2.6. Процеси управління проектами

Управління проектами підпорядковується чіткій логіці, яка пов'язує між собою різні галузі знань і процеси управління проектами. Процес – це сукупність дій, що приносить результат. Процеси управління проектом визначаються життєвим циклом проекту і залежать від сфери його застосування. Процеси управління проектами можуть бути розбиті на шість основних груп:

23. процеси ініціації – від формулювання ідеї до ухвалення рішення про початок виконання проекту;

23. процеси планування – визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їх досягнення;

23. процеси виконання – координація людей та інших ресурсів для виконання плану;

23. процеси аналізу – визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям та прийняття рішень про коригуючі впливи;

23. процеси управління – визначення коригувальних впливів, їхнє узгодження, затвердження та застосування;

23. процеси завершення – формалізація виконання проекту і підведення його до впорядкованого фіналу.

Доведено, що є деякі загальні закономірності, які визначають принципову схему чергування фаз реалізації проекту та їхнього змісту. Найбільш універсальною є послідовність, яка представлена на

50

рис. 2.7. Вона розгорнута вздовж осі часу у вигляді переліку фаз і відповідних етапів.

Кожному із зазначених видів управлінських дій відповідають рішення певного рівня управління в проекті. Так, управлінські дії, спрямовані на створення

продукту проекту, складаються з сукупності стратегічних рішень. Їх можна вважати стратегічними, тому що їх треба приймати з урахуванням місії та стратегії розвитку соціально-економічної системи.

Рис. 2.7. Схема чергування фаз реалізації проекту15

23. управлінські дії, спрямовані на виконання проекту, складаються з сукупності операційних рішень. Це поточні рішення, які слабо піддаються класифікації.

Їхня сутність визначається фактичним станом, що

5888. Черленяк І.І., Лукша О.В., Рябоконь П.А., Лукша Є.О. Менеджмент міжнародних проектів: навч.посіб. Ужгород: ПП «АУТДОР-ШАРК», 2015.

С.123.

51

склався в проекті і залежить від багатьох факторів, які заздалегідь передбачити при плануванні неможливо.

Тому з урахуванням цього формалізувати можна лише стратегічні рішення. За наведеною структурою життєