Государственные проверки

некоторых регионах утверждены рекомендуемые формы. Вести такой журнал необязательно.

Если организация или коммерсант не делают этого, их не оштрафуют. Факт отсутствия журнала контролеры занесут в акт, который они составят по результатам проверки.

Обычно о плановой проверке инспекторы предупреждают организацию за день-два до ее начала. Но контролеры могут явиться и без предупреждения, если посчитают, что компания успеет замести следы, в противном случае результаты мероприятия будут неэффективными.

Плановая проверка может быть комплексной. В этом случае инспектор смотрит, как в организации соблюдается трудовое законодательство в целом. Под углубленную проверку попадут выбранные разделы трудового законодательства. Это может быть, например, оплата труда, соблюдение техники безопасности и т.д.

Внеплановые проверки проводятся с целью контроля исполнения предписаний об устранении выявленных нарушений, а также в случаях:

- получения информации о возникновении аварийных ситуаций, о выходе из строя сооружений, оборудования, которые могут непосредственно причинить вред жизни,

здоровью людей, окружающей среде и имуществу граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

- возникновения угрозы здоровью и жизни граждан, загрязнения окружающей среды,

повреждения имущества, в том числе в отношении однородных товаров (работ, услуг)

других юридических лиц и (или) индивидуальных предпринимателей;

- когда сотрудники, партнеры или клиенты подают жалобу на компанию, утверждая,

что их права и законные интересы были нарушены из-за действий (или бездействия)

конкретной фирмы. При этом обвинения не могут быть голословными, заявители обязаны подтвердить их документами или другими наглядными доказательствами.

Иногда причиной, по которой контролеры появляются в офисе фирмы, служит информация, полученная от налоговых органов или внебюджетных фондов. В таких случаях трудовые инспекторы могут прийти в организацию вместе с сотрудниками этих ведомств:

налоговыми инспекторами или, например, проверяющими соцстраха.

"Сигналы" от бывших работников не редкость. Практика показывает, что в 90

процентах случаев трудовые инспекторы приходят с проверкой по жалобе работника,

которого фирма чем-то "обидела". На такие жалобы трудовые инспекторы реагирует немедленно, не предупреждая руководство компании о предстоящем визите, они не вправе сообщать работодателю, кто именно на него пожаловался (ст. 358 ТК РФ). Они не могут сделать это до тех пор, пока заявитель письменно подтвердит намерение раскрыть свою личность.

141

Мероприятия по внеплановым проверкам могут проводиться также по мотивированному решению руководителя региональной инспекции труда или его заместителя. В решении о проверке обязательно должны быть указаны причины и сроки внеплановой проверки.

Проверка проводится по распоряжению (приказу) руководителя местной трудовой инспекции. Причем конкретная форма этого документа не установлена. В каждом регионе существует свой образец. Но в нем обязательно должны быть указаны имя и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение мероприятия по контролю; наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, в отношении которых проводится мероприятие по контролю; цели, задачи и предмет мероприятия по контролю; даты начала и окончания мероприятия по контролю.

Придя в организацию, контролеры обязаны показать свои служебные удостоверения и распоряжение о проведении проверки. Если проверяющие не предъявили эти бумаги, их можно не впускать.

Как правило, проверку проводит один инспектор. В случае если в организацию пришло несколько человек, обязательно необходимо выяснить, все ли они указаны в распоряжении. Проверять фирму может только тот инспектор, чья фамилия содержится в этом документе. Контролерам, которые не указаны в распоряжении, можно отказать в проходе на территорию компании.

Также не лишним будет позвонить в трудовую инспекцию и выяснить, действительно ли проверяющие были направлены в компанию с проверкой. В последнее время участились случаи, когда под видом трудовых инспекторов в фирмы наведывались лжеконтролеры или бывшие сотрудники инспекции, утратившие свои полномочия. Поэтому полезно сделать ксерокопии всех предъявленных инспекторами документов. Если по каким-то причинам это невозможно, нужно хотя бы записать данные проверяющих.

Если с документами контролеров все в порядке, проверяющих следует впустить. В противном случае трудовой инспектор вернется уже с милицией или представителем прокуратуры. А работника (либо его начальника), не впустившего контролера, могут и оштрафовать.

