Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Эволюция и использование достижений стандартизации аудитов в интегрированных системах менеджмента. Монография
.pdf
Аудиты как ключевой аспект интеграции
для систем менеджмента, становление
их нормирования и терминологии
стандартом-словарем ISO 9000, в котором изначально (с 2000 г.) был
выделен и сохраняется специализированный подраздел «Термины,
относящиеся к аудиту». В настоящее время действует стандарт
ISO 9000:2015 (ГОСТ Р ИСО 9000-2015 [23]). Выборка соответствующей терминологии приводится также в специализированном стандарте по аудитам, ISO 19011 (ГОСТ Р ИСО 19011). Как уже отмечалось выше, действующей является пока его версия [14].
Здесь можно было бы ожидать, что, поскольку эти международные стандарты действуют одновременно (причем от одной системы
стандартизации ISO и даже от одного ISO/TC 176), в определении ими
терминов сферы аудита нет различий. Однако, к сожалению, это не
так. Причем в отношении раздела 3 в ISO 19011, который устанавливает термины и определения, в стандарте подчеркивается, что при его
разработке «были предприняты все усилия для того, чтобы эти определения не вступали в противоречия с определениями, используемыми в других стандартах». Но, по-видимому, не все желаемое удается
воплотить в жизнь и в ISO. Об этом свидетельствуют данные сопоставительного анализа некоторых определений из сферы аудита, представленных в таблице Б.1 приложения Б. И хотя фиксируемые различия нельзя считать столь уж принципиальными, вместе с тем нельзя и
не обращать внимание на факт наличия таких различий.
Ключевым для рассматриваемой сферы является, конечно, представление об аудите. Но уже здесь соответствующие формулировки
несколько отличаются для двух проанализированных в этой связи
стандартов. И, сопоставляя [14] с более поздним [23], можно отметить
следующие тенденции изменений:
- в последнем стандарте результат аудита – это уже не просто
«свидетельства аудита», а «объективные свидетельства» (к обсуждению последнего термина мы еще обратимся ниже);
- в отношении достигаемых результатов анализа данных по
аудиту ненормируемый термин «выполнение» заменен нормативным
«соответствие»;
- в отношении рассматриваемых критериев аудита удалено при-
лагательное «согласованных», не несущее смысловой нагрузки и, значит, действительно лишнее;
11
Раздел 2
- фраза «с целью установления» (вполне традиционная, но про-
тиворечащая в менеджменте на основе менеджмента качества необходимости различать терминологически «результат» и «процесс» при
определении целей) заменена на не противоречивую нейтральную
фразу «для установления».
Теперь аудит – это «систематический, независимый и документируемый процесс получения объективных свидетельств и их объективного оценивания для установления степени соответствия критериям аудита». И на основании сказанного можно сделать вывод о том,
что в ГОСТ Р ИСО 9000-2015 [23] (ISO 9000:2015) определение стало
действительно несколько лучше.
Впрочем, содержательно данное определение не так уж существенно отличается от представленного более 20 лет назад в словаре
[22], в котором проверка (аудит) – это «систематический и независимый анализ, позволяющий определить соответствие деятельности и
результатов в области качества запланированным мероприятиям, а
также эффективность внедрения мероприятий и их пригодность поставленным целям». Можно сказать, что вторая часть последнего даже
дает некоторые дополнительные разъяснения относительно предмета
производимой оценки.
К сожалению, несмотря на периодически вносимые изменения,
определение аудита по-прежнему воспринимается несколько громоздко, поэтому для обеспечения лучшего понимания разделим его на
элементы.
Итак, во-первых, аудит – это процесс. Его «деятельностные» составляющие:
а) получение объективных свидетельств аудита;
б) объективное оценивание полученных объективных свидетельств.
Во-вторых, данный процесс (как следствие, все его составляющие) имеют определенные общие характеристики:
- систематичность;
- независимость;
- «документируемость» (документирование осуществляется по
мере выполнения всех сопутствующих работ).
