Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Организационно-методическое обеспечение внутреннего аудита систем менеджмента качества на основе требований ГОСТ Р ИСО 9001–2015. Учебное пособие
.pdf
этичное поведение – основа профессионализма. Ответствен-
ность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность являются существенными при аудите;
беспристрастность – обязательство представлять правдивые
и точные отчеты. Выводы аудитов, заключения по результатам аудита
и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Существенные препятствия, выявленные во время аудита, а также неразрешенные проблемы или разногласия между группой по аудиту и проверяемой организацией отражаются в отчетах или актах;
профессиональная осмотрительность – прилежание и умение
принимать правильные решения при проведении аудита. Профессиональная осмотрительность аудиторов соответствует важности выполняемого задания и доверительности со стороны заказчиков и других заинтересованных сторон. Необходимая компетентность является важным
фактором.
11
2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ПРОВЕДЕНИЯ
ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СМК
2.1. Особенности проведения внутреннего аудита
Внутренний аудит СМК является одним из процессов измерения
СМК, отвечающим требованиям стандартов ИСО серии 9000. По мнению некоторых специалистов, если такие процессы СМК, как внутренний аудит, корректирующие действия и управление со стороны высшего
руководства, отлажены и функционируют в соответствии с требованиями
ГОСТ Р ИСО 9001, то и все другие процессы СМК не только будут
работать, но и развиваться.
Основным стандартом при проведении внутренних аудитов качества
в настоящее время является национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 19011–2012,
который устанавливает основополагающие принципы проведения аудита.
Соблюдение этих принципов является необходимым условием для предоставления объективных и достаточных заключений по результатам аудита
и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, приходить
к аналогичным заключениям при одних и тех же обстоятельствах. Руководящие указания по проведению аудита, приведенные в разделах 5, 7
ГОСТ Р ИСО 19011–2012, базируются на следующих шести принципах:
Целостность – основа профессионализма.
Беспристрастность – обязательство предоставлять правдивые
и точные отчеты.
Профессиональная осмотрительность – прилежание и умение
принимать правильные решения в процессе аудита.
Конфиденциальность – сохранение (неразглашение) информации.
Независимость – основа беспристрастности и объективности
заключений по результатам аудита.
Подход, основанный на свидетельстве, – разумная основа для
достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе
систематического аудита.
Данный стандарт не разделяет требований к внутреннему и внешнему
аудитам и предъявляет единые требования к компетентности и оценке аудиторов.
Область применения стандарта распространяется на любые
организации различных сфер экономики и услуг.
Требования к проведению внутренних аудитов сформулированы
в п. 9.2 ГОСТ Р ИСО 9001–2015. Эти требования выглядят следующим
12
образом – организация должна проводить внутренние аудиты через
запланированные интервалы времени для получения информации о том,
что система менеджмента качества:
а) соответствующей:
– собственным требованиям организации к своей системе менедж-
мента качества;
– требованиям настоящего международного стандарта;
б) внедрена и результативно функционирующей.
Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учѐтом
статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также
результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения,
частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов
и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.
Должна быть установлена документированная процедура для опреде-
ления ответственности и требований, связанных с планированием и проведением аудитов, ведением записей и составлением отчетов о результатах.
Записи об аудитах и их результатах должны поддерживаться
в рабочем состоянии.
Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности,
должно обеспечить, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения
обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие
действия должны включать верификацию предпринятых мер и отчет
о результатах верификации (8.5.2).
Это требование дает вполне определенное представление о том,
как должен быть организован процесс внутренних аудитов в СМК.
Аудит СМК представляет собой аналитическую по своему характеру
работу, которая должна осуществляться на основе рекомендаций
ГОСТ Р ИСО 19011–2012. В эту работу вовлечены, как правило, многие
работники предприятия, в первую очередь аудиторы, проверяемый персонал, руководители разных уровней. Процедура внутреннего аудита должна
быть в обязательном порядке задокументирована, записи по результатам
аудитов должны поддерживаться в рабочем состоянии. Для осуществления
процесса внутреннего аудита необходимо реализовать следующие функции:
13
планирование аудитов;
подготовку аудита;
документирование результатов аудита;
контроль над устранением несоответствий.
