процессов;
- исключение обычных бумажных документов из внут-
реннего оборота;
- автоматизация механизма их выполнения и контроля.
16.2. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ
И РАБОТНИКОВ УПРАВЛЕНИЯ
Управленческая деятельность в любой организации также
основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест, не принесло
желаемых результатов, хотя и ускорило процессы создания и
правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и
улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по
сравнению с машинописью.
На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение
имеют программные средства автоматизированного рабочего
места. Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютер-
265
ных систем как таковых. В их составе выделяют:
- тестовые, диагностические и антивирусные программы;
- операционные системы;
- командно-файловые оболочки.
Это программные средства общего назначения, следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в
них всех перечисленных выше программных средств.
Среди прикладных программных средств, необходимых
для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить:
- широко используемые типовые:
- системы подготовки текстовых документов;
- личные информационные системы;
- системы управления базами данных;
- программы по распознаванию текстов;
- программы выхода во внешнюю среду;
- системы обработки финансово-экономической информации;
- менее распространенные специализированные, требую-
щие специальной подготовки пользователей:
- системы подготовки презентаций;
- системы управления проектами;
- экспертные системы и системы поддержки принятия ре-
шений;
- системы интеллектуального проектирования и совершен-
ствования систем управления.
Системы подготовки текстовых документов предназначены
для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового
характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы; текстовые процессоры; настольные издательские
системы.
Редактор текстов обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном
для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения
элементов текста, изменения шрифта и т.п.
266
Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне соответствует использованию электрической пишущей машинки, только более производительной из-за легкости повторения, печати с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности, как исправления опечаток, так и частичной переработки текста путем вставки или исключения новых фрагментов.
Из множества имеющихся программ-редакторов можно
выделить Norton Editor, Side Kick, Brief, многофункциональный
многооконный редактор Multi-Edit, редакторы Турбо-систем.
Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии на
экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора
играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. У каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в
которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.
Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления
его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового
процессора и принтера, на котором предполагается печатать
текст, позволит:
- выводить текст, обеспечивающий заданный вид страницы
на экране, давая представление о действительном расположении
текста на бумаге после печати;
- предварительно задавать такие параметры, как абзацные
отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста,
расположение и способ нумерации сносок и т.д.;
- автоматически проверять орфографию и получать подсказки при выборе синонимов;
- выводить и редактировать таблицы и формулы;
- объединять документы в процессе подготовки текста к
печати;
267
- автоматически составлять оглавление и алфавитный спра-
вочник.
Но практически все текстовые процессоры (и их версии)
имеют уникальную структуру данных для представления текста,
что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена
на принтере любого типа, в том числе и матричном.
В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо установить особое программное обеспечение - конверторы,
обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора-получателя документа.
Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого
работника и, по существу, выполняют функции секретаря или
электронного органайзера:
- планирование личного времени на различных временных
уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;
- ведение персональных или иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;
- соединение по телефонным линиям с ведением журнала
телефонных переговоров и выполнением функций, характерных
для многофункциональных телефонных аппаратов;
- ведение персональных информационных блокнотов для
хранения разнообразной личной информации.
Системы управления базами данных предназначены для
создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск,
а также характером хранящейся в базе информации. Эти системы
работают как на персональном компьютере, так и при работе в
компьютерной сети.
268
Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают: универсальные табличные процессоры;
специализированные бухгалтерские программы; специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования. Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного офисного пакета или системы.
Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых в
целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту
видео- и аудиоинформации, что позволяет говорить о реализации
гипермедиа-технологий.
Сегодня вышеперечисленные программы редко рассматриваются в отрыве друг от друга. Все они входят в состав интегрированных офисных пакетов. Кроме системы подготовки текстовых документов в пакет входит электронная таблица, программа
презентационной графики и система управления базами данных
(СУБД), личный планировщик и др.
Программы прикладных комплексов оснащены инструментами для коллективной работы: имеют средства редактирования
и сохранения документов основных типов в формате HTML для
Интернет.
Офисные системы подготовки текстовых документов предоставляют средства отметки, прослеживания и редактирования
исправлений, что значительно упрощает процесс учета мнений
коллектива авторов. Для комментирования документа без его изменения имеются примечания. Для внесения изменений непосредственно в текст, служит режим записи исправлений, позволяющий отследить, в каких местах документа текст или графика
были добавлены, удалены или перемещены. Среди средств совместной работы можно отметить функцию отслеживания версий
и всплывающие окна с именем автора и датой внесения
изменений.
269
Имеются возможности ограничить круг лиц, имеющих доступ к документу, и права каждого из них по внесению изменений:
документ может быть предназначен только для чтения, можно
запретить сохранять документ под любым иным именем или изменять его стили, или, наоборот, пользователю могут быть предоставлены полные права доступа.
Для конкретной организации часто важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из
них. Присутствие или отсутствие требуемого свойства может
стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные
возможности, отсутствовавшие в более ранних версиях.
Результаты сравнения различных программных продуктов
по автоматизации документационного обеспечения управления
относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при
выборе системы автоматизации следует производить:
- оценку рекламируемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретной организации, а также желаемой глубины реорганизации сложившихся
процессов ДОУ;
- оценку базовых информационных технологий, применяемых в программных продуктах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу;
- тщательное изучение и проверку возможностей системы
автоматизации документооборота обеспечить работу в рамках
действующего нормативно-правового обеспечения: придания документам юридической силы, сохранения регистрационных баз
данных в течение сроков хранения самих документов, своевременный вывод на надежный носитель документов с длительными
и постоянными сроками хранения и др.
270
Глава 17. РИСК И БАНКРОТСТВО
В ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВЕ
(ПК-13, ОК-4)
17.1. ВИДЫ РИСКОВ И ФАКТОРЫ, СПОСОБСТВУЮЩИЕ ИХ
ВОЗНИКНОВЕНИЮ. ПУТИ СНИЖЕНИЯ РИСКОВ
Любой хозяйствующий субъект в своей деятельности сталкивается с риском. Риск лежит в основе принятия всех управленческих решений. Риск - это возможность возникновения неблагоприятной ситуации или неудачного исхода производственнохозяйственной или какой-либо другой деятельности.
Неблагоприятной ситуацией или неудачным исходом при
этом могут быть: упущенная выгода; убыток (потеря собственных средств); отсутствие результата (ни прибыли, ни убытка);
недополучение дохода или прибыли; событие, которое может
привести к убыткам или недополучению доходов в будущем.
Основные характеристики рисков.
Экономическая природа. Риск характеризуется как эко-
номическая категория, занимая определённое место в системе
экономических понятий, связанных с осуществлением хозяйственного процесса предприятия. Он проявляется в сфере экономической деятельности предприятия, прямо связан с формированием его прибыли и часто характеризуется возможными экономическими последствиями в процессе осуществления финансовохозяйственной деятельности.
Объективность проявления. Риск является объективным
явлением в деятельности предприятия, т.е. сопровождает всё и
все направления его деятельности. Несмотря на то, что ряд параметров риска зависит от субъективных управленческих решений,
объективная природа его проявления остаётся неизменной.
Вероятность возникновения. Она проявляется в том, что
рисковое событие может произойти, а может и не произойти в
процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности
предприятия. Степень этой вероятности определяется действием
и объективных, и субъективных факторов, однако вероятностная
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]