Курс по контролю и ревизии

87Документооборот

Ворганизациях различают три потока документов: входящие — поступающие из других организаций; исходящие — создаваемые в организации и отправляемые в другие организации; внутренние — используемые работниками организации в управленческом процессе.

Существуют следующие формы работы с документами.

Централизованная система работы сдокументами характерна для организаций с большим объемом документооборота.

Децентрализованная форма работы с документа-

ми, как правило, распространена в территориально разобщенных организациях.

Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется

вкрупных организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

По объему документооборота организации при-

нято делить на следующие категории:

1)с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

2)с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;

3)с объемом документооборота от 10 000 до 25 000 документов в год;

4)с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Государственной системой документационного обеспечения управления установлен обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

1)автор документа (корреспондент);

2)наименование документа;

3)дата документа;

4)номер документа;

5)дата поступления документа в организацию (для входящихдокументов);

6)номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящихдокументов);

7)заголовок документа и его краткое содержа-

ние;

8)резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

9)отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Сроки исполнения документа исчисляются в ка-

лендарных днях с момента подписания (утверждения) документа.

Контроль исполнения включает: постановку до-

кумента на контроль; проверку своевременного

доведения документа до исполнителя; проверку

ирегулирование хода исполнения документа; учет

иобобщение результатов контроля исполнения документа; информирование руководителя.

88 Номенклатурадел

Номенклатура дел — это систематизированный

перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации, структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов организаций, характер деятельности и состав документов которых типичные. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые— обязательный.

Ревизор начинает проверку эффективности си-

стемы управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления. Из номенклатуры дел берутся сведения о месте хранения нормативных актов организации.

Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Первым фактическим действием ревизора по проверке эффективности управления может стать выборочная проверка соответствия фактических дел и папок утвержденной номенклатуре дел.

Ревизор обязан проверить наличие нормативных организационных документов. Перечень имеющихся в наличии положений и инструкций выверяется по перечню должностей и отделов, содержащихся в штатном расписании. Ревизор проверяет порядок введения в действие организационных документов: соблюдение сроков, формы документов, полномо-

чие подписей и грифов утверждения, порядок знакомства с организационными документами должностныхлиц и других работников организации.

Проверка по существу организационных документов: устава, положений, инструкций и прочих — означает их выверку на соответствие российскому законодательству. Положения о структурных подразделениях и инструкции проверяются на их соответствие решениям совета директоров или правления организации. Кроме того, проверка по существу положений и инструкций означает их изучение с точки зрения здравого смысла.

Особое внимание следует обратить на то, какие обязанности прописаны в правовыхдокументах организации, какая ответственность предусмотрена за их невыполнение.

Составив перечень полномочий и обязанностей, которыепрописаныворганизационныхдокументах, ревизор может приступить к изучению законности решений должностныхлиц.

Все распорядительные документы проверяются по форме на их соответствие правилам делопроизводства.

Обязательнойпроверкеподвергаетсясистемаконт-

роля исполнения решений, действующая в организа-

ции.