Основы делового общения на французском языке. Учебное пособие

Toute correspondance et communication nécessitent une certaine hiérarchie. Par conséquent, un subordonné veille à être déférent et un directeur ou un chef, bienveillant. De plus, une lettre nécessite toujours un respect relatif aux différences d’âge et de sexe. Même entre égaux, il est nécessaire d’observer une courtoisie polie. Dans une lettre d’affaires, il faut éviter les tournures familières.

Les abréviations. N’abusez pas des abréviations. Dans une lettre écrite en français, il est recommandé d’écrire les mots en entier afin d’être compris immédiatement. «Monsieur», «Madame», «Mademoiselle» et leurs pluriels s’écrivent en abrégés (M., Mme, Mlle, MM., Mmes, Mlles) devant un nom propre. Il faut éviter toutes les abréviations peu usuelles.

La date. N’omettez jamais de dater vos lettres, soit au commencement, soit à la fin. La date au commencement est préférable pour lettres d’affaires. En Europe, comme en Russie, la date est tapée de la manière suivante: 23/06/2017 (jour/mois/année). Exemple: Metz, le 23 juin 2017.

2. Voici un exemple d'une lettre (demande de références). Etudiez le contenu de la lettre.

En-tête

lieu, date

vedette

Objet: demande de références

Cher Professeur Ploërmel,

J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance l’obtention d’une lettre de recommandation. En effet, il y a deux semaines, j’ai posé ma candidature pour le poste de _______ auprès de _______ et mes qualifications ont retenu l’attention du directeur qui aimerait connaître votre opinion au sujet de mon travail et de mes recherches.

J’ai enseigné sous votre direction de septembre 1994 à juillet 1996, et en même temps, j’ai fait des recherches sur _______ ce qui m’avait permis de publier un article au sujet de _____.

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Je vous saurais gré de bien vouloir faire parvenir dès que possible les renseignements me concernant à m. _______. Ci-joint, vous trouverez une enveloppe timbrée avec l’adresse de l’école en question.

Je vous prie de m’excuser pour tout dérangement. Avec mes remerciements anticipés, je vous prie d’agréer, cher Professeur Ploërmel, l’expression de mes sentiments les plus reconnaissants.

Roman Bonaventure

L’en-tête, qui identifie l’expéditeur de la lettre se compose des éléments suivants: le logo, la raison sociale, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse électronique. Ces éléments sont placés dans la partie supérieure de la page et présentés les uns sous les autres ou en ligne continue:

nom adresse

numéro de téléphone email, etc.

Le lieu et la date sont des informations essentielles dans la lettre d’affaires. Ils figurent dans l’angle supérieur droit et ne sont pas abrégés. La date est généralement placée au troisième ou quatrième interligne sous l’en-tête. La date peut être précédée du lieu d’origine qui est alors suivi d’une virgule et de l’article «le». Le mois ne commence pas par une majuscule. Il n’y a pas de ponctuation finale. La date n’est pas abrégée.

Rennes, le 10 septembre 2017

La vedette (ou la suscription). Le nom, le titre et l’adresse du destinataire s’inscrivent contre la marge de gauche, quatre interlignes plus bas que les mentions de lieu et de date. Le nom et le titre du destinataire doivent être respectés, et aucun mot ou nom ne doit être abrégé.

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Vedette:

Monsieur René Chateaubriand 1 rue du Château

35270 Combourg Ille et Vilaine France

Mentions qui suivent la vedette.

-La mention « A l’attention de » (souligné ou mis en caractères gras) se place à gauche, sous la vedette, à 2 intervalles audessous du nom du destinataire.

-- La mention de l’«objet» (toujours écrit au singulier) se fait pour indiquer le contenu de la lettre. L’« objet » est souligné

ou mis en caractères gras.

L’appel ou l’interpellation varie selon la personne à qui la lettre est adressée. Pour la correspondance commerciale, les formules les plus usitées pour l’appel sont: Madame, Mademoiselle, Monsieur. Une lettre envoyée à une société utilise une tournure impersonnelle: Mesdames, Messieurs.

La salutation finale. Quant à la formule de politesse qui précéde la signature, c’est pour beaucoup de gens la partie la plus difficile de la lettre. Dans la correspondance d’affaires, usuellement, on finit la lettre par: «Recevez, Monsieur, l’assurance de mes sentiments distingués».