Кроме того, для организации результативного управления процес-
сами аудита необходимо:
− осуществлять подготовку и повышение квалификации внутрен-
них аудиторов;
− обеспечивать использование результатов внутренних проверок
для анализа СМК со стороны руководства;
− осуществлять измерение и анализ самого процесса аудита;
− совершенствовать процесс внутреннего аудита.
Процесс внутреннего аудита представляет собой деятельность ауди-
торов по получению объективных данных о функционировании СМК
и оцениванию на их основе степени соответствия установленным критериям
аудита. Иными словами, внутренний аудит связан исключительно с информацией. Способы получения необходимой информации и ее обработки
составляют главную отличительную особенность процесса внутреннего
аудита от иных процессов СМК. Дело в том, что в отличие от иных процессов СМК, когда на входы одних передаются выходные результаты других
процессов, на вход процесса внутреннего аудита с выходов других процессов фактически ничего не передается. Задача аудитора заключается в том,
чтобы самостоятельно с помощью специальных методов и приемов, которыми он должен владеть, обнаружить рассредоточенную по всем процессам СМК разнообразную информацию, на основании которой он может
судить о соответствиях или несоответствиях критериям аудита. Необходимо
иметь в виду и то, что не каждый руководитель проверяемого подразделения готов открыто поделиться той информацией, которая потом может быть
использована для негативных заключений по результатам аудита. Таким образом, аудитор должен владеть навыками, опытом, техническими и специальными знаниями, чтобы на фоне обилия ненужных данных, которыми его
будут перегружать проверяемые, выделить только ту существенную
информацию, которая относится к проверяемым критериям аудита и может
быть перепроверена иными участниками проверки.
Эффективность внутреннего аудита во многом зависит от под-
держки этого процесса первыми лицами предприятия, высокого уровня
квалификации и опыта аудиторов, а также от их мотивации.
14
Процесс внутреннего аудита обладает, с одной стороны, некоторыми
ДОСТОИНСТВА
НЕДОСТАТКИ
1. Знание внутренними аудиторами
особенностей предприятия
1. Менее высокий, чем при внешнем
аудите, уровень объективности
заключений ввиду возможной
предвзятости внутренних аудиторов
по отношению к некоторым
сотрудникам предприятия
2. Отсутствие предубежденного
отношения сотрудников проверяемых
подразделений к внутренним
аудиторам, которые не воспринимаются
как посторонние для предприятия лица
2. Менее высокая, чем при внешнем
аудите, интенсивность работы
внутренних аудиторов, обусловленная
менее жесткими временными рамками
достоинствами, а с другой стороны, и недостатками по сравнению
с внешним аудитом. Достоинства и недостатки обоих видов аудитов приведены в табл. 1. Несомненно, оба вида аудитов важны для поддержания
функционирования СМК на уровне требований ГОСТ Р ИСО 9001 и итерационно повторяющегося совершенствования процессов СМК. Однако
чем результативнее функционирует процесс внутреннего аудита, тем
меньше потребностей во внешних аудитах. Внутренний аудит своевременно доводит до сведения руководства организации объективную,
основанную на фактах, информацию о состоянии СМК. В этом плане
внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании и совершенствовании результативности системы.
С методической точки зрения службу внутреннего аудита целесообразно создать уже на начальном этапе внедрения стандартов ИСО
серии 9000, когда предприятие только приступает к реализации положений стандартов, а не после завершения этих работ.
Служба внутреннего аудита укомплектовывается двумя или более
сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и как
минимум двухгодичный стаж практической работы в области качества,
прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или учебных курсах. Отношение к внутреннему аудиту со стороны руководства предприятия свидетельствует о степени его заинтересованности в успехе предприятия.
