Основы делового общения на французском языке. Учебное пособие

9.Бывают случаи, когда необходимо отказать.

10.В случае отказа нужно как можно осторожнее, но четко объяснить причину отказа и выразить свои сожаления.

15. Lisez et traduisez le texte.

E-MAIL PROFESSIONEL

L’e-mail ou le courriel, comme son nom l’indique, est une forme moderne de lettre ou de courrier écrit, la différence étant qu’il se trouve sur un support informatique et numérique, et non plus sur un support papier (manuscrit ou imprimé).

Comme son envoi et sa réception sont plus rapides, on a tendance à penser que c’est une forme plus libre, qui n’a pas besoin de tous les codes de la lettre écrite sur un support papier.

Dans l’e-mail, il est cependant important de respecter des codes minimaux de politesse et de présentation, même s’ils sont moins développés que dans la lettre, surtout quand il s’agit d’un e-mail professionnel ou administratif, mais aussi dans le cadre d’e-mails personnels. C’est aussi une forme de respect pour le destinataire. Il faut donc faire attention aux détails suivants:

Présenter un texte correct sur le plan de l’orthographe, de la grammaire et de la ponctuation.

Aller à la ligne à chaque nouveau paragraphe et aérer son texte en sautant des lignes quand il est long. C’est plus agréable à lire. Pour les contenus: inutile de mettre le lieu et la date, à la différence de la lettre sur papier.

En revanche, on peut mettre des formules de courtoisie, pours saluer son destinataire au début et à la fin du mail. Là encore, ce sont des formules plus courtes que dans une lettre écrite, mais il est important de les mettre, par respect pour le destinataire:

En-tête: (selon qu’on connaît plus ou moins la personne et selon son statut): Bonjour Madame, Bonjour Monsieur, ou Chère Madame, Cher Monsieur, ou Madame, Monsieur.

Formule de politesse: Bien à vous, Bien cordialement, Cordialement, Salutations, Meilleures salutations, Salutations cordiales, etc.

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Signature est accompagnée des éléments de présentation en dessous comme dans la lettre administrative:adresse, nom du service ou de l’entreprise où l’on travaille, numéro de téléphone, e-mail.

N' oubliez pas de remplir la case précisant l’objet de l’e-mail. Pourquoi est-il important de respecter ces codes? On pense

souvent que l’e-mail n’a pas la même valeur que la lettre écrite, ou que c’est une forme de correspondance informelle, libre et privée. Mais juridiquement, l’e-mail est en train de remplacer la lettre écrite (en particulier l’e-mail professionnel ou administratif), et il a la même valeur juridique en étant soumis aux mêmes codes. Par ailleurs, l’e- mail peut être imprimé et conservé comme une véritable lettre, et servir de preuve écrite. Il est donc important de faire attention à ce que l’on écrit, car l’e-mail a un statut très proche de la lettre sur papier.

16. Pour savoir comment rédiger ce type d’emails, lisez donc la suite !

1. Utilisez une adresse email neutre.

Votre adresse email doit être une variante de votre nom réel et non un pseudonyme ou un surnom. Utilisez un point, un tiret ou un tiret bas (touche 8) pour créer une adresse email qui correspondra exactement à votre nom et prénom (dans l’ordre que vous souhaitez). N’ajoutez pas de chiffre ou de lettre si possible. Par exemple : Christian_Jardin, Pauline-Marcier, Marie-Pierre.Lefort.

N’utilisez pas une adresse email qui ne ferait pas du tout professionnelle. Personne ne vous prendra au sérieux si vous répondez avec une adresse email personnelle du type James.bondMI4@yahoo.fr ou Batman_theDarkKnight@aol.com.

2. Dans l’en-tête «Objet» ou «Sujet» de votre email, écrivez un titre court et précis.

Évitez d’en dire trop dans l’en-tête du message mais assurezvous que le sujet soit clair pour une personne que vous connaissez peu ou pas du tout et qu’il reflète bien le contenu de votre email. Si possible, incluez un mot-clé qui facilitera la mémorisation du contenu de l’email et/ou sa recherche dans une boîte de réception archipleine. Par exemple, «Réunion du 12 mars» sera suffisamment explicite pour que l’email ne soit pas confondu avec un autre mais il ne sera pas trop précis au point d’être confus pour le destinataire. Exemple d’un sujet

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trop détaillé à éviter: «Planning, liste des invités, requêtes pour le déjeuner et exposé sommaire de la réunion du 12 mars».