Во время проверки нужно обращать внимание на вопросы, которые задают инспекторы. Допустим, что в предписании указан предмет проверки - правильность расчета компенсаций при увольнении. В этом случае контролеры не вправе проверять, соблюдает ли фирма нормы охраны труда (ст. 8 Закона № 134-ФЗ).

142

В общем случае продолжительность ревизии не должна превышать один месяц. Если контролерам требуется выполнить дополнительные процедуры, например экспертизу, срок проверки могут продлить также не более чем на месяц.

Работодатели должны знать, что при проведении мероприятий по контролю должностные лица органов государственной инспекции труда не вправе:

-проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к компетенции данного органа;

-осуществлять плановые проверки в случае отсутствия при проведении мероприятий по контролю должностных лиц или работников проверяемых юридических лиц или индивидуальных предпринимателей либо их представителей;

-требовать представление документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы документов, относящихся к предмету проверки;

У инспекторов есть не только права, но и обязанности. Они перечислены в ст. 11 Закона № 134-ФЗ. Контролеры должны:

-соблюдать законные интересы фирм и коммерсантов;

-позволять представителям компании присутствовать при проведении ревизии, а также давать разъяснения по вопросам, которые относятся к проверке;

-сообщать руководителю фирмы или его представителю необходимые им данные о проверке (за исключением сведений о том, кто подал жалобу и спровоцировал ревизию);

-наказывать виновных в случае, если обнаружили нарушения.

Что обычно проверяют?

В первую очередь трудовые инспекторы запросят учредительные документы организации. Затем им понадобится кадровая документация. Контролеров будет интересовать, заключены ли трудовые договоры с работниками, ведет ли фирма учет трудовых книжек и вкладышей к ним, где и как их хранят. Также проверяющие сверят записи в трудовых книжках с приказами о приеме в компанию, о назначении на новую должность или переводе на другую работу. Индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников только с 06.10.2006г. (введено законом 90-ФЗ). Однако в письме Минздравсоцразвития РФ от 30.08.2006 № 5140-17 разъяснено, что поскольку законодатель не утвердил переходных положений относительно порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу федерального закона 90-ФЗ, в трудовую книжку работника в этом

143

случае следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это в интересах работника.

Учет труда и заработной платы в организации основывается на первичных документах, формируемых в конкретной организации.

В этот перечень входят следующие документы:

-структура и штатное расписание организации;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-положение о персонале;

-положение о кадровой службе;

-положения о структурных подразделениях;

-должностные инструкции;

-положение об аттестационной комиссии;

-личные дела работников;

-личные дела уволенных работников;

-приказы по личному составу и по отпускам;

-приказы по основной деятельности;

-трудовые договоры;

-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

-книга регистрации приказов (по личному составу, по отпускам);

-трудовые книжки работников;

-личные карточки работников формы Т-2;

-договоры о материальной ответственности;

-перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации;

-табели учета рабочего времени;

-графики отпусков;

-листки временной нетрудоспособности;

-номенклатура дел;

-и другие внутренние документы организации.

Инспекторы требуют, чтобы все документы кадрового учета были оформлены по унифицированным формам. Кроме того, контролеры могут потребовать не только кадровые,

но и бухгалтерские документы. Например, проверяя сроки выплаты заработной платы,

трудовые инспекторы вправе запросить платежную ведомость. Если же поводом проверки послужил несчастный случай, основное внимание ревизоры уделят документам по охране труда.

144

В зависимости от тематики проверки будут истребованы следующие документы:

В состав кадровой документации входят следующие документы:

-трудовой договор,

-приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1),

-личная карточка работника (форма № Т-2),

-личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС (МС),

-штатное расписание (форма № Т-3),

-учетная карточка научного, научно - педагогического работника (форма № Т-4),

-приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5),

-приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6),

-график отпусков (форма № Т-7),

-приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8),

-приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9),

-командировочное удостоверение (форма № Т-10),

145

-служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а),

-приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

должны применяться следующие формы:

-табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12),

-табель учета рабочего времени (форма № Т-13),

-расчѐтноплатежная ведомость (форма № Т-49),

-расчѐтная ведомость (форма № Т-51),

-платѐжная ведомость (форма № Т-53),

-журнал регистрации платѐжных ведомостей (форма № Т-53а),

-лицевой счет (форма № Т-54),

-лицевой счет (свт) (форма № Т-54а),

-записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60),

-записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61),

-акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, а по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Трудовые и гражданско-правовые отношения При проверке правильности оформления трудовых отношений, проверяющие

обращают внимание на следующие моменты.

