Курс по контролю и ревизии

82 Положениеоперсоналеорганизации

Положение о персонале организации — програм-

мный документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда

вкомпании, основные права и обязанности компании и ее персонала. При этом в Положении о персонале организации не только перечисляются принципы корпоративной культуры, но и указываются механизмы приведения их в действие — взаимные права и обязанности персонала и руководства, ответственность организации перед персоналом, и наоборот. Таким образом, Положение о персонале организации — это документ, в котором формулируется социально-трудовая идеология организации

вотношении своего персонала и закладываются основы корпоративной культуры.

Положение о персонале организации — документ,

заимствованный из зарубежной практики регулирования трудовых отношений. Активное его внедрение в российских компаниях началось в 90-е годы ХХ века. Прежде этот документ заменяли Правила внутреннего трудового распорядка. Следует отметить, что по своему назначению и структуре эти документывомногомсхожи. ОднакоПоложениеоперсонале организации более детально регламентирует трудовые отношения компании и ее работников.

Данныйдокументвключаетвсебяследующиераз-

делы.

Общие положения: цель разработки положения; правовая база содержания документа; конституционные гарантии персонала.

Порядок найма и высвобождения персонала:

прием на работу; необходимые документы; приказ

о приеме; условия работы; инструктаж по технике безопасности; права и обязанности работника; перспективы карьеры; перевод на другую должность; порядок расторжения трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе администрации.

Основные обязанности персонала: круг обязан-

ностей определяется в соответствии с должностной инструкцией.

Основные обязанности администрации: обязан-

ности, выполняемые в соответствии с законодательством, — совершенствование организации труда персонала, форм и методов оплаты; соблюдение норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и т.п.

Рабочее время и его использование: начало и окончание работы; перерывы в работе; формы и организация контроля рабочего времени; порядок предоставления отпусков и т.п.

Поощрения за успешные результаты работы:

виды поощрений в соответствии с различными трудовыми показателями, в том числе разработка и внедрение рационализаторских предложений; повышение производительности труда; качественное выполнение должностных обязанностей.

Ответственность за нарушение трудовой дисци-

плины: виды нарушений трудовой дисциплины; порядок их фиксации и соответствующие санкции. Положения разрабатываются на основе типовых положений с учетом специфики каждой организации.

83 Инструкция

Инструкция — это правовой акт, устанавливаю-

щий правиладеятельности подразделений, служб и должностных лиц (в последнем случае— должност-

ная инструкция). Инструкция является нормативным актом, который рассчитан на длительное применение, поэтому она не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения. Инструкции подлежат обязательному утверждению специальным распорядительным актом или подписью руководителя в грифе утверждения.

Должностная инструкция — это документ, в кото-

ром определены обязанности, права, ответственностьи взаимоотношения со смежными сотрудника-

ми данной организации. Должностная инструкция

утверждается руководителем организации, подписывается руководителем структурного подразделения, издается в двух экземплярах. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления подписывается принимаемым сотрудником и остается у администрации (в отделе кадров), второй экземпляр выдается для работы и контроля.

Должностные инструкции бываюттиповыми, примерными и индивидуальными.

Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц и носят обязательный характер. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими ор-

ганами. К ним относят квалификационный спра-

вочник должностей руководителей, специалистов

и служащих (общеотраслевые квалификационные характеристики).

Должностная инструкция включает в себя следующие разделы.

Общие положения: порядок назначения на должность; подчиненность; руководящие нормативные документы; требования к образованию и опыту практической работы и т.д.

Функции: основные обязанности.

Должностные обязанности: подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с основными обязанностями.

Права: использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции; право вносить предложения по совершенствованию работы на данном участке.

Ответственность: по содержанию должностных обязанностей.

Взаимоотношения, связи по должности: с долж-

ностными лицами; структурными подразделениями; сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации.

Организация работы и критерии оценки деятель-

ности: в соответствии с правилами внутреннего распорядка организации; реальными показателями и результатами должностных лиц; решением аттестационной комиссии.

84 Регламентиштатноерасписание

Регламент — это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации,

коллегиального или совещательного органа.

Штатное расписание — это документ, определяю-

щий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

1)позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);

2)закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

3)позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;

4)устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

5)облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Оформленное штатное расписание подписывает руководитель кадровой службы или лицо, на кото-

рое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

Штатное расписание организация разрабатывает самостоятельно. В грифе «Утверждаю» содержится информация о количестве штатных единиц и месячном фонде заработной платы данной организации нагод. Внесениеизмененийвштатноерасписаниеи

его утверждение проводятся на основании приказа руководителя организации.

Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания — штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения— фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности— закрытый или вакантный.

85 Распорядительныедокументы

Распорядительные документы позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Процедураизданияраспорядительногодокумента включает следующие стадии:

1)инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2)сбор и анализ информации по вопросу;

3)подготовка проекта распорядительного документа;

4)согласование проекта распорядительного документа;

5)внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6)принятие решения (подписание документа);

7)доведение распорядительногодокументадо исполнителей.

Постановление — это правовой акт, применяемый органами власти.

Решение— это правовой акт, принимаемый коллегиальнымиисовещательнымиорганами. Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами. Указание — это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов. Ключевые слова в указаниях— «обязываю», «предлагаю». Право подписи указаний делегируются руководителем

своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Приказ— это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия. В деятельности организации различаются

приказы по основной деятельности и личному со-

ставу. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации организации или ее структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельныхслучаяхприказ можеткасаться широкого круга организаций идолжностныхлиц независимо от их подчиненности.

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издаются также по вопросам частного характера.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

86 Информационнодокументация -справочная

Протокол — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Заголовок к тексту протокола— это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание,

заседание). Текст протокола состоит из двух частей:

вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствующие (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), повестка дня. Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют большое значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом. В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещаниивопросы. Протоколымогутиметьполную и сокращенную формы.

Выписка из протокола — это документ, содержа-

щий элементы протокола, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Докладная записка— это документ, адресованный руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственнуюдеятельностьорганизации, с выводами и предложениями составителя.

Предложение — это разновидность докладной записки.

Объяснительнаязаписка—этодокумент, вкотором работникорганизацииобъясняетпричиныневыпол-

нения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Заявление — это документ, адресованный должностномулицу и содержащий просьбу работника. Акт — это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.д.).

Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо вопросу или документу.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Перечень — это документ, в котором приведено систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.

Списки — это документы, которые составляются в целях регистрации или информирования и оформляются по тем же правилам, что и перечни.