3.Utilisez une formule d’appel appropriée pour débuter votre message. Il est préférable de s’adresser au destinataire par son nom. Utilisez le titre de la personne (Monsieur, Madame, Mademoiselle, Docteur, Maître, etc.) puis son nom suivi d’une virgule. Vous pouvez éventuellement faire précéder le titre par «Cher» ou «Chère», selon la personne à qui vous vous adressez et l’objet de votre email. «Bonjour M. ou Mme X» est également acceptable dans un email. Ne vous adressez pas directement au destinataire par son prénom mais par son nom de famille, à moins que vous ne le connaissiez déjà bien. Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire et que vous ne savez pas non plus s’il s’agit d’un homme ou d’une femme, utilisez la formule standard «Madame, Monsieur,» ou «Chère Madame, cher Monsieur,» suivie d’une virgule.

4.Introduisez-vous rapidement dans le premier paragraphe si

nécessaire.

Expliquez aussi brièvement pourquoi vous écrivez cet email et comment vous avez trouvé l’adresse email de votre destinataire. Par exemple:

«Je m’appelle Nadia Hadaoui. Je me permets de vous contacter suite à votre annonce pour le poste d’Assistant administratif parue sur le site Monster.fr.»

«Je m’appelle Hugo Li. Je vous écris au sujet d’une citation à comparaître au Tribunal d’Instance de Clichy pour refus de paiement d’une amende que j’ai reçue le 2 janvier 2013. J’ai trouvé votre adresse email sur le site internet du Tribunal en question».

5.Rédigez maintenant votre message complet. Assurez-vous d’aller directement aux faits. Vous ne devez en effet pas tourner autour du pot ou vous répéter sans cesse. Si votre message ne va pas droit au but et qu’il est confus, le lecteur risquera de ne faire que le survoler sans prêter attention aux détails importants. Pour que votre email soit plus clair, cohérent et facile à lire, essayez de l’organiser en paragraphes qui correspondront chacun à un thème différent.

Votre email ne doit pas dépasser les 5 paragraphes et chaque paragraphe ne doit pas comprendre plus de 5 phrases.

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Sautez une ligne entre chaque paragraphe. Il n’est en revanche pas nécessaire de faire des alinéas. Ils risqueraient de toute façon d’être supprimés automatiquement lors du transfert de l’email.

Assurez-vous d’éviter tout langage familier. Vous devez utiliser un langage relativement soutenu.

6. Utilisez une formule de politesse appropriée pour terminer votre message.Celle-ci dépendra de votre niveau d’intimité avec le destinataire. Vous pouvez par exemple écrire :

«Cordialement,» «Bien cordialement,» «Sincères salutations,»

«Salutations distinguées,» «Bien à vous,» «Salutations cordiales,»

7. Signez avec votre nom complet. Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.), précisezle sous votre nom et ajoutez le nom et/ou le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Si vous n’avez pas de titre professionnel mais que vous possédez votre propre blog ou site internet, incluez le lien sous votre nom s’il a un rapport avec le contenu de votre message. Si votre email est à caractère professionnel, n’incluez l’adresse de votre site internet ou de votre blog que s’il est lié à votre carrière et non s’il traite de vos loisirs ou de vos centres d’intérêt.

8.Relisez votre message pour corriger le contenu. Assurez-vous que vous n’avez oublié aucune information importante et que vous ne vous êtes pas répété. Il vous sera très utile de relire votre email à voix haute ou de le faire lire par quelqu’un d’autre. Il est en effet toujours bénéfique d’avoir l’avis d’une tierce personne.

9.Relisez votre message pour corriger les fautes de grammaire, de conjugaison et d’orthographe.

Si votre fournisseur de messagerie ne propose pas de programme pour vérifier l’orthographe et la grammaire de vos emails, copiez et collez votre message sur un logiciel de traitement de texte et faites une vérification automatique puis recopiez-le et recollez-le dans votre email une fois qu’il est corrigé. Ne vous fiez toutefois pas à 100% aux correcteurs automatiques car ils font aussi des erreurs!

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Exemples

DE

A

DATE

Objet

Bonjour,

Nous avons bien enregistré votre demande de creation de compte sur notre site. Votre demande est en cours de verification. Vous recevrez sous trios jours ouvrés un message électronique confirmant vos parameters d’identificationainsi que les informations sur votre société. Vous pourrez alors payer vos selections et terminer votre commande en cours.

