Тема 4. Управління плануванням і реалізацією інноваційного проекту

4.1. Планування проекту як складова управління інноваційними проектами.

4.2. Організаційно-технологічні моделі планування проектів.

4.3. Управління реалізацією та моніторинг виконання проекту.

4.1. Планування проекту як складова управління інноваційними проектами

Планування має велике значення для проекту, оскільки проект містить те, що раніше не виконувалося,

0. включає порівняно багато процесів, які охоплюють всі етапи проектного циклу: створення концепції проекту; вибір стратегічного рішення щодо виконання проекту і розробка деталей проекту, зокрема впорядкування контрактних пропозицій, укладання контрактів, виконання робіт, завершення проекту. Деякі з процесів планування мають чіткі логічні й інформаційні взаємозв’язки і виконуються в одному порядку практично у всіх проектах.

Процес планування проектів – це процес, який передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії між роботами та учасниками проекту, розподіл ресурсів та вибір і прийняття організаційних, економічних, технологічних рішень для досягнення поставлених цілей проекту23.

На етапі планування проекту визначаються всі необхідні параметри реалізації проекту, а саме:

тривалість робіт, потреба в трудових, матеріально-технічних та фінансових ресурсах, терміни постачання всіх видів ресурсів, терміни та обсяги залучення проектних, будівельних та інших організацій.

23 Управління проектами: навч. посібн. / уклад.: Л.Є. Довгань,

Г.А.Мохонько, І.П Малик. – К.: КПІ ім. Ігоря Сікорського, 2017. – С. 106.

92

Основне завдання планування проектів – процес планування проекту повинен забезпечити реалізованість проекту в заданий термін із мінімальною вартістю нормативних витрат ресурсів і з належною якістю.

Основна мета планування проекту — забезпечити виконання робіт і досягнення кінцевих результатів проекту.

Основні кроки у плануванні проектів:

0. Встановити:

а) дати початку і кінця, бюджети, технічні результати. Це сприяє цілеспрямованості керівництва і мотивує виконавців;

б) внутрішні цілі — контрольні точки (milestones), тобто значні проміжні результати-події, вчасне виконання яких дасть змогу досягти загальної мети проекту;

в) відповідальних осіб або відділи, участь яких є запорукою успішного виконання проекту.

0. Розробити план, у якому визначити:

а) усі роботи за проектом (тобто кожний вид діяльності та його зміст);

б) робочу структуру проекту (WBS);

в) логічну послідовність робіт, у тому числі попередні й наступні, а також паралельні роботи.

0. Побудувати планову діаграму (сітковий графік).

0. Визначити тривалість робіт (календарний план, діаграма Гантта).

0. Визначити затрати і ресурси (трудові) за кожним видом робіт.

Процес планування складається з основних та допоміжних процесів і логічно пов’язаний із процесами ініціації, моніторингу, виконання і завершення.

До основних процесів планування, які виконуються кілька разів протягом кожної фази проекту, належать:

- планування цілей — розробка постановки задачі (проектне обґрунтування, основні етапи і цілі проекту);

93

0. декомпозиція цілей — декомпозиція етапів проекту на більш дрібні і більш керовані компоненти для забезпечення більш дійового контролю;

0. визначення складу операцій (робіт) проекту — перелік операцій, з яких складається виконання різних етапів проекту;

0. визначення взаємозв’язків операцій — складання і документування технологічних взаємозв’язків між операціями;

0. оцінка тривалості чи обсягів операцій — оцінка кількості робочих тимчасових інтервалів або обсягів робіт, необхідних для завершення окремих операцій;

0. визначення ресурсів (людей, устаткування,

матеріалів) проекту — загальна кількість ресурсів усіх видів, що можуть бути використані на роботах проекту. Слід зазначити, що всі ресурси організації повинні розподілятися централізовано. Досить часто виникає помилка планування, пов’язана з тим, що деякі дефіцитні ресурси використовуються в двох різних проектах одночасно;

