Курс по контролю и ревизии

27Второйэтап предварительнойподготовкиревизии

Организационные вопросы — второй этап подго-

товки ревизии. Составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов: журнала регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов. Если в программе не были предусмотрены бланки документального оформления ревизии, то они разрабатываются во время подготовки ревизии.

Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия предусматривает участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д. Руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением материалов ревизии, представительствует в соответствующих службах и организациях. Приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии, оформляется состав участников ревизии. Ревизоры готовят проект приказа генерального директора о начале работы ревизионной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого — документы, удостоверяющие его личность.

Завершается подготовка ревизоров к ревизии инструктивным совещанием, которое проводит руководительревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизиинаосновныевопросы, которыенеобходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и ответить на его вопросы. На совещании проверяется готовность ревизоров к ревизии. Если выяснится, что участники ревизии плохо знаютнеобходимые нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более тщательно подготовиться.

Ревизоры для обеспечения конфиденциальности информации, полученной в ходе ревизии, но не до конца выверенной, должны пользоваться не зависящими от проверяемого средствами связи. Помещение, которое занимают ревизоры, должно опечатываться и сдаваться под охрану.

28Третийэтап предварительнойподготовкиревизии

Ознакомление с объектом ревизии — это следую-

щий шаг в процессе организации ревизии. Немаловажное значение для успеха ревизии име-

ет ознакомление со структурой управления органи-

зации, данные о которой могут содержаться в приказах по основной деятельности или в документах совета директоров. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие ее учетного и финансового органов, службы сбыта и снабжения, роль коллегиальных органов управления (совета директоров, правления и др.)

Во время предварительного знакомства следует уяснить систему документооборота. Первый доку-

мент, который требуется прочесть, — номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных ресурсов.

Сопытнымработникоморганизациинужнопройти по цехам и складским помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предварительного обследования организации ревизор должен вникнуть в технологию работы, территориальное расположение мест хранения и отгрузки материальных ценностей.

Бухгалтерия во многих организациях создана по одному принципу: в ней выделяются отделы

реализации, материальный, производственный,

расчетный. В отделе реализации накапливаются сведения о готовой продукции организации, ее поступлении из подразделений (цехов) и отгрузке покупателям. В материальном отделе аккумулируются данные о закупках сырья и материалов, их движении. В производственном отделе собираются сведения о затратах на производство, фактические калькуляции. В расчетном отделе определяются размеры заработной платы, начислений и удержаний. Важно установить, в каком отделе ведутся расчеты по кассе, расчетному и валютному счетам, ценным бумагам, в том числе векселям, кто и как оформляет взаимозачеты.

Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).

29Проведениепроверки всоответствииспрограммой

Ревизорворганизациисвоейработыруководствуется программой проверки. После предварительного ознакомления с объектом ревизии, он приступает к проведению контрольно-ревизионных мероприятий на ее основании.

На начальном ознакомительном этапе ревизор только знакомился со структурой управления хозяйствующего субъекта, а теперь он проверяет соблю-

дение общегосударственныхилокальныхнорм при формировании уровней управления.

Работа ревизора начинается с проверки организационных документов, которые являются основополагающими в деятельности любой организации и обладают высшей юридической силой. Они содержат нормы административного права и служат правовой основой деятельности организации.

Далее работа организуется в соответствии с программой. При условии участия в ревизионном процессе нескольких ревизоров, их работа проходит параллельно, в соответствии с зафиксированными в программе вопросами, сроками, исполнителями. В процессе ревизии должен осуществляться надзор за работой бригады ревизоров на всех уровнях и стадиях проверки. Старший из состава группы знакомитсястем, какосуществляетсяработасдокументацией. Надзорявляетсягарантомдостиженияцелей ревизии и качественного выполнения работы. Надлежащий контроль и надзор должен осуществляться во всехслучаях, независимо откомпетенции отдельных ревизоров. Надзор осуществляется как за сущностью, так и за методами проведения ревизии. Это делается для того, чтобы состав группы имел четкое

представление о плане ревизии, ревизионные действия проводились в соответствии со сложившейся практикой, соблюдался план проведения ревизии, ревизионный отчетсодержал необходимые выводы, рекомендации и заключения.

Одна из качественных характеристик документов по планированию (программы и плана ревизии) — гибкостьимобильность. Сэтойточкизрения, содной стороны, ревизор должен проводить ревизию в соответствии с программой, а с другой, он выступает инициатором изменения этой программы.

30Источникиполученияинформации дляпроведенияревизии

Информация может поступать как в устном, так и в письменном виде. Необходимо отметить, что все, что поступает ревизору в устном порядке, должно находить свое отражение и в письменной форме, быть заверено документально. Помимо беседы с работником, ревизору необходимо получить и письменный ответ на поставленный вопрос. Данный подход абсолютно оправдан и по отношению к ревизионномупроцессу. Содной стороны, ревизор можетиспользоватьинформацию, предоставляемую как в письменном, так и в устном виде (при проведении опросов) в процессе всестороннего изучения поставленного вопроса, но делать заключительные выводы он может руководствуясь только информацией, зафиксированной в документах.

Документ (лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство):

1)деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события;

2)информация, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющие официальный характер

иподлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

Документы, служащие носителями информации, можно классифицировать по отношению к предприятию на внешние (поступившие от другой организации или направляемые в другую организацию, например: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, платежныепоручения

ит.п.), составляемые корреспондентами предприя-

тия, и внутренние (составляемые и утвержденные на предприятии его сотрудниками и администраторами, например: накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетноплатежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы, товарные отчеты, авансовые отчеты подотчетных лиц). Каждый документ должен очень тщательно исследоваться в двух аспектах: по форме и содержанию.

Приклассификацииматериалов, которыевыступают источником информации, можно выделить такие виды, как официальные (документы, составленные, выданные или находящиеся в обороте учреждений, организаций и предприятий и отвечающие определеннымтребованиям) и неофициальные (все остальные документы, по своему назначению они могут удостоверять какие-либо права или факты, содержать определенные сведения). Если к первому виду внимание ревизоров очень пристальное, то вторые могут остаться незамеченными. Однако их выделяют в отдельный метод документального контроля: исследование неофициальных материалов.

31 Методыдокументальногоконтроля

Отдельное контрольно-ревизионное действие принято называть методом. К таким методам могут бытьотнесенысверка, сличение. Подобныйконтроль необходим для сопоставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции. При этом возможно сопоставление:

1)документов, отражающихнепосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (сопоставление материального отчета о расходе сырья и материалов с данными карточек складского учета);

2)документов, отражающих хозяйственную операцию, с документами, оформление и содержание которых обусловливается непосредственно первичными документами (включение в акт выполненных работтаких объемов, на которые не оформлены наряды, и пр.);

3)регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие фиктивных записей, сделанных с целью сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

Специалисты выделяют нормативную проверку содержания отдельного документа, которая предусматривает его изучение с точки зрения соответствия действующим законам, нормативным актам, инструкциям, правилам, ГОСТам, ОСТам, ТУ, нормам расхода сырья, правильности применения расценок, размера налогов и т.п., а также целесообразности,