Таблица 1
Сравнительные достоинства и недостатки внутреннего и внешнего аудитов
15
3. Знание внутренними аудиторами
специфических каналов коммуникации,
действующих на предприятии
3. Критика со стороны внутренних
аудиторов воспринимается болезненнее
4. Знание внутренними аудиторами
неформальных лидеров, чья
информация может быть наиболее
полезной при аудите
4. Уровень квалификации внутренних
аудиторов, как правило, ниже уровня
подготовки внешних аудиторов
5. Возможность пользования
конфиденциальной информацией
в отчетах об аудитах
5. Результаты внутреннего аудита могут
рассматриваться как менее объективная
информация об эффективности
и результативности системы качества
предприятия по сравнению с внешним
аудитом
6. Отсутствие дефицита времени при
аудите, ограничивающем возможности
более детального изучения
проверяемого объекта
6. Результаты внутреннего аудита нельзя
использовать для рекламы предприятия
7. Независимость работы внутренних
аудиторов от режима работы
сотрудников проверяемого
подразделения
7. Затраты на внутренний аудит
определяются менее точно, чем
на внешний аудит
8. Возможность использования
внутренних аудиторов не только
в роли аудиторов, но и в роли экспертов
9. Сравнительно незначительные
затраты на проведение внутреннего
аудита
2.2. Порядок проведения внутренних аудитов
Общепринятый порядок подготовки и проведения внутренних
аудитов, определяющий кто?, что?, как? и когда? делает при аудите,
заключается в следующем:
1. Внутренние аудиты (проверки) проводятся по критериям аудита,
установленным для видов деятельности подразделений и служб
на основании:
требований ГОСТ Р ИСО 9001 и дополнительных к ГОСТ Р
ИСО 9001 фирменных требований в документах СМК;
целей и задач политики предприятия в области качества.
16
2. Внутренним проверкам подвергаются:
область применения СМК;
полнота и точность отражения требований ГОСТ Р ИСО 9001
в документах СМК;
схема процесса;
соответствие качества продукции требованиям заказчиков
и обязательным требованиям;
фактическая деятельность подразделений и служб по выполнению
требований документов СМК и обеспечению результативности процессов СМК.
3. Проверки СМК основываются на требованиях, содержащихся
в руководстве по качеству и других документах СМК, разработанных
в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001, и иных дополнительных (внутрифирменных) требованиях.
4. При проведении внутренних проверок решаются следующие задачи:
− проверка соответствия документированных процедур СМК тре-
бованиям ГОСТ Р ИСО 9001 и дополнительным (фирменным) требованиям;
− проверка соответствия качества продукции установленным
к ней техническим требованиям;
− проверка соответствия деятельности подразделений требова-
ниям документов СМК;
− проверка выполнения планируемых корректирующих дей-
ствий и оценка их результативности;
− оценка степени достижения целей, изложенных в Политике
в области качества, в том числе по качеству продукции и производственных процессов;
− содействие улучшению СМК;
− сбор информации о всех аспектах СМК на всех уровнях и пере-
дача руководству той информации, которая показывает, где требуются корректирующие или предупреждающие действия по улучшению;
− проверка соблюдения требований к производственной среде,
порядку на рабочем месте и требований техники безопасности.
5. Ответственность за содержание процедур, за организацию работ
в соответствии с ее требованиями, за квалифицированное выявление
несоответствий по объектам внутренних проверок несет представитель
руководства по качеству (далее – ПР по СМК).
Ответственность за выполнение отдельных работ по внутренним
проверкам несут аудиторы, которые являются исполнителями этих работ.
6. Организационной основой проведения проверок (аудитов) СМК
является годовая программа. В годовую программу, помимо внутренних
проверок, могут включаться и предполагаемые проверки внешними
17
органами (сертификационная или инспекционная проверки третьей стороной, проверки иными надзорными органами, в том числе заказчиком,
если такие проверки имеются в практике предприятия).
Проект годовой программы внутренних проверок разрабатывается
службой менеджмента качества по форме на с. 26.
7. Программу проверок утверждает ПР по СМК до начала планируемого года. После утверждения ПР по СМК доводит годовую программу
до сведения заинтересованных подразделений и должностных лиц.
Выполнение программы контролирует ПР по СМК.
8. На основании утвержденной программы ПР по СМК не позднее
двух недель до начала проверки по каждому пункту или по совокупности пунктов программы назначает аудитора или аудиторскую группу
из числа сотрудников службы менеджмента качества с привлечением,
при необходимости, специалистов подразделений, являющихся пользователями результатов труда проверяемого подразделения. Аудиторов
назначают из числа компетентных специалистов, прошедших специальную подготовку по аудиту. Назначенным аудиторам ПР по СМК определяет задание на проверку. При наличии особых обстоятельств, требующих принятия оперативных мер, ПР по СМК может назначить внеплановую проверку, например в случаях:
− обнаружения несоответствий продукции и услуг, выявленных
внутренним контролем и (или) заказчиком;
− подготовки СМК к сертификации или инспекционному
контролю (при необходимости);
− необходимости дополнительной проверки, установленной
руководством по результатам анализа функционирования СМК.