0. призначення ресурсів — визначення ресурсів,

необхідних для виконання окремих операцій проекту;

0. оцінка вартості — визначення складових витрат операцій проекту й оцінка цих складових для кожної операції, ресурсу і призначення. Одна з типових помилок полягає в тому, що бюджет призначають, не звертаючи увагу на прогнозовану собівартість проекту;

0. складання розкладу виконання робіт — визначення послідовності виконання робіт проекту, тривалості операцій і розподілу в часі потреб у ресурсах

0. витрат, виходячи із врахування накладених обмежень та взаємозв’язків;

0. оцінка бюджету — оцінка вартості окремих компонентів проекту (етапи, фази, терміни);

0. розробка плану виконання проекту — інтеграція результатів інших підпроцесів для складання повного документа;

94

- визначення критеріїв успіху — розробка критеріїв оцінки виконання проекту.

Крім основних процесів є низка допоміжних процесів планування, необхідність у використанні яких залежить від особливостей конкретного проекту:

0. планування якості — визначення того, які стандарти якості використовувати в проекті та як цих стандартів досягти;

- планування організації — визначення,

документування і призначення ролей, відповідальності і взаємин звітності в організації;

0. призначення персоналу — призначення людських ресурсів на виконання робіт проекту;

0. планування взаємодії — визначення потоків інформації і способів взаємодії, необхідних для учасників проекту;

0. ідентифікація ризику — визначення і документування подій ризику, що можуть вплинути на проект;

0. оцінка ризику — оцінка ймовірностей настання подій ризику, їхніх характеристик і впливу на проект;

0. розробка реагування — визначення необхідних дій для попередження ризиків і реакції на загрозливі події;

0. планування постачань — визначення що, як і коли повинно бути поставлене;

0. підготовка умов — вироблення вимог до постачань і визначення потенційних постачальників.

Якщо розглядати проект як об’єкт планування, то зрозуміло, що процеси планування цілей, результатів та діяльності є залежними від зовнішніх чинників і зацікавлених сторін, внаслідок чого виникають допущення і обмеження, які накладаються на проект.

Обмеження (Constraints) — зовнішні бар’єри, непідконтрольні проектній команді, якими потрібно управляти ззовні.

95

Допущення (Assumption) — це чинники (зовнішні умови або події), з врахуванням яких проект буде планово реалізовуватися.

План управління проектом (Project Management Plan) — основоположний документ, що містить

узгоджене всіма учасниками, документально зафіксоване уявлення про проект.

План може бути узагальненим чи деталізованим, а також може включати один чи кілька допоміжних планів управління та інші документи з планування (табл.4.1).

		Таблиця 4.1
	План управління проектом24
Складова	Англійська	Зміст
	версія
План	scope	документ, що описує, як буде
управління	management	визначатися, розроблятися й
змістом	plan	перевірятися зміст проекту та
проекту		ієрархічна структура робіт, а
		також як здійснювати управління
		змістом проекту.
Календарний	schedule plan	документ, що встановлює
план		критерії й операції з розробки й
		управління розкладом проекту.
План	cost	документ, що задає формат і
управління	management	визначає операції й критерії для
вартістю	plan	планування, структурування й
		управління вартістю проекту.
План	quality	документ, що визначає стандарти
управління	management	якості, які відповідають проекту,
якістю	plan	і засоби досягнення цих
		стандартів.
Пплан	staffing	документ, що описує спосіб
управління	management	виконання вимог до ресурсів.
персоналом	plan

24 Управління проектами: навч. посібн. / уклад.: Л.Є. Довгань,

Г.А.Мохонько, І.П Малик. К.: КПІ ім. Ігоря Сікорського, 2017. С. 112-113.