12
Аудиты как ключевой аспект интеграции
для систем менеджмента, становление
их нормирования и терминологии
Наконец (в-третьих), результатом предпринятых действий (процесса аудита) является установление степени соответствия критериям
аудита.
Правда, в самом определении не просматривается, что конкретно оценивается таким образом. Но здесь на помощь сразу же приходит
первое примечание к определению аудита в словаре [23], выделяющее
(чего также не было в предшествующих стандартах) «основные элементы аудита», причем в одной короткой фразе, каждое слово которой
отмечает такой элемент. И согласно предложенному подходу, аудит –
это
определение
соответствия
объекта
по процедуре
персоналом.
Прямое ограничение здесь только одно – персонал не должен
быть ответственным за объект (что связано с такой важнейшей характеристикой аудита, как его «независимость»). В остальном же следует
принимать во внимание «косвенные» указания.
Так, указание на проведение аудита «по процедуре» можно связывать через понятие процедуры (см. приложения Б, В) с установленным способом осуществления деятельности. То есть аудит не может
быть проведен «в произвольно порядке», а только лишь определенным
(установленным) способом. Потенциально, такой способ может быть и
не документированным, но тогда его «определенность» доказывать
труднее (хотя и нельзя сказать, что это невозможно).
А вот в отношении объекта (аудита), занимающего центральное
место в перечне элементов, наоборот, не предусматривается никаких
ограничений. Стандарт трактует объекты очень широко (приложение Б). И в примечаниях приводятся следующие примеры: продукция/услуга, процесс, система, лицо, организация, ресурс. Так что
аудит в системе менеджмента может проводиться в отношении любого объекта данного списка (и других подобных). Но обычно в виду
имеются три первые категории, хотя подчеркивалось это (и весьма
уместно) только в давнем стандарте [22]. Согласно последнему,
13
Раздел 2
«аудит применяется в основном, но не только, к системе… или ее
элементам, таким, как процессы, продукция или услуги».
В современном определении аудита используются такие термины, которые требуют дополнительной расшифровки для широкого
круга пользователей. Это «объективные свидетельства» (которые следует получать в процессе аудита) и «критерии аудита» (на соответствие которым полученные свидетельства надо оценивать).
Начнем со вторых. Сравнивая определения разных стандартов
(таблица Б.1), более современный вариант из [23] следует, повидимому, считать предпочтительным, и не только в силу новизны, но
и из-за его краткости (что примечательно, при полном сохранении
смысла). Как следствие, очень ясно представляется суть рабочей процедуры: мы берем полученные в ходе аудита объективные свидетельства и сопоставляем их с критериями аудита. А в качестве последних
рассматриваем (если они есть и если нам это надо):
- политики;
- процедуры;
- требования (приложения Б, В).
Следует иметь в виду, что составляющие критериев аудита последнего вида (в отличие от двух первых) могут быть, потенциально,
сформированы весьма широким кругом стейкхолдеров (и внутренних,
и внешних по отношению к организации). И для ситуации аудита
весьма затруднительно (вплоть до полной невозможности) применение в этом случае не документированных требований.
Что касается «объективных свидетельств», то соответствующее
определение (приложение В) было дано впервые еще в международном словаре для СМК третьей версии [24] (2000 г.). Однако как здесь,
так и позднее, в [25, 26], с аудитами оно не связывалось. И связь эта
появилась только в современной версии [23] (2015 г.). Так что отсутствие определения «объективных свидетельств» в более раннем стандарте по аудитам [14] (2002 г.) можно считать вполне закономерным.
Впрочем, это совсем не значит, что ранее при проведении аудитов не принимался во внимание фактор объективности. В стандартах
14
Аудиты как ключевой аспект интеграции
для систем менеджмента, становление
их нормирования и терминологии
[24-26] подчеркивалась необходимость «объективного оценивания»
свидетельств аудита. Но каких-либо дополнительных указаний/комментариев на этот счет не давалось.
