Теория и практика управления. Учебное пособие

Тема 2. Основные функции менеджмента

ваться. Это планирование направлено на повышение уровня индивидуального, организационного и общественного разви- тия предприятия и всей страны и улучшение качества жиз- ни людей.

Все планы, сформированные в процессе реализации функции планирования, можно разделить на три большие группы:

1.Планы-цели – содержат описание желаемого состояния ком- пании в целом или ее функциональных подразделений. Состав- ляются на долгосрочную перспективу, когда имеется высокий уро- вень неопределенности.

2.Планы для повторяющихся действий – обычно регламенти- руют выполнение традиционных видов работ компании в стан- дартных условиях, составляемых с учетом форс-мажорных обстоя- тельств.

3.Планы для неповторяющихся действий – как правило, со- ставляются для решения специфических проблем в конкретных сложившихся ситуациях.

При выборе формы планирования деятельности на предпри- ятии необходимо использовать следующие критерии:

● полнота планирования; ● детализация или глубина; ● точность; ● понятность и простота;

● непрерывность процесса планирования; ● гибкость и эластичность;

● учет «узких мест» или выравнивание в процессе планирова- ния;

● экономичность.

Перед процессом планирования необходимо четко определить: ● объект планирования, то есть на что будет направлен дан-

ный процесс; ● субъект планирования, кто будет его осуществлять;

● период, или горизонт планирования, то есть на какой срок будет осуществляться данный процесс;

● средства планирования, необходимые для его нормальной реализации;

31

Глава I. Теоретические основы менеджмента

●ключевые методы планирования, которые будут использо- ваться;

●процедуру согласования планов различных уровней иерар- хии и функциональной направленности1.

Контрольные вопросы

1.Что понимается под функцией в менеджменте?

2.Сколько основных функций выделяют в менеджменте?

3.Каковы основные функции менеджмента?

4.Что представляет собой планирование как функция менедж- мента?

5.Что понимается под планированием в узком смысле?

6.Что такое план?

7.К чему приводит компанию отсутствие системы планирова- ния?

8.Что позволяет осуществить система планирования?

9.На какие вопросы отвечает функция планирования в компа- нии?

10.Сколько этапов включает в себя процесс планирования? В чем заключается каждый из этих этапов?

11.Каковы основные принципы планирования?

12.Каковы основные функции планирования?

13.На какие виды делится планирование по охвату сфер деятель- ности компании?

14.На какие виды делится планирование по содержанию?

15.На какие виды делится планирование по охвату временного отрезка?

16.На какие виды делится планирование по объектам функцио- нирования компании?

17.На какие виды делится планирование по возможности внесе- ния корректировок?

1Орлов, А. И. Менеджмент [Текст] : учебник / А. И. Орлов. – Москва : Изумруд, 2003. – 275 с.

32

Тема 2. Основные функции менеджмента

18.На какие виды делится планирование по организации систе- мы планирования?

19.На какие виды делится планирование по виду временной ори- ентации?

20.Каковы основные черты реактивного планирования?

21.Каковы основные черты инактивного планирования?

22.Каковы основные черты преактивного планирования?

23.Каковы основные черты интерактивного планирования?

24.Какие бывают виды планов?

25.Каковы основные критерии при выборе формы планирова- ния?

26.Что необходимо четко определить перед процессом планиро- вания?

2.2. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА

Функция организации с точки зрения менеджмента заключает- ся в грамотном объединении управляющей и управляемой подсис- тем в единое целое, которое позволит компании эффективно функ- ционировать, при этом достигая стоящих перед ней целей.

Вцелом функция организации направлена на упорядочение деятельности сотрудников компании и ее руководства. Она позво- ляет определить, кто будет выполнять конкретные виды работ в компании и каким образом они будут выполняться.