Nous vous remercions de votre confiance. Bien cordialement,

Institut géographique national Commerce international pro, 4 Avenue PASTEUR,

94165 SAINT-MANDE CEDEX

DE

A

DATE

Objet

CHERS COLLEGUES,

En cas de déménagement le système de telephone est pris en charge par la DG systèmes de communication et d’information. Nous vous invitons donc à informer la Réceptionau 3087de la date et de l’heure de votre déménagementet du moment à partir duquel vous pensez etre de nouveau joignable , de manière qu’on puisse répondre aux appels que vous que vous recevez durant le temps nécessaire.

Si toute votre unite déménage la Réception en sera directement informée par le coordinateur.

Cordialement, Emma Ratounas Chef de Réception

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DOSSIER V. LA CONFERENCE INTERNATIONALE

PARTICIPER A UNE CONFERENCE

Vocabulaire actif

inscription f pl – регистрация (участников конференции) s’inscrire à la Conférence - дать согласие участвовать в конференции

séance f d’ouverture - открытие конференции, первое заседание séance f de clôture - заключительное заседание

séance f solennelle d’inauguration - торжественное открытие конференции

ouvrir la séance - открыть заседание lever la séance - закрыть заседание suspendre la séance - прервать заседание

bureau m de réception - бюро регистрации членов конференции salle f des séances — зал заседаний

exposé m - доклад, сообщение rapport m - доклад

séssion f plénière - пленарное заседание débats m pl — обсуждение

actes m pl - ученые записки, материалы конференции ordre m du jour — повестка дня

question f la plus urgente - вопрос первоочередной важности

àl’issue de la conférence - в завершение конференции

àtitre personnel - в рабочем порядке

intervenir dans la discussion - выступать в прениях parler au micro - говорить в микрофон

~de sa place - ~ с места

~de la tribune - ~ с трибуны

se conformer au règlement m — соблюдать регламент

1. Trouvez dans le vocabulaire ci-dessus les mots et les expressions dont les définitions vous voyez.

1.Ensemble des matières, des sujets et des questions dont une assemblée doit discuter dans un ordre donné.

2.Discussion organisée et dirigée.

3.Bref discours sur un sujet précis, didactique.

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4.Emplacement élevé, estrade d'où l'orateur s'adresse à une assemblée.

5.Assemblée où tous les membres sont convoqués et siègent.

2.Traduisez les phrases en français.

1.Открытие конференции в 10 часов.

2.Регистрация участников начнется в понедельник.

3.Прошу выступающих соблюдать регламент и с места не говорить.

4.Мы рассмотрим ваш вопрос в рабочем порядке.

5.Ваш доклад не включен в повестку дня.

6.Говорите в микрофон, Вас не слышно.

7.Зал заседаний был заполнен до отказа.

8.Выступление этого докладчика привлекло внимание присутствующих и вызвало общую дискуссию.

9.По окончании конференции председатель выступил с заключительной речью.

3. Lisez le texte.

LE CENTRE INTERNATIONAL DE PARIS

Le Centre International de Paris, C.I.P., c’est un site exceptionnel: deux hectares au carrefour de grandes voies de communication, près de l’Arc de Triomphe, en bordure du Bois de Boulogne et à cinq minutes de la Défense. Le Centre comporte des salles de réunion confortables, de dimensions variées. On y trouve également un bureau de poste et des agences de voyages, de banque et de théâtre.

Dans un ensemble architectural, le C.I.P. constitue un véritable univers. A la fois lieu de travail, de détente et de loisirs, il déploie sur sept niveaux, dominés par la tour de l’hôtel, ses salles de conférences, de commissions, ses halls d’expositions, ses bureaux, ses restaurants, cinémas et boutiques. Le coeur du C.I.P. est la grande salle des congrès. L’Hôtel Concorde-La Fayette domine le C.I.P. de sa tour de

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130 m. De ses 1000 chambres 4 étoiles, toutes équipées de salles de bains, radio, télévision, air conditionné réglable et téléphone intérieur et extérieur, on jouit d’une vue superbe sur Paris, le Bois de Boulogne et la Défense. Grâce à l’Hôtel Méridien tout proche et aux nouveaux hôtels parisiens, le problème de l’hébergement des plus grands congrès se trouve résolu en toutes saisons.

4.Répondez aux questions d'après le texte.

1.Quelles est la surface du C.I.P.? Dites où se trouve le C.I.P. dans Paris.