А еще ранее, в версии словаря [22], широко (в том числе, в приложении к понятию наблюдения проверки/аудита) использовался термин «объективное доказательство», определявшийся как «информация, которая может быть доказана (что она правдива, основана на
фактах и получена путем наблюдения, измерения, испытания или других средств»). И хотя «объективное свидетельство» в [23] имеет существенно иной смысл (приложение В), но те же источники в организации (в примечаниях к термину отмечается, что «объективное свидетельство может быть получено путем наблюдения, измерения, испытания или другим способом»).
В целом же в ходе аудита выбираемые в качестве «базы» критерии аудита мы сопоставляем в системе менеджмента с реальной ситуацией, представляемой комплексом объективных свидетельств.
Говоря о современном использовании термина «аудит», необходимо отметить и еще одно важное обстоятельство. В российских стандартах равнозначным данному термину рассматривался на протяжении достаточно длительного времени (от [22] до [13] и [26]) также
термин «проверка». Здесь следует подчеркнуть, что сначала первый
термин приводился дополнительно ко второму (в скобках), а потом –
наоборот. Это не было случайным и делалось для того, чтобы пользователи не путали аудит качества с финансовым аудитом, который распространился в нашей стране несколько раньше аудита качества и как
бы «занял» термин «аудит».
Со временем, по-видимому, специалистам стало казаться, что
ситуация стабилизировалась, границы проведены, и международный
термин «аудит» вполне может без дополнительных указаний использоваться в «русскоязычной» литературе по менеджменту качества и по
системам менеджмента в целом. Так что «проверку» мы уже не встречаем теперь в переводах международных стандартов – ни в ГОСТ Р
ИСО 9000 [23] и даже ни в существенно более раннем ГОСТ Р
ИСО 19011 [14].
Однако такое изменение оказалось преждевременным.
15
Раздел 2
Дело в том, что как только пояснения исчезли, «путаница» вернулась». И теперь нередко приходится отвечать на вопросы о том, могут ли специалисты по аудитам СМК работать в финансовом аудите и
наоборот (без особой подготовки, отличающейся по содержанию и
должным образом формализованной – как того требуют правила для
того и другого варианта аудитов в отдельности). А между тем, подобная «взаимозаменяемость» невозможна, поскольку объекты и процедуры аудитов этих разных видов – различны, хотя в целом применяемые понятия аудита и фундаментальные подходы к нему в значительной мере близки вне зависимости от вида реализуемой деятельности.
2.3 Стандарты по аудитам в системах экологического ме-
неджмента, не связанные с ISO 19011 (ГОСТ Р ИСО 19011)
В отношении нормирования аудитов СЭМ следует принимать во
внимание два дополнительных обстоятельства.
Во-первых, ранее появлялись сведения (их и сегодня еще можно
встретить в сети Интернет – например, по ссылке
профильном международном техническом комитете ТC 207 еще одного стандарта, ISO 14013, связанного с управлением программой экологического аудита. И хотя подобный документ так и не вышел в обращение, упоминания о его, якобы, использовании можно встретить
даже в учебной литературе – например, в
при анализе литературы по СЭМ В.А. Качалов, сеньор-аудитор систе-
6
, что отмечает, в частности,
5
) о разработке в
5
Перечень международных стандартов серии ISO 14000 [Элек-
тронный ресурс] – Режим доступа: http://studopedia.ru/
7_1065_normativnih-dokumentov-na-osnove-kotorih-funktsioniruetsistema-ekologicheskoy-sertifikatsii-v-rossii.html.
6
Ферару, Г.С. Экологический менеджмент: учебник для сту-
дентов бакалавриата и магистратуры / Г.С. Ферару. – Ростов на Дону: Феникс, 2012. – С.351.
16
Аудиты как ключевой аспект интеграции
для систем менеджмента, становление
их нормирования и терминологии
мы сертификации TUV International Certification, в том числе по
ISO 14001 ([27] со ссылкой на первоисточник [28]).