Втеории менеджмента под организацией понимается процесс:

– определения и выбора рациональных форм разделения труда;

– распределения работ и функций между различными субъек- тами организации;

– формирования организационной структуры;

– регламентации и закрепления функций и работ;

– распределения и установления обязанностей, прав и ответ- ственности;

– подбора и расстановки персонала.

Вцелом организационная функция рассматривается в двух ас- пектах:

33

Глава I. Теоретические основы менеджмента

–как процесс проектирования и создания системы, под кото- рой понимается организация или предприятие;

–как процесс совершенствования и упорядочения созданной системы и происходящих в ней процессов.

Реализовать функцию организации можно двумя путями:

1.Административно-организационным управлением. Данный путь подразумевает создание организационной структуры, рас- пределение функций и ответственности между всеми выделенны- ми структурными элементами, установление взаимосвязей между ними.

2.Оперативным управлением. Данный путь обеспечивает до- стижение поставленных целей организации, выполнение всех за- планированных видов работ. В его основе лежит сравнение фак- тически полученных результатов деятельности с плановыми и их корректировка в случае необходимости.

Выделяют следующие принципы организации в менеджменте:

1.Принцип разделения труда. Он заключается в следующем:

вкомпании все виды деятельности должны быть сгруппированы и распределены между всеми ее подразделениями и сотрудни- ками, чтобы максимально способствовать достижению органи- зационных целей. При этом крайне важно, чтобы сотрудники, которым поручаются отдельные виды работ, имели соответству- ющую квалификацию и обладали необходимым уровнем компе- тентности.

2.Скалярный принцип. Заключается в создании в рамках всей организации цепи прямых должностных отношений менеджеров и сотрудников. Считается, что максимизация эффективности ком- муникационного процесса и процесса разработки управленческих решений достигается только при наличии отчетливой связи топ- менеджера с каждым сотрудником компании.

3.Принцип диапазона управления. Согласно данному принци- пу, для каждого руководителя существует предельное количество сотрудников, которыми он в состоянии эффективно руководить.

Таким образом, функция организации реализует два основ- ных действия: создает организационную структуру предпри- ятия, а также распределяет внутри нее полномочия и ответст- венность.

34

Тема 2. Основные функции менеджмента

Рассмотрим основные требования, предъявляемые к процессу организации:

1.Целенаправленность. Заключается в том, что вся система ор- ганизации работ в компании должна максимально способствовать достижению стоящих перед ней целей.

2.Гибкость. Система организации работ должна грамотно со- четать регламентированность и административное предписание с некоторой свободой действий сотрудников.

3.Устойчивость. Структура организации и ее основные связи должны быть выстроены таким образом, чтобы даже при серьезных изменениях состояния внешней и внутренней организационной среды были способны сохранять свою устойчивость и надежность.

4.Непрерывное совершенствование. Подразумевает проведе- ние непрерывного мониторинга состояния структуры и системы организации работ в компании и их совершенствования и коррек- тировки при необходимости.

5.Прямая соподчиненность. Каждый сотрудник организации должен иметь не менее одного непосредственного руководителя.

6.Рациональный объем контроля. Любой руководитель незави- симо от его опыта и квалификации может проконтролировать ра- боту достаточно ограниченного количества подчиненных.

7.Персональная ответственность. Руководитель несет ответст- венность за принятые управленческие решения, за результаты де- ятельности компании и ее отделов, а также за действия непосредс- твенных подчиненных.

8.Соразмерность обязанностей с ответственностью, функций с полномочиями.

9.Приоритет функции. В организации орган управления дол- жен создаваться под потребности конкретной управленческой функции, а не наоборот.

Применительно к управленческому процессу функция органи- зации включает в себя:

– закрепление видов и вариантов разделения труда между со- трудниками организации;

– создание компании как работоспособной системы;

– формирование устойчивой совокупности всех сфер деятель- ности предприятия.

35

Глава I. Теоретические основы менеджмента

Рассмотрим порядок реализации организационной функции управления:

1.Выявление целей и задач совместной деятельности людей.