La signature. Il est pratique, dans la vie moderne, d’avoir une signature très lisible, qui permette à votre correspondant d’abord d’épeler votre nom, puis de l’écrire sans l’écorcher. La signature se met à droite, quelques interlignes plus bas que la formule de politesse qui termine la lettre, elle peut aussi être accompagnée de la fonction de l’expéditeur de la lettre:

Le Directeur,

Jean-Louis Dumoulin

3.Répondez aux questions suivantes d’après le texte.

1.Quel conseil pour écrire une lettre d’affaires trouvez-vous comme le

plus important?

2. Dans quels cas préfére-t-on écrire des lettres?

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3.Quelles sont les exigences de la ponctuation d’une lettre d’affaires?

4.Quelles abréviations faut-il éviter dans les lettres d’affaires?

5.Où écrit-on les adresse dans les lettres?

4.Traduisez le texte suivant.

L'ENVELOPPE

La coutume tend à se généraliser d’employer des enveloppes dites «à fenêtre», qui permettent de n’écrire l’adresse qu’une seule fois, en pliant la lettre de telle sorte que la vedette vienne exactement s’encadrer sous une partie transparente de l’enveloppe.

L’économie de temps qui en résultat n’est pas très importante, mais on a la certitude absolue de ne jamais se tromper d’enveloppe.

Beaucoup de Maisons joignent à leur correspondance une enveloppe à leur propre adresse et timbrée d’avance, surtout pour les offres de service. C’est un des nombreux procédés imaginés pour éliminer les moindres obstacles qui pourraient empêcher ou retarder le déclenchement de la commande.

L’adresse. Le livre d’adresses doit être soigneusement tenu à jour au fur et à mesure des changements de nom, de raison sociale, de rue ou de numéro.

Certaines Maisons, surtout celles qui envoient beaucoup de circulaires et d’imprimés sous bande, emploient l’adressographe, qui imprime d’un seul mouvement l’adresse entière des clients habituels. Les clichés doivent être tenus à jour avec le même soin que le livre d’adresses.

5. Ecrivez les adresses suivantes en mettant les informations dans le bon ordre.

1)10 / Annecy / 740024 / boulevard Dumas / France / Hôtel du Lac

2)56100 / Monsieur Yann Landudec / Morbihan / Lorient / 18 / rue du Général Foche.

3)Angers / 49003 / 12, rue de Frémur / Mademoiselle Sophie Aubigné / France.

4)Feins / rue de Montreuil / 20 / Ille et Vilaine / 35000 / France / Monsieur Jean-Emile Salomon.

5)Paris 3e / 613 / rue des Rosiers / Anne Beaumont / Madame / 75000.

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6.Traduisez les phrases en français.

1.Существует несколько обязательных правил написания деловых писем.

2.Бумага для делового письма должна быть хорошего качества.

3.Деловые письма необходимо набирать в текстовых редакторах и распечатывать на лазерном принтере.

4.Дату необходимо указывать в начале делового письма.

5.Подпись в конце письма должна быть разборчивой.

6.Не забывайте указывать телефон в деловых письмах.

7.Traduisez le texte suivant.

QUELQEUS FORMULES DE LA LETTRE D'AFFAIRES

Comme vous l’avez remarqué, le français écrit est assez formel et ne ressemble pas toujours au français parlé. Heureusement, de nombreuses formules peuvent aider. Surtout, il ne faut pas oublier que la courtoisie est une règle essentielle de la correspondance, et que quand vous écrivez, même si vous avez des reproches à adresser, il faut le faire avec tact.

La plupart des lettres d’affaires et de commerce peuvent se ramener, en ce qui concerne le début de la lettre, à un petit nombre de formules. Celles-ci varient selon l’objet de la lettre et la qualité du correspondant. Voici les principales:

Lettre pour entamer un affaire ou offrir ses services

Nous avons l’honneur de vous informer… Nous prenons la liberté de vous informer… Sous les auspices de M…, j’ai l’honneur de vous… J’ai le plaisir de vous faire connaître… Je suis dans l’obligation de…

Demande de renseignements

Je vous prie de me dire, autant que possible par retour du courrier… Nous vous serions obligés de nous faire connaître… Vous m’obligerez en me donnant des renseignements sur…

Pour passer une commande

Veuillez, je vous prie, m’expédier le plustôt possible… Au reçu de cette lettre,veuillez nous adresser… Je vous prie de prendre note que… Prière de nous adresser immediatement…

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Pour répondre à une demande de renseignement ou à une commande

J’ai bien reçu votre lettre du 8 octobre m’exprimant votre désir de… En réponse à votre carte postale de ce matin, j’ai le regret de… Je m’empresse de vous informer que… Suivant la demande que vous nous avez faite par votre lettre du 5 courant, nous vous adressons, par le présent courrier…

8. Choisissez le début approprié de la lettre.

a) Vous répondez à la lettre d’un client qui souhaite vous rendre visite.

Je vous remercie de votre lettre du ...

J’accepte de vous rencontrer ...

J’ai l’honneur de vous informer ...

b) Un fournisseur vous a envoyé une facture contenant une erreur.

Vous lui signalez l’erreur.

Je vous signale qu’il y a une erreur dans votre facture

J’ai le regret de vous informer que la facture n° ... contient

une erreur.

J’ai bien reçu votre facture n°

c) Vous annoncez à vos clients l’ouverture d’un nouveau magasin.

On est drôlement contents de ...

Nous avons le plaisir de ...

Nous vous prions de ...

Vocabulaire actif

offre f – предложение, деловое предложение; offre f de service — предложение услуг; procédé m — способ, прием, подход;

donner l’allure — зд. придать вид, сделать вид; rédiger une offre — составить деловое предложение; à quel titre m — на каком основании;

référence f — ссылка, справка; отношение, рекомендация; marchandise f — товар;

fournir — поставлять;

effectuer le travail — выполнять работу; prévoir — предусматривать;

réfuter — отбрасывать, исключать;

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se mettre à la place de qn — поставить себя на чье-то место; invoquer — ссылаться на что-либо;

vente f par correspondance — торговые сделки, совершаемые путем переписки;

pivot m — основа, опора; движущая сила; idée f maîtresse — главная идея;

inventer - изобретать

9. Lisez et traduisez le texte.

L'OFFRE DE SERVICE

Beaucoup d’offres de service, lorsqu’elles s’adressent à un grand nombre de clients, sont de veritables circulaires, auxquelles les procédés modernes d’impression permettent de donner l’allure de lettres personnelles.

En principe, celui qui rédige une offre de service espère recevoir une réponse qui lui sera directement adressée. Il ne manquera pas de préciser:

À quel titre et avec quelles références il écrit au destinataire; Quelle marchandise il se déclare prêt à fournir, ou quel genre du travail il peut effectuer;

Quels avantages il est à même d’offrir. Il insistera en particulier sur les points qu’il juge le plus propres à décider le destinataire à accepter ses propositions. Il s’efforcera aussi de prévoir toutes les objections possibles et de les réfuter d’avance. D’une manière générale, il essaiera de se mettre à la place de celui auquel il écrit, afin de mieux saisir les arguments à invoquer.

Toute une organisation de vente par correspondance a été élaborée sous le nom anglais de «follow up system», que l’on peut traduir en français comme «le système de surveillance».

Dans ce système, qui est presque automatique, le pivot est le correspondancier ou archiviste qui assure l’ordonance des lettres à envoyer. Mais l’élément initial du succès est la qualité de la rédaction des lettres types, destinées à être reprodiutes à un très grand nombre d’exemplaires, et dont dépendra la décision du client. Car l’idée maîtresse de cette méthode est de donner à chaque client l’illusion que chacune des lettres qu’il reçoit a été composée tout spécialement pour

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lui. On a, en effet, inventé des machines qui donnent l’illusion parfaite de la dactylographie: mêmes caractères, même encre. Il n’y a plus qu’à ajouter l’adresse du client à l'ordinateur et à signer à la main.

10.Répondez aux questions suivantes d’après le texte.

1.Qu’est-ce que l’offre de service?

2.À qui s’adressent les offres de service?

3.Qu’est-ce qui permet de faire les procédés modernes d’impression?

4.Qu’est-ce qu’espère recevoir celui qui rédige une offre de service?

5.Que faut-il préciser en composant une offre de service?

6.Qu’est-ce que la vente par correspondance?

7.Comment fonctionne le système de surveillance?

8.Qui est le pivot du système de surveillance?

9.Qu’est-ce que l’élément initial de ce système?

10.De quoi dependera la decision du client dans ce système?