Во-вторых, помимо упомянутых выше стандартов СЭМ (замененных в 2002 г. на ISO 19011 [13]), в значительной мере относящимся
к аудитам можно считать также международный стандарт по «экологической оценке участков и организаций» ISO 14015 [29]. (Международная оригинальная версия этого документа была введена в 2001 г., а вот
российский аутентичный перевод – с большим опозданием: разработан
в 2007, официально опубликован в 2009, а введен – только с начала
2010 г.) Документ является действующим и в настоящее время.
Если внимательно прочитать введение к стандарту [29], становится ясно, что экологические аудиты различных объектов являются
основным механизмом реализации данного направления деятельности.
И хотя уже в разделе 1 по области применения рассматриваемый вид
экологической оценки противопоставляется экологическим аудитам
(например, «аудитам на соответствие регламентам»), приводимые аргументы в этой части недостаточно определенны, чтобы быть убедительными, – тем более что и рассматриваемый процесс по своей стандартизованной структуре полностью соответствует процессу аудита,
представленному, например, в ISO 19011 (ГОСТ Р ИСО 19011).
Более того, стандарт ISO 14015 и курируется в ISO/TC 207
подкомитетом SC 2, который называется «Аудит и соответствующие
исследования окружающей среды». И при этом в сфере ответственности подкомитета действующим является пока, единственно, данный стандарт.
2.4 Становление нормирования работ по проведению сер-
тификации отдельных подсистем менеджмента. Стандарты
ГОСТ Р 40.00Х и ГОСТ Р 54298
Следует особо отметить тот факт, что нормирование в рассматриваемой области не ограничивалось только собственно аудитами
(вне зависимости от их вида). Так, определенную и достаточно само-
17
Раздел 2
стоятельную «историческую линию» можно выстроить также в части
нормирования работ по сертификации систем (подсистем) менеджмента, важное место в которых также занимает аудит, хотя и специфический – внешний аудит «третьей стороной».
Естественно, что и здесь все начиналось с систем качества. Поскольку в 1995 г., когда был утвержден и введен в действие первый
российский стандарт соответствующей тематики, ГОСТ Р 40.001 [30],
даже первый международный стандарт требований по СЭМ находился
еще на стадии проработки (он был принят только на следующий год, а
его аутентичный перевод в российской системе стандартизации – в
1998 г.). В 2004 г. стандарт [30] был переиздан без изменений [31] и
действует в таком виде до настоящего времени. Впрочем, можно сказать, что к практике аудитов данный документ добавил крайне мало,
будучи очень небольшим по объему (всего 3 страницы основного текста) и отсылая в части проведения аудитов к появившемуся в отечественной практике двумя годами ранее стандарту [13].
Более кардинально ситуация изменилась в 1996 г. – с выходом
еще одного стандарта, ГОСТ Р 40.003-96 [32], по порядку сертификации систем качества в прямой связи с их аудитами. О направленности
свидетельствует название, а о возможной роли – значительный объем
(более 50 страниц).
Далее соответствующий номер «40.003» был закреплен за данной тематикой в отечественной стандартизации более чем на 10 лет.
Но в последующие годы выходили три существенно обновленные
версии стандарта [33-35] (в 2000, 2005 и 2008 гг.). И достаточно принципиальным здесь следует считать сначала переход от сертификации
только систем качества к сертификации еще и производств (в 2000 г.;
хотя отдельного описания процедуры сертификации производств, отличной от сертификации систем качества, не предусматривалось), а
затем – к сертификации СМК (в 2005 г.). И, кроме того, каждый из
документов вносил, без сомнения, весьма существенный вклад в становление практики аудитов, хотя и описанной на примере аудитов
сертификационных, но во многом применимой и для других случаев
аудитов в системах менеджмента.