1.Зачислен ли работник, который работает по гражданско-правовому договору, в штат компании. Причина: к штатному персоналу относятся лишь сотрудники, которые работают по трудовому договору или по совместительству. Человек, с которым заключен договор подряда, в штат предприятия входить не должен.

2.Подчиняется ли работник правилам внутреннего трудового распорядка. Причина: лицо, которое работает по гражданско-правовому договору, не выполняет установки

146

внутреннего распорядка организации. Работник трудится в режиме, который определяет себе

сам.

3.Обеспечивает ли фирма работнику, с которым заключен гражданско-правовой договор, условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. Причина: подрядный рабочий самостоятельно организует свое рабочее место и обеспечивает условия труда.

4.Дает ли работодатель работнику, который работает по гражданско-правовому договору, гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. Например,

оплачиваются ли ему больничные. Причина: работнику, который трудится по договору подряда, не полагаются социальные гарантии.

Если проверяющие обнаружат, что некоторые лица работают по гражданско-

правовым договорам, но на условиях трудового контракта, то на выплаченные им суммы будет доначислена часть ЕСН, которая зачисляется в ФСС РФ. Кроме того, на руководителя организации будет наложен штраф за нарушение трудового законодательства.

В договоре гражданско-правового характера нельзя указывать должность работника.

Например, вместо того чтобы написать, что работник выполняет обязанности бухгалтера, в

договоре подряда нужно указать, что исполнитель оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета. Договор не должен содержать информацию об обязанности работников соблюдать трудовой распорядок или выполнять требования руководителя. Не нужно прописывать условия оплаты труда, например, о том, что работнику полагается должностной оклад, какие-либо надбавки. В договоре гражданско-правового характера не должно быть пунктов, которые предусматривают компенсации за вредные условия труда,

социальные гарантии.

Подрядный работник не должен придерживаться режима труда и отдыха, который установлен в данной организации. Поэтому в договоре не надо прописывать условия,

которые устанавливают порядок работы такого лица.

Проверки выплаты заработной платы

ТК РФ жестко устанавливает только два основных требования в отношении заработной платы. Первое – заработная плата не может быть меньше, чем определенный федеральным законом минимальный размер оплаты труда. Второе – необходимо соблюдать определенную ТК РФ периодичность выплаты заработной платы.

Месячная заработная плата работника, отработавшего за определенный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). Федеральным законом от 29.12.2004 г.

147

№ 198-ФЗ установлено поэтапное повышение МРОТ. Так, с 1 сентября 2007 года МРОТ составляет 2300 рублей в месяц.

При этом в величину МРОТ не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, а также выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

Вместе с тем положение ТК РФ (ст. 133) об обязательном соответствии размера МРОТ величине прожиточного минимума трудоспособного человека носит чисто декларативный характер. Государство пытается решить проблему повышения МРОТ за счет бюджетов субъектов РФ, а также за счет средств коммерческих организаций.

Статья 136 ТК РФ гласит, что заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный Правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем, выплата заработной платы производится накануне этого дня. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. При увольнении работодатель обязан выплатить работнику следующие суммы:

-оплату за фактически отработанное в расчетном месяце время;

-компенсацию за неиспользованный отпуск (при наличии таких обстоятельств);

-выходное пособие (в том случае, если это предусмотрено законодательством, либо коллективным или трудовым договором).

Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).

ТК РФ предусматривает каждые полмесяца выдавать работникам именно заработную плату, а не аванс с последующим окончательным расчетом. Табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13), утвержденный постановлением Госкомстата России от

05.01.2004г. № 1 позволяет учитывать фактически отработанное время за первую половину месяца, а затем за вторую.

Вместе с тем требование трудового законодательства о выплате зарплаты два раза в месяц в период рыночной экономики далеко не всегда выполняется. Многие работодатели знают, что тем самым подвергают себя опасности быть привлеченными к административной ответственности.

