Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Психология в предпринимательской деятельности надпрофессиональные компетенции, или Soft skills для предпринимателей. Учебно-методическое пособие
.pdf
16. Самоорганизация и самоконтроль
и планирование повышают результативность. Люди для них уходят на второй
план, главное – календари и цели.
Третье поколение тайм-менеджмента: «планирование, расстановка приорите-
тов и контроль». «Что я хочу?» зависит от приоритетов и ценностей. Ставятся
долго-, средне- и краткосрочные цели с повседневным планированием. Люди
третьего поколения увязывают планы с целями с ценностями, они существенно
повышают свою продуктивность через целенаправленное ежедневное планирование и расстановку приоритетов. Достижения этого поколения кажутся
многообещающими, но «та ли в руках карта?»: не является ли она всего лишь
отголоском «социального запроса» или модной тенденцией на рынке труда?
К той ли стене приставлена лестница, по которой человек устремляется вверх?
Стивен Кови озадачивает читателя этими вопросами и заставляет задуматься.
Недостатки «срочности»
Контроль. Планируйте, составляйте графики, управляйте временем.
Раскладывайте всё по полочкам. Можно контролировать выбор, но нельзя
контролировать его последствия. Мы живем среди людей, которых мы не можем
контролировать.
Продуктивность. Работать продуктивно – значит делать больше за меньшее
время. Мы исходим из предпосылки, что «быстрее» и «больше» значит «лучше». Однако между продуктивность и эффективностью есть принципиальная
разница. Можно ехать с большой скоростью к пункту назначения на юг (очень
продуктивно), но ошибиться с маршрутом и оказаться в иной точке маршрута
(не очень эффективно). Как можно быть продуктивным в отношении с людьми?
(«У меня на разговор с вами 10 минут. Прошу, выразите свои чувства ко мне
в течение этого времени»). Можно быть продуктивными с вещами, но не с людьми1.
Ценности. Наши ценности направляют наши решения и действия. Всё – от
любви до банковского счёта – может представлять ценность. Однако, если мы
соотносим наши ценности с иллюзиями, мы обрекаем себя на неудачу.
Время. «Хронос» – греческое слово, означающее время и его последователь-
ность (тиканье часов). «Кайрос» – греческое слово, означающее время в аспекте
его качества. Это ценность времени, а не затраченное количество. «Хорошо ли
вы провели время?» – вопрос о времени-кайрос.
Компетентность. Набор способностей, знаний, умений определяет продук-
тивность. Но личная эффективность учитывает характер человека. Кто мы?
Управление. Тайм-менеджемент рассматривает управление, а не лидерство.
Чтобы главное заняло в жизни человека главное место, лидерство должно идти
прежде управления. Вопрос «Правильные ли я делаю вещи?» должен идти прежде вопроса «Правильно ли я это делаю?».
1
Кови С. Главное внимание главным вещам / С. Кови; пер. с англ. – Москва: Альпина Паблишер, 2012.
С. 23.
101
РАЗДЕЛ 2. Предпринимательский self-менеджмент
Независимые достижения. В традиционном тайм-менеджменте главное – достижение нужных результатов и предотвращение помех на этом пути. Люди –
это средство для достижения результата. Отношения трансакционные. Но люди
меняются, трансформируются, их поведение становится трудно предугадать.
Ценность приобретают отношения трансформационные: обмен знаниями, отношениями, личностными открытиями. Такие отношения открывают совершен-
но новые возможности в отношении качества жизни и управления временем.
Задание 22. Отметьте на каждой шкале точку, которая наиболее
соответствует вашему обычному поведению
или отношению к приведённым ниже суждениям
(0–1 – никогда, 2–3 – иногда, 4 – всегда).
Посчитайте количество баллов, полученных в каждом столбце, учитывая степень соответствия истине, и затем посчитайте сумму.
№ Утверждение Никогда Иногда Всегда
0 1 2 3 4
1 Я работаю лучше всего, когда приходит-
ся спешить.
2 В своей неспособности уделить время
глубоким раздумьям о самом себе я виню
суету и давление внешних обстоятельств.
3 Меня раздражает медлительность собы-
тий и людей, окружающих меня. Я не
люблю ждать или топтаться на месте.
4 Я испытываю чувство вины, когда
отрываюсь от работы.
5 Я постоянно мечусь между делами
и мероприятиями.
6 Я отмахиваюсь от людей, когда мне
нужно закончить работу.
7 Я ощущаю беспокойство, если теряю
контакт с офисом более чем на несколько минут.
8 Я занимаюсь каким-то одним делом,
но думаю о другом.
102
9 Лучше всего мне удаётся разрешение
кризисных ситуаций.
10 Всплеск адреналина от нового кризиса
приносит мне больше удовлетворения,
чем равномерное движение
к долгосрочной цели.
11 Я отказываюсь провести время с дороги-
ми мне людьми ради преодоления
какого-нибудь кризиса.
12 Я считаю, что люди должны с понимаем
относиться к тому, что я разочаровываю
их или пускаю дела на самотёк, когда
нужно справляться с очередным
кризисом.
13 Я ощущаю, что день прожит не зря, если
мне удаётся преодолеть какой-нибудь
кризис.
16. Самоорганизация и самоконтроль
14 Я ем, не отрываясь от работы.
15 Я продолжаю думать, что когда-нибудь
смогу наконец заняться тем, чего
действительно хочу.
16 Большое количество решённых дел
к концу рабочего дня наполняет меня
ощущением, что я поработал
по-настоящему продуктивно.
Всего баллов
Интерпретация. Подверженность срочности находится в диапазоне значений от 0
до 64 баллов. Слабая подверженности срочности – 0–25 баллов. Сильная подверженности срочности – 26–45 баллов. Чрезмерная подверженности срочности,
пагубная привычка – более 46 баллов.
17. Основные подходы к тайм-менеджменту
рганизованность (порядок). Основная идея: большинство проблем управления
О
порождаются хаосом. Решение лежит в наведении порядка или систематизации пространства: система хранения документов, система памяток, базы
данных. Приёмы: организация вещей (пространство, инструменты), организация задач (планирование, последовательность действий), организация людей
(разграничение дел, контроль). Плюсы: продуктивность, экономия усилий, ясность мышления. Минусы: неспособность быстро перестраиваться.
«Подход воина» (независимость). Основная идея: следует защищаться от всего,
что мешает сосредоточиться и работать. Решение: защита себя, своего времени
и своей независимости от лавины многочисленных требований со всех сторон.
Приёмы: обособление (барьеры в виде секретарши, двери, автоответчика), изоляция (уединение там, где никто не мешает), делегирование (передача полномочий для решения важнейших вопросов). Плюсы: личная ответственность и
творчество. Минусы: люди – наши враги (манипулятивное поведение и «самореализующиеся пророчества»).
«Целевой подход» (достижения). Основная идея: важно понять цель и сосре-
доточиться на её достижении. Решение: долго-, средне-, краткосрочное планирование. Приёмы: постановка целей, визуализаций, самомотивация, создание
позитивной установки. Плюсы: менее одарённые, но устремлённые люди или
организации способны превзойти более талантливых и перспективных. Минусы:
оправдывают ли цели средства? К той ли стене приставлена лестница? Можно
иметь яркий публичный образ, но бесцветную личную жизнь. Мир рушится,
если внешний фактор неожиданно делает цель недостижимой (травма, финансовый крах и т. п.).
Подход «АБВ» (расстановка приоритетов). Основная идея: можно сделать
всё, но не всё сразу. Решение: последовательность действий (сосредотачиваем
усилия на самых важных задачах). Приёмы: классификация задач и прояснение
ценностей. Плюсы: фокусирование на приоритетных задачах, делах, ценностях,
отношениях. Минусы: ценности могут быть мнимыми, а результаты не те, о
которых мечтали.
«Волшебный инструмент» (технология). Основная идея: правильный инстру-
мент наделит способностью повысить качество личной или организационной
жизни. Решение: умные технологии помогают расставлять приоритеты, упорядочивать задачи, обеспечивают быстрый доступ к нужной информации. Приёмы:
системность, структурированность, последовательность мыслительных операций в различных жизненных и управленческих ситуациях. Плюсы: вдохновляют
на делание, внушают чувство порядка и удовлетворённости, создают условия
для развития компетентности и здравомыслия. Минусы: ни один инструмент
104
17. Основные подходы к тайм-менеджменту
ничего не сделает без волевых усилий человека. Хороший инструмент лишь
усиливает способности человека повысить качество жизни и работы, но сам по
себе повысить эти качества он не может.
Тайм-менеджмент (навыки). Основная идея: если освоить азы управления
временем, автоматически станешь эффективным менеджером. Решение: социальная грамотность в области тайм-менеджмента необходима, как знание компьютера. Приёмы: развитие умений использовать календари встреч, составлять
списки дел, ставить цели, делегировать полномочия, расставлять приоритеты.
Плюсы: реальные улучшения умений в трудовых навыках. Минусы: глубина и
качество обучения. Навыки сами по себе не могут быть ответом на все личные и
организационные проблемы. Современные тренинги по тайм-менеджементу –
это смесь различных методов и «трюков» с вкраплением небольшого количества
принципов (организованность и расстановка приоритетов).
«Плыви по течению» (гармония и природные ритмы). Основная идея: гармония
внутреннего Я открывает простор для спонтанности и естественности. Решение:
альтернативный подход к управлению временем для тех, кто устал от стрессов,
неудач, чувства вины. Приёмы: знание биологических ритмов живых существ,
собственного внутреннего ритма развития, учёт индивидуальных особенностей
психики. Плюсы: радость бытия и осознание гармонии с природой, свобода от
гнёта «срочных» проблем, вызывающих стресс. Минусы: часто это реакция на
зависимость от срочности. При достижении действительно важных целей приходиться плыть по течению и проявлять независимую волю.
Оздоровление (самосознание). Основная идея: ролевые модели или сцена-
рии делают человека зависимым от обстоятельств. Перфекционизм заставляет
контролировать все мелочи управления, тратить много времени на неэффективные проекты, избегать делегирования полномочий. Решение: освобождение
от различных комплексов, порождающих проблемы. Приёмы: освобождение от
жизненных сценариев, повышение предпринимательской и бизнес-компетентности. Плюсы: выявление проблем, рост самосознания, изменение установок и
самосовершенствование. Минусы: это скорее средство диагностики проблем, а
не их решение. Осознание прошлых сценариев – только первый шаг к решению
серьёзных проблем.
Матрица управления временем
Способность человека управлять своим временем специалистами по тайм-менеджменту рассматривается как одна из самых важных профессиональных
компетенций. Матрица управления временем помогает разобраться с такими
понятиями, как «важность» и «срочность» (рис. 5). В матрице все виды деятельности распределены между четырьмя квадрантами, или категориями, которые
указывают на способность человека расходовать своё время.
I квадрант (важность – срочность) – аккумулирует в себе дела или обстоятельства, которые одновременно относятся и к срочным, и к важным. Это могут
105
РАЗДЕЛ 2. Предпринимательский self-менеджмент
быть ситуации, в которых решаются насущные проблемы. В этом квадранте
всегда есть что-то неотложное, чему необходимо посвятить время и уделить
достаточное внимание. Игнорировать этот квадрант невозможно, однако важно понимать, что плохое планирование и недостаточная профилактика многие
проблемы переводит в этот квадрант.
II квадрант (важность – несрочность) – относится к деятельности, связанной с долгосрочным планированием и повышением личной эффективности.
Это квадрант качества. В этом квадранте увеличивается способность действовать. Это происходит благодаря превентивным мерам, которые не позволяют
превратить многие дела в неотложные и срочные. В тайм-менеджменте это
квадрант «персонального лидерства». Игнорировать этот квадрант – значит
создавать предпосылки к стрессу и углублению кризисов.
III квадрант (неважность – срочность) – это квадрант-«обманщик», сюда
попадают дела, которые важны для других людей. Этот квадрант создаёт иллюзию деятельности, которая на самом деле не очень важна или ситуативна, но на
которую приходится тратить достаточное количество времени.
IV квадрант (неважные – несрочные) – называют квадрантом пустой траты
времени, в нём таится соблазн и бессмысленность, не способствующие приумножению сил и приросту компетенций. В него часто сбегают от неотложных дел
первого и третьего квадрантов.
Срочные Несрочные
I КВАДРАНТ
Кризисы.
Насущные проблемы.
Горящие проекты, встречи, подготовка.
Необходимость управлять, производить,
реагировать.
Важные
Неважные
Требуются опыт и здравомыслие
III КВАДРАНТ
Некоторые телефонные звонки.
Почтовые отправления.
Отчёты.
Некоторые встречи.
Множество мелких неотложных дел.
Многие популярные виды деятельности.
Желания и ожидания других.
Это призрак квадранта I
II КВАДРАНТ
Подготовка.
Профилактика.
Прояснение ценностей.
Планирование.
Построение отношений.
Восстановление сил.
Расширение полномочий.
Планирование, превентивные действия,
качество.
Требуется персональное лидерство
VI КВАДРАНТ
Рутинные дела.
Некоторые телефонные звонки.
Пустая трата времени.
Посторонние занятия.
Не относящаяся к делам почта.
Чрезмерное увлечение телевидением.
Убежище и спасение от истощения.