2.Quel est l’hôtel du C.I.P.? Quelle est sa hauteur? sa catégorie? Combien a-t-il de chambres?

3.Décrivez une chambre de l’hôtel Concorde-La Fayette.

FUTUROSCOPE CONGRES EVENEMENTS

Où et comment organiser votre séminaire? Le département de la Vienne est un pôle technologique incontournable avec des secteurs de pointe tels que l’automobile, l’aéronautique ou encore, la santé. Axe de développement majeur du département, le Futuroscope, sous l’égide du conseil départemental, est constitué de trois zones : un parc de loisirs, une aire de formation et un espace d’entreprises qui réunit, sur 200 ha environ, 160 établissements de formation, laboratoires de recherche et entreprises.

Avec le Palais des Congrès, le parc hôtelier de plus de 2000 chambres et les restaurants, le site emploie 7 500 personnes, chercheurs et étudiants.

En effet, le Palais des Congrès du Futuroscope est l'un des rares sites en Europe à offrir à la clientèle événementielle une totale unité de lieu et d'action.

Convention d’entreprise, séminaire, congrès, exposition, spectacle... Au Palais des Congrès du Futuroscope, tous les projets trouvent idéalement leur place.

Entouré par le Parc du Futuroscope et disposant d’un vaste ensemble hôtelier (plus de 4 000 lits), vous profitez d’une image d’innovation, de plaisir, et d’une dynamique de succès pour votre manifestation.

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Les amphithéâtres du palais des congrès sont équipés d’une régie centrale avec équipement son, lumière, vidéo HD. Salle de réunion plénière à la lumière du jour est équipée de matériel audiovisuel (vidéoprojecteur, sonorisation, micro à main, 2 paperboards & écran) et d’un kit conférence. Dans les hôtels, équipement technique traditionnel et complémentaire sur demande.

Dialogue:L’arrivée au Centre des Congrès. Au bureau de réception.

L’hôtesse: Bonjour, Monsieur, vous participez à la Conférence Internationale d’économistes, je suppose? Auriez-vous l’obligeance de me donner votre nom.

M. Morris: Donald Morris, de New York. Je me suis inscrit il y a déjà plusieurs mois.

L’hôtesse: M.Morris…oui, voilà. Voici votre badge, et le programme complet des journées de la Conférence. Permettez-moi de vous présenter M.Dupont, représentant du Secrétariat.

M. Morris: Enchanté, M.Dupont. Je voudrais participer à la session plénière.

M. Dupont: Vous avez raison, c’est justement au cours des sessions plénières que les rapports les plus interéssants sont prononcés.

M. Morris: Je prendrai part aussi aux débats de la table ronde. Et dites, est-ce que les actes de la conférence seront publiés?

M. Dupont: Mais oui, ils seront publiés dans le recueil.

5. Lisez l’Exemple de lettre d’invitation à une conférence

Nom, prénom Adresse Téléphone Email

Nom de la personne à inviter Adresse Code postal – Ville

A [votre ville], Date

objet: INVITATION À UNE CONFÉRENCE

Cher … \ Chère … (prénom et nom du destinataire),

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Nous avons l’honneur et le privilège de vous convier à notre prochaine conférence le … à … (date et lieu de la réunion) sur le thème de ….

Animé par de nombreux intervenants, le débat sera l’occasion d’aborder les différents aspects du sujet proposé. Vous aurez l’opportunité d’interpeller nos participants, qui se feront une joie de répondre à vos questions.

Vous trouverez en pièces jointes le programme provisoire de la réunion ainsi que les modalités d’inscription.

Nous nous tenons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire concernant ce colloque. Convaincus que votre contribution sera très bénéfique, nous nous réjouissons de votre présence. Nous vous remercions alors de bien vouloir nous donner votre réponse avant le … à l’adresse … ou par mail … ou … (numéro de téléphone).

Cordialement,

Signature

PJ: le programme de la conference

6. Lisez les conseils utiles.

Invitez uniquement les personnes qui pourraient se sentir concernées par le thème de la conférence. N’hésitez pas à personnaliser votre lettre d’invitation en détaillant les thèmes qui seront abordés lors de la conférence. Ainsi, les convives pourront réfléchir à l’avance aux questions qu’ils souhaiteraient éventuellement poser à cette occasion. Selon le sujet abordé, vous pouvez prévoir des animations détentes comme des ateliers créatifs, des animations sportives ou encore un cocktail dînatoire.

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