148

Некоторые "осторожные" работодатели собирают заявления от работников об их добровольном отказе от получения заработной платы два раза в месяц. После чего с чистой совестью издают приказ по организации о выплате зарплаты один раз в месяц "по желанию трудящихся". Однако такой приказ будет признан контролирующими органами недействительным, поскольку он противоречит нормам ТК РФ. В соответствии со ст. 8 ТК РФ локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными.

Разоблачение "серых" зарплат

С 2006 г. все налоговые органы России в обязательном порядке начали бороться с зарплатами "в конвертах". Причем ФНС России поручила региональным ведомствам

"обелить" зарплаты до прожиточного минимума. Для этого во многих субъектах РФ были созданы специальные межведомственные комиссии в которые включались представители федеральной инспекции труда.

Система работы межведомственных комиссий достаточно проста. По годовой отчетности налоговики выявляют организации, где зарплата работников ниже прожиточного минимума. А потом вызывают к себе на беседу руководителя и главного бухгалтера такой компании. Работодателя просят объяснить, почему он не может поднять оплату труда. Также на комиссии налоговики объясняют все отрицательные стороны "теневых" зарплат. Проще говоря - чиновники "давят на психику" работодателя и это дает эффект.

Развернутая в СМИ разъяснительная работа помогает формировать негативное общественное мнение в отношении зарплат "в конвертах". Обычные сотрудники организаций звонят по телефонам "горячей линии", чтобы их работодателей тоже вызвали

"на ковер".

Однако законодательных оснований требовать от работодателей повышения зарплаты до прожиточного минимума у трудовых инспекторов нет. И они сами это прекрасно понимают. Вызывая работодателей, инспекторы пытаются решить проблему уговорами, а

иногда и просто "наездами" и угрозами о том, что если повышения заработной платы не последует, то в ближайшее время в таких фирмах начнут проводиться проверки.

Чтобы не иметь дополнительных проблем, работодателям стоит заранее позаботиться о повышении уровня оплаты труда работников до прожиточного минимума.

Результаты проверки

Трудовое законодательство РФ обязывает работодателя документально оформлять отношения с работником, в частности: оформить трудовой договор (ст. 67 ТК РФ) и приказ о

149

приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), вести учет времени отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ), ежегодно утверждать графики отпусков (ст. 123 ТК РФ) и т.п. Отсутствие соответствующих документов, а также выявление других нарушений трудового законодательства может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.

В то же время при исчислении ряда налогов затраты, связанные с производством, принимаются для уменьшения налоговой базы при условии их документального подтверждения. И если проверки соблюдения трудового законодательства не так уж часто проводятся, а штрафы за трудовые нарушения не столь велики, то небрежность в кадровом делопроизводстве может серьезно отразиться на финансовом благополучии организации при налоговых проверках.

Общие требования к оформлению первичных документов предусмотрены в законе о бухучете от 21.11.1996г. № 129-ФЗ. За отсутствие первичных документов по учету труда и его оплаты (если на основании этих документов организация производит те или иные расходы, влияющие на формировании налоговой базы по налогу на прибыль, НДС, НДФЛ, ЕСН) организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета (штраф может составить более 15000 руб.)

Такая ответственность возможна и при отсутствии занижения налоговой базы, а просто за отсутствие таких первичных документов как: приказ о приеме, приказ о переводе, приказ о предоставлении отпуска, приказ об увольнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, табель учета рабочего времени, расчетно-платежная (расчетная) ведомость либо платежная ведомость, записка-расчет о предоставлении отпуска, записка-расчет при увольнении работника, акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному для выполнения определенной работы.

Обнаружив недочеты, проверяющие отразят их в акте проверки и выдадут предписание об их устранении. Этот документ составляется в двух экземплярах. Первый из них, с копиями приложений (протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников), получает работодатель. Второй остается у проверяющих.

Если руководители фирмы быстро устранят допущенные ошибки, инспекторы могут прекратить производство по делу. В противном случае контролеры привлекут руководителя и/или организацию к административной ответственности.

Ответственность за нарушение трудового законодательства установлена ст. ст. 5.7,

5.27 - 5.34, 5.39 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ).

150