18
Аудиты как ключевой аспект интеграции
для систем менеджмента, становление
их нормирования и терминологии
Так, например, стандарт [33] представил особенности сертификации систем качества для малых предприятий и филиальных сетей.
Все более подробно описывались рабочие процедуры. И если в
[32, 33] выделялось и детализировалось при этом три этапа работ, то в
[34] – шесть. Кроме того, в последнем документе уделено внимание
конфиденциальности и рабочему языку аудитов.
В [35] было существенно обновлено представление объектов
аудита – при меньшем внимании обязательным записям непосредственно по СМК, уделено большее внимание таким объектам аудита,
как процессы в составе системы. Установлен порядок рассмотрения
жалоб и апелляций. Появились расчеты трудозатрат аудита.
Примечательно, что, уже начиная с [32], во всех стандартах по
порядку сертификации систем качества приводились достаточно подробные блок-схемы последовательности выполнения работ, которые
постепенно дорабатывались в стандартах новых версий.
Стандарт [30] и последовательно сменяющие друг друга [32-35]
дополнялись также двумя стандартами с обозначением ГОСТ Р 40.002
по общей тематике Регистра систем качества. Первый такой документ
[36] был принят и введен в действие (как и [32]) в 1996 г. В 2000 г. он
был заменен на [37], который действует до настоящего времени (в отличие от гораздо более поздней, но замененной версии [33] ГОСТ
Р 40.003). Хотя, конечно, для использования в условиях дня сегодняшнего стандарт [37] уже настоятельно требует существенных изменений
– как минимум, для устранения ссылок на «три модели стандартов требований» в семействе ISO 9000 и 20-тиэлементный состав системы (чего не существует уже более 15 лет).
Но в части обсуждаемой нами тематики стандарты ГОСТ
Р 40.002 достаточно интересны для современной практики – в связи
с подробным определением в них принципов проведения работ по
сертификации систем качества, которые в большинстве можно распространить и на аудиты в целом. При этом стандарт ISO 19011 (и
ГОСТ Р ИСО 19011, в частности [14]) формулирует принципы аудита, но они вполне могут быть дополнены на основе [37]. Например,
могут быть учтены дополнительно в этой связи:
- «бездискриминационный» характер аудита;
19
Раздел 2
- единство требований («воспроизводимость результатов про-
верок»);
- информативность (речь может идти о «прозрачности» проце-
дур и результатов аудитов для стейкхолдеров);
- «специализация» аудиторов (в связи с необходимостью соче-
тать независимость аудиторов от проверяемой работы и их компетентность в области аудита);
- «достоверность доказательств» (последнее связано отчасти с
принципом «подхода на основе свидетельств» в [14], но имеет в виду
другие акценты, сосредотачивающие внимание аудитора на необходимости проверки достоверности представляемых ему данных со стороны аудитируемых).
Формулирование подобных концептуальных основ всегда полезно для обеспечения понимания, улучшения систематизации и повышения организованности деятельности.
По порядку сертификации СЭМ российский национальный
стандарт был утвержден только в 2010 г. (почти на 15 лет позже, чем
по системам качества). Это ГОСТ Р 54298
в 2012 г., хотя вводился с осени 2011 г. И этот документ также остается пока действующим.
Интересен данный стандарт, прежде всего, подробнейшим представлением всех процедур соответствующих аудитов, что очень ценно
для практики. Но еще более важно то обстоятельство, что это первый
нормативный документ из числа принятых в России по ИСМ, сохраняющий свое действие до настоящего времени. Последнее обстоятельство, вроде бы, не отмечается в названии стандарта. Однако прямые доказательства в этой связи предоставляют разделы «Введение» и
«1 Область применения». Так, в первом из них отмечается, что «стандарт разработан с учетом требований» двух документов, оба из которых – по ИСМ. Это [13] по аудитам, неоднократно упоминавшийся
7
[38]. Издан он был только
7
В документе позиционировалось использование в качестве его
«методической основы» стандарта [35].
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]