96

		Продовження таблиці 4.1
План	communication	документ, який визначає потреби
управління	management	в інформації й комунікаціях
взаємодією	plan	учасників проекту: ким вони є,
		який ступінь їхньої зацікавленості
		й впливу на проект, хто якої
		інформації потребує, коли вона
		необхідна і як вона буде
		надаватися.
План	risk	документ, що описує, як буде
управління	management	організоване і як буде
ризиками	plan	виконуватися управління
		ризиками проекту.
План	procurement	документ, що описує управління
управління	management	процесами постачань, починаючи
поставками	plan	від розробки документації по
		поставках і до закриття
		контракту.
План по	milestone plan	віха (контрольна точка) — подія
віхах		або дата в ході здійснення
		проекту. План по віхах — це
		послідовність віх, які визначені
		менеджером.
План	project change	передбачено на той випадок,
управління	management	якщо необхідно внести зміни у
змінами	plan	план управління проектом. Такі
		зміни можуть бути пов’язані з
		модифікаціями,	доповненнями й
		ревізіями проекту. При цьому
		статус плану	міняється на
		оновлений (updated).

План проекту – це документ або перелік документів, який змінюється в міру надходження додаткової інформації, тоді як базовий план служить для контролю виконання і змінюється тільки в разі затвердження запитів на зміни.

Плани проекту класифікують за такими ознаками:

97

0. рівень управління проектом;

0. функції управління;

0. ступінь охоплення робіт проекту.

Рівень управління проектом. У методології управління проектами сформувалася система планів, яка передбачає такі рівні управління: концептуальний; стратегічний; тактичний (останній включає поточний і оперативний субрівні).

На концептуальному рівні визначаються цілі й завдання проекту; розглядаються альтернативні варіанти досягнення запланованих результатів з оцінкою негативних і позитивних аспектів кожного варіанта; визначаються концептуальні напрями реалізації проекту, включаючи опис предметної галузі, укрупненої структури робіт, їхніх взаємозв’язків і попередню оцінку тривалості виконання проекту, його вартості та потреби в ресурсах.

Стратегічний план визначає основні етапи і віхи проекту. Основне призначення плану на цьому рівні — показати логічну схему реалізації проекту. В стратегічному плані визначаються зовнішнє і внутрішнє оточення проекту, цілі та завдання для проектної команди і забезпечується загальне бачення проекту.

На тактичному рівні:

0. поточний план — визначає терміни виконання комплексів робіт, потребу в ресурсах, окреслює певні ділянки робіт, за якість і вчасність виконання яких відповідають різні організації-виконавці (в розрізі року, кварталу,місяця);

0. оперативний план деталізує завдання учасникам на місяць, тиждень, день за комплексами робіт.

Функції управління. Функціональні плани розробляють на кожний комплекс робіт (підготовчий,

проектно-дослідницький, поставка матеріалів і устаткування, будівництво, пусковий, освоєння виробничих потужностей) або на комплекс робіт, виконуваних однією організацією.

98

Ступінь охоплення робіт проекту:

0. зведений, комплексний, головний – на всі роботи проекту;

0. детальний або частковий – за організаціями-учасниками;

0. детальний або частковий – за видами робіт. Стадія розробки плану реалізації проекту

вважається завершеною тоді, коли підготовлено повний комплект необхідної документації:

– комплексний (зведений, головний, генеральний) календарний план;

– конкретні (детальні) календарні плани за виконавцями;

– конкретні (детальні) календарні плани за пакетами робіт;

– відомості потреб у ресурсах;

– графіки постачання технологічного устаткування та матеріалів;

– план укладання контрактів;

– перелік організаційно-технологічних заходів з реалізації проекту;

– план контролю за виконанням робіт.

Після розробки комплексного плану управління проектом його затверджують. Затверджені план управління проектом разом з календарними графіками утворять базову версію проекту (project baseline). Вона включає всі угоди, прийняті на основі консенсусу з урахуванням трьох планових параметрів проекту: ресурсів, часу й функціональності рішень. Такий план управління проектом є «точкою опори», або вихідною базою для всього подальшого розвитку проекту.