9. Получив задание на проверку, аудитор или руководитель аудиторской группы составляет план проверки, включающий, по усмотрению ПР по СМК, проверку одного или нескольких пунктов годовой программы на конкретный период времени. План разрабатывается по форме
на с. 27 и утверждается ПР по СМК.
10. При подготовке к проверке в соответствии с утвержденным
планом аудитор обязан подготовить рабочие документы, в состав которых включаются:
бланки контрольных листов к аудиту по форме на с. 28;
бланки карточек учета несоответствий по форме на с. 30;
бланки для регистрации свидетельств аудита по произвольной
форме.
18
11. В ходе подготовки аудитор должен:
ознакомиться с планом аудита;
изучить проверяемое подразделение, ознакомившись с характером
выполняемой работы, должностными обязанностями проверяемых работников;
по схеме организационной структуры определить взаимо-
связь проверяемого подразделения с другими подразделениями предприятия;
проанализировать необходимые для проведения аудита проце-
дуры и рабочие инструкции;
подготовить контрольные листы, бланки карточек учета
несоответствий, бланки отчета об аудите;
согласовать с руководителем проверяемого подразделения
дату, время, маршрут аудита.
12. На руководителя проверяемого подразделения возлагается
ответственность:
− за своевременное информирование персонала о задачах
и объеме проверки;
− за подготовку всех необходимых средств для успешного
проведения проверки;
− за предоставление по требованию аудиторов доступа
к оборудованию и необходимым материалам;
− за открытое взаимодействие с аудиторами в целях удовлетво-
рительного решения задач проверки.
13. В процессе проведения внутренней проверки аудиторы прово-
дят на проверяемых участках сбор информации путем наблюдений,
опросов и изучения документов с оформлением свидетельств аудита
о фактическом состоянии работ.
14. На проверяемых участках аудиторы осуществляют свою дея-
тельность в соответствии с планом проверки в присутствии представителя подразделения.
15. Каждое выявленное проверкой несоответствие фиксируется
в карточке учета несоответствий по форме на с. 30 и доводится аудитором до сведения руководителя проверяемого подразделения сразу
же после завершения проверки.
Руководитель проверяемого подразделения (службы) подтверждает
свое согласие с выявленным несоответствием личной подписью в карточке учета несоответствий. Копии карточек учета всех несоответствий,
оформленных за время проверки, аудитор передает руководителю проверяемого подразделения (службы).
19
В случае несогласия руководителя проверяемого подразделения
(службы) с выводами аудиторов он должен письменно представить
ПР по СМК свои мотивированные возражения.
16. После завершения проверки аудиторы оформляют отчет об итогах проверки по форме на с. 29. К отчету прикладываются карточки
несоответствий и заполненные в ходе проверки контрольные листы.
Отчет о внутренней проверке утверждает ПР по СМК.
Подлинник отчета вместе со всеми материалами проверки хранится
в службе менеджмента качества. Копия утвержденного отчета направляется
представителю руководства.
17. На основании отчета о проведенной внутренней проверке осуществляется корректировка обнаруженного несоответствия и, если необходимо, в соответствии с требованиями документированной процедуры по
п. 8.5.2 требований ГОСТ Р ИСО 9001 разрабатываются корректирующие
мероприятия.
Ответственность за своевременное принятие решений по корректировке обнаруженных несоответствий или по разработке корректирующих мероприятий в связи с любыми доведенными до сведения несоответствиями возлагается на руководителя проверенного подразделения
(службы).
18. Аудиторы контролируют своевременность выполнения предла-
гаемых корректировок или корректирующих мероприятий и проверяют
их результативность.
При положительных результатах проведения корректирующих
мероприятий аудитор, проводивший контроль, делает отметку в карточке
учета несоответствий «удовлетворительно» и ставит подпись.
19. В случае неудовлетворительных результатов корректирующих
мероприятий служба менеджмента качества планирует и предпринимает
необходимые действия для последующих проверок.
20. По результатам проверки аудитор может подготовить рекомен-
дации или предложения по совершенствованию деятельности проверяемого подразделения, которые после согласования с его руководителем
включаются в план улучшений по форме на с. 31.
21. По результатам внутренних проверок ПР по СМК докладывает
руководителю предприятия сводную ежегодную информацию для анализа,
оценки состояния и принятия решений по совершенствованию СМК.
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]