Это пустая трата времени
106
Рис. 5. Матрица управления временем
17. Основные подходы к тайм-менеджменту
Обратите внимание, что время, потраченное на содержание квадранта II,
увеличивает способность к действию. В этом квадранте находятся компетенции, которые повышают производительность, улучшают навыки, способствуют
поиску новых возможностей и расширению полномочий, помогают находить
правильные решения и планировать работу. А основным источником времени
для второго квадранта служит квадрант III.
Срочность. Привычка к срочности заполняет пустоту, образуемую неудовлетворёнными потребностями. Приёмы и методы управления временем
не удовлетворяют эти потребности, а лишь усиливают зависимость. Это пристрастие не менее опасно, чем любое из известных пристрастий. Сравните,
например, с признаками наркотической зависимости, для которой характерны
следующие предпосылки:
иллюзия предсказуемых желаемых ощущений;
средоточие интересов и поглощение внимания;
временное снятие негативных ощущений;
искусственность в ощущении собственной полноценности, силы, кон-
троля, безопасности, успеха;
усугубление проблем;
снижение работоспособности, ведущей к разрыву связей.
Оказывается, очень легко впасть в заблуждение, считая срочные дела важ-
ными. Однако увеличение затрат времени в квадранте II увеличивает способ-
ность действовать. Долгосрочное планирование, предвидение и предотвращение проблем, расширение знаний и умений через чтение и профессиональное
планирование, подготовка к важным встречам, укрепление взаимоотношений
не допускают превращать многие дела в срочные. В этой стратегии заключается
суть программы развития самоменеджмента.
Парадигма срочности рождает ощущение бодрящей стимуляции от доз адре-
налина, которые выделяет мозг в кризисных ситуациях. Любая неудовлетворён
ная человеческая потребность рождает ощущение героя, который находится
в постоянном движении, наслаждается успехом, чувствуя свою общественную
важность. В делах – это ощущение безопасности. Это кризисный управляющий, живущий под лозунгом «Я весь в делах, значит, я эффективен». Парадигма
срочности порождает разобщённость и рассматривает потребности человека
как независимые составляющие жизни. Это делает человека уязвимым, у него
теряется чувство свободы, независимость, радость от жизни и ощущение потребности в самореализации.
Стивен Кови выделяет три поколения тайм-менеджмента1, в каждом из ко-
торых движение людей в сторону эффективности и повышения качества жизни
1
См. с. 100 нашего учебника.
107
РАЗДЕЛ 2. Предпринимательский self-менеджмент
обусловлено спецификой подхода к управлению временем с его достоинствами
и недостатками. Автор ставит вопрос о потребности в появлении людей четвёртого поколения управления временем, для которых парадигма срочности
сменяется на парадигму важности.
В сравнительной таблице представлены главные направления восьми подходов управления временем и связь этих направлений с тремя поколениями
тайм-менеджмента.
Сравнительная таблица главных подходов к управлению временем
Подход
к управлению/
Поколение людей
«Организованность»
(1-е и 2-е поколение)
«Подход воина»
(1-е и 2-е поколение)
«Целевой
подход»
(1-е и 2-е поколение)
Направление Достоинства Недостатки
Наведение
порядка
Независимое
производство
Приверженность цели
Экономит время.
Уменьшает непроизводительную трату
времени.
Обеспечивает большую продуктивность
Предполагает личную ответственность
за время и результаты.
Даёт возможность
некоторое время
самостоятельно без
помех заниматься
работой
Проясняет ценности.
Помогает создавать
последовательные
планы достижения
целей
Становится самоцелью, а не
средством достижения более важных целей.
Создаёт иллюзию продуктивности.
Не всегда помогает стремиться
к тому, что действительно нужно
Способствует развитию высокомерной независимости.
Часто оскорбителен для окружающих.
Порождает столкновение.
В долгосрочной перспективе
ведёт к неэффективности
Порождает иллюзорное ожидание повышения качества жизни.
Порождает дисбаланс из-за чрезмерной концентрации усилий.
Ставит достижение целей превыше всего («умри, но сделай»)
«АБВ»
(2-е поколение)
108
Расстановка
приоритетов
Обеспечивает порядок и последовательность в делах
Приоритет отдаётся срочным
делам, внешним обстоятельствам
и другим людям.
Не обеспечивает уверенной реакции на неожиданные события,
имеющие более высокий приоритет.