2.Определение потребности в ресурсах для достижения выяв- ленных целей.

3.Установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и сроков выполнения работ.

4.Выбор способов выполнения необходимых действий и взаи- модействий людей для достижения целей.

5.Установление между людьми организационно-экономичес- ких отношений.

Содержание функции организации раскрывается через сово- купность следующих терминов:

1.Делегирование – это передача части полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполне- ние. Под полномочиями понимается ограниченное право направ- ления усилий части сотрудников на выполнение определенного круга задач и право пользования ресурсами компании. Под ответ- ственностью понимается обязательство выполнить возложенные на человека обязанности.

2.Департаментализация – это объединение родственных видов работ и функций, приводящая к созданию подразделений органи- зации. Под структурным подразделением понимается подсистема компании, выполняющая родственные виды работ и функций.

Выделяют следующие виды департаментализации:

– выделение отделов предприятия по выполняемым функциям, например производственный, финансовый отделы и другие;

– выделение отделов предприятия по продуктовому призна- ку, когда деятельность каждого функционального подраз- деления посвящена производству конкретного вида продук- ции;

– выделение отделов предприятия по потребителю, когда де- ятельность каждого функционального подразделения посвя- щена обслуживанию конкретной категории потребителей;

– выделение отделов предприятия по проектам, когда деятель- ность каждого функционального подразделения посвящена реализации конкретного проекта;

36

Тема 2. Основные функции менеджмента

–выделение отделов предприятия по каналам сбыта, когда де- ятельность каждого функционального подразделения посвя- щена обслуживанию конкретного рынка сбыта;

–выделение структурных элементов предприятия по времени, например, рабочие смены;

–выделение отделов предприятия по особенностям технологи- ческого процесса и оборудования и т. д.

3.Диапазон контроля. Количественная ограниченность воз- можностей руководителя в управлении и контроле непосредствен- ных подчиненных порождает многоступенчатость и иерархичность организационной структуры.

4.Централизация и децентрализация. Эти два понятия заклю- чаются в степени сосредоточения в руках руководителей всех уров- ней управления полномочий по принятию и реализации управ- ленческих решений. Основная проблема управления заключается

вграмотном сочетании централизации и децентрализации.

5.Регламентация. Осуществляется для формирования органи- зационных норм, регламентов, процедур, инструкций и правил. Их документальное закрепление является основным результатом организационной функции. Следует отметить, что регламентации должны подвергаться только основные виды организационной де- ятельности.

Рассмотрим основные принципы проектирования компаний.

1.Принцип системного подхода. Заключается в рассмотрении организации как системы, состоящей из взаимосвязанных и взаи- мозависимых элементов.

2.Принцип управляемости. Предполагает грамотное соотноше- ние между количеством руководителей компании и числа подчи- ненных им работников.

3.Принцип соответствия субъекта и объекта управления. Управ- ленческая структура любой компании должна формироваться исхо- дя из особенностей и потребностей объекта управления. Структур- ныйсоставорганизацииисистемафункциональныхсвязейдолжны определяться потребностями и спецификой самой компании.

4.Принцип адаптации. Структура компании должна быть гиб- кой, адаптивной и быстро реагировать на любые изменения, про- исходящие как во внешней, так и во внутренней среде компании.

37

Глава I. Теоретические основы менеджмента

5. Принцип специализации. Проектирование управленческой структуры должно реализовываться таким образом, чтобы обеспе- чить технологическое разделение труда при формировании струк- турных подразделений1.

Контрольные вопросы

1.В чем заключается функция организации в менеджменте?

2.На что направлена функция организации?

3.Что понимается под организацией?

4.С каких двух аспектов можно рассматривать организацион- ную функцию?

5.Какими двумя путями реализуется функция организации?

6.Какие выделяют принципы организации управления?

7.В чем заключается принцип разделения труда?

8.В чем заключается скалярный принцип?

9.В чем заключается принцип диапазона управления?

10.Какие два основных действия выполняет организационная функция?

11.Какие основные требования предъявляются к процессу реали- зации функции организации?

12.Что представляет собой функция организации с точки зрения управленческого процесса?

13.В какой последовательности реализуется организационная функция?

14.Через какие основные понятия раскрывается функция орга- низации?

15.Что такое делегирование?

16.Что такое полномочия?

17.Что такое ответственность?

18.Что такое департаментализация?

19.Какие виды департаментализации выделяют в настоящее вре- мя?

1Поршнева, А. Г. Управление организацией [Текст] : учебник / А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, М. А. Соломатина. – Москва : ИНФРА-М, 2003. – 295 с.

38

Тема 2. Основные функции менеджмента

20.В чем заключается диапазон контроля?

21.Что такое централизация и децентрализация?

22.Что представляет собой регламентация?

23.Каковы основные принципы проектирования организаций?

24.В чем заключается принцип системного подхода?

25.В чем заключается принцип управляемости?

26.В чем заключается принцип соответствия субъекта и объекта управления?

27.В чем заключается принцип адаптации?

28.В чем заключается принцип специализации?

2.3. КООРДИНАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА

Ключевой особенностью координации как функции менедж- мента выступает ее присутствие на всех этапах управленческого процесса. Так, например, при целеполагании она обеспечивает согласованность целей различного уровня иерархии и различной функциональной направленности; при планировании отвечает за выстраивание грамотной последовательности действий и распре- деление ресурсов при реализации составленного плана; при ор- ганизации она обеспечивает согласованность при распределении работ, полномочий и ответственности, грамотную расстановку кад- ров, рациональное распределение ресурсов; при контроле она от- вечает за выбор ключевых отклонений и определяет очередность проведения корректирующих действий.

В целом функция координации призвана обеспечить непрерыв- ность и бесперебойность управленческого процесса. Ее основной задачей выступает достижение согласованности в работе всех фун- кциональных подсистем организации за счет установления рацио- нальных коммуникационных связей между ними. Таким образом, данная функция обеспечивает устойчивость компании и ее целост- ность.

Координация – это процесс распределения работ и функций во времени, обеспечение взаимодействия между всеми функциональ- ными подсистемами компании, для достижения общеорганизаци- онных целей.

39

Глава I. Теоретические основы менеджмента

Другими словами, данная функция способствует объединению усилий и стремлений отдельных сотрудников компании в одно групповое усилие и обеспечению его эффективности и результа- тивности.

В самом общем виде функция координации предполагает обес- печение:

–согласованности и единства основных управленческих функ- ций;

–согласованности действий между менеджерами и сотрудни- ками компании;

–согласованности сроков выполнения всего комплекса работ и функций компании;

–согласованности функций и действий сотрудников компании с функциями и действиями субъектов внешней среды, с кото- рыми взаимодействует компания в процессе своего функцио- нирования;

–оптимального разделения труда внутри организации на всех уровнях иерархии.

Функция координации реализуется посредством двух типов процедур:

–приказовираспоряженийприосуществлениинепосредствен- ного руководства деятельностью;

–норм и правил.

В рамках организации функция координации реализуется пу- тем проведения совещаний междуперсоналом компании иееруко- водителями, различного рода согласований, увязки исполнителей с конкретными видами работ, составления различных графиков и планов.

Следует отметить, что потребность в координации тем выше, чем теснее взаимозависимость между функциональными подраз- делениями компании и выше степень разделения труда. Потреб- ность в координационной функции возрастает с ростом размеров организации. Если организация является небольшой и в ней рабо- тает 2–3 человека, то координация практически не требуется.

Рассмотрим классификацию видов координации.

1. По характеру выделяют следующие виды координации:

–превентивная, направлена напредвидение трудностей ипро- блем, которые могут возникнуть. При таком виде координа-

40