11.Qu’est-ce qu’on a inventé qui donne l’illusion de la dactylographie?

Vocabulaire actif

réclamation f — жалоба, рекламация

s’efforcer de faire qch — прилагать усилия, чтобы сделать чтолибо

mauvaise humeur f — плохое настроение impolitesse f — невежливость, грубость

courtoisie f — вежливость, учтивость, любезность fournisseur m — поставщик

engagement m — обязательство

tenir les engagements — выполнять обязательства prendre les engagements — взять на себя обязательства récidive f — повторение, рецидив

menace f — угроза

instance f judiciaire — зд. передача дела в суд déconseiller — зд. отводить

fermeté f — твердость contrat m — контракт

manquement m — отсутствие, недостаток; оплошность,нарушение tâcher de faire qch — стараться сделать что-либо

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exprimer des excuses — приносить извинения erreur f commise — совершенная ошибка

compte m profits et pertes — счет прибылей и убытков ménagement m — осторожность, предосторожность raison f — причина

montrer sa bonne volonté — проявить свою добрую волю

rupture f des relations commerciales — разрыв коммерческих связей

(отношений)

11. Lisez et traduisez le texte.

RECLAMATION

Les réclamations sont parmi les plus difficiles à rédiger. Elles ne sont jamais agréables à recevoir. Tout en disant ce qu’il faut dire, on doit s’efforcer de ne jamais montrer de mauvaise humeur ni surtout d’impolitesse. On peut exprimer les choses les plus énergiques avec la plus parfaite courtoisie.

Il faut rappeler la nature de la commande, sa date et ses conditions d’exécution, renvoyer le fournisseur aux engagements qu’il a pris et constater qu’il n’a pas su ou pu les tenir. Sauf s’il s’agit d’une récidive, la menace d’une rupture des relations commerciales ou d’une instance judiciaire doit être déconseillé. Il est préférable d’exiger simplement, mais avec fermeté, l’exécution du contrat en se referant à la surprise que cause ce manquement de la part d’une Maison bien considérée sur la place.

Les remarques précédents s’appliquent à la réponse à une réclamation. Autant que possible, on tâchera de donner satisfaction à cette demande et on exprimera des excuses, s’il y a lieu, pour l’erreur commise. Il vaut mieux porter une petite somme au compte profits et pertes que de perdre un client.

Il y a cependant des cas où l’on est obligé de refuser. Il faut alors le faire avec tous les ménagements possibles, donner clairement les raison du refus et exprimer les plus vifs regrets. Toutes les fois qu’on le pourra, on offrira quelque sorte de compensation pour bien montrer sa bonne volonté.

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12. Traduisez.

ясно представить причины отказа; если имеет место; со всеми возможными предосторожностями; удовлетворить просьбу; никогда не показывать плохого настроения; твердо требовать; извиниться за допущенную ошибку; выполнить обязательства; строго говоря.

13.Répondez aux questions suivantes d’après le texte.

1.Qu’est-ce qu’on doit faire en écrivant une lettre de réclamation?

2.Qu’est-ce qu’on peut exprimer dans la réclamation? 3. Que faut-il rappeler en écrivant une lettre de réclamation?

4.Quelle ménace doit être déconseillée, sauf s’il s’agit d’une

récidive?

5.Qu’est-ce qu’il est préférable de faire en écrivant une réclamation?

6.Que s’appliquent les remarques précédentes?

7.Qu’est-ce qu’il vaut mieux faire pour ne pas perdre un

client?

8.Qu’est-ce qu’on fait si l’on est obligé de refuser?

9.Pourquoi offre-t-on quelque sorte de compensation?

10.Dans quels cas écrit-on les lettres de réclamation?

14.Traduisez les phrases suivantes en français.

1.Очень трудно составлять рекламации.

2.Получать рекламации всегда непрятно.

3.Составляя рекламацию, необходимо проявлять

вежливость.

4.Можно выразить мысль резко, однако в вежливой

форме.

5. Необходимо напомнить поставщику суть, дату и условия выполнения заказа, а также о взятых им на себя обязательствах, и сказать, что он их не выполнил.

6.Следует отвести угрозу разрыва торговых отношений.

7.Нужно твердо потребовать выполнения условий

контракта.

8.Поставщик должен выполнять свои обязятельства, но

он не всегда может это сделать.

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