Не распознаёт внешние обстоятельства, правящие качеством
жизни
17. Основные подходы к тайм-менеджменту
«Волшебный
инструмент»
(1-е и 2-е поколение)
«Таймменеджмент-101»
(1-е и 2-е поколение)
«Плыви
по течению»
(1-е и 4-е поколение)
Повышение
эффективности
Навыки Развивает навыки,
Гармония Начинает отказы-
Предлагает мощные
инструменты общения, организации и
отслеживания прогресса и результата.
Повышает результативность работы.
Приумножает возможности человека.
Помогает создавать
высококачественные
продукты и услуги
содействуя достижению целей.
Повышает производительность
ваться от парадигмы
срочности.
Задаёт ритм жизни,
более гармонирующий с нашими природными ритмами
Создаёт иллюзию магии инструмента.
Ограничивает естественную
свободу.
Превращает инструменты из полезных «слуг» в требовательных
«хозяев».
Потенциал инструментов падает
при неумелом использовании.
Приоритет у срочных повседневных дел
Иллюзия, что эффективность
определяется навыками.
Ориентация на реальность,
не зависящую от людей.
Ограничение рассмотрением навыков, ценных для компании
Отсутствуют достоинства более
целеустремлённых подходов.
Отсутствует баланс более интегрированных подходов.
Допускает необязательность,
отметает положительное, что есть
в планировании и последовательности деятельности
«Оздоровление»
(1-е поколение)
Самосоз
нание
-
Помогает определять
природу и источники
дисфункциональных
привычек управления временем
Не даёт целостного подхода к решению проблем.
Слишком узок диапазон рассматриваемых проблем.
Фокусируется скорее на прошлом, нежели на будущем
Парадигма важности, о которой пишет Кови, – это потенциал человеческих
дарований, делающих человека эффективным.
Совесть как внутренняя система ориентации и независимость от обще-
ственного мнения
Самосознание и самооценка как способность снять «очки» и посмотреть
на себя со стороны.
Независимая воля как способность нести ответственность за свои дей-
ствия, опираясь на принципы, а не на эмоции.
Творческое воображение как способность предвидеть будущее, формули-
ровать миссию и эффективно применять принципы в новых жизненных
ситуациях.
109
РАЗДЕЛ 2. Предпринимательский self-менеджмент
Скромность как порождение принцип-центричности и понимание того,
что существуют главные (объективные) вещи, не зависящие от личных ценностей, помогающие учиться на прошлых ошибках и повышать
качество жизни. «Неповиновение голосу совести делает совесть слепой».
(К. С. Люис).
Уровень увлечённости срочностью оказывается связан с невниманием к
важности. В парадигме срочности невероятная загруженность людей при постоянном цейтноте создаёт впечатление их незаменимости. Во многих компаниях 50–60% времени, которое менеджеры тратят на работу, не способствует
достижению целей. Анализ результативности крупных корпораций показал,
что успешные компании имеют нетипичную структуру расходования времени.
Различия касаются прежде всего квадрантов II и III. Высокоэффективные компании тратят больше времени на важные, но не срочные дела и гораздо меньше
времени на дела срочные и неважные.
Процесс достижения цели при создании общего видения является очень
важным. Когда люди работают над решением общей задачи, их синергию действий обусловливают пять главных факторов:
1) формулирование желаемых целей;
2) ясное понимание правил;
3) доступные ресурсы;
4) критерии отчётности;
5) определение последствий.
В высокоэффективных организациях, как правило, царит высокая культура
доверия, настроенная на качественные изменения.
Чтобы раскрепощать энергию и творческий потенциал, вовлекать людей
в общие для всех ценности, добиваться достижения согласованности действий
для достижения общих целей, нужно, чтобы в центре квадранта II находилось
делегирование ответственности и расширение полномочий.
Четвёртое поколение тайм-менеджмента подразумевает создание среды,
в которой человек будет стремиться:
развивать свой ум, здравомыслие и характер;
раскрывать себя в соответствующих условиях;
быть таким, каков он есть, а не таким, каким его предпочитают видеть;
оценивать свою работу на основе заданных критериев;
вести принцип-центричный образ жизни.
Становление принцип-центричных людей и компаний – это бесконечный,
длящийся всю жизнь, процесс. Говорят, что китайский бамбук первые четыре
года растёт под землей. На поверхности виден лишь крошечный росток, который
на пятый год стремительно вырастает. Принцип-центричные лидеры четвёртого
поколения управления временем хорошо понимают эту «метафору бамбука»
и, как пишет Кови, даже если не видят немедленных результатов, верят, что
в конечном итоге их ждёт богатый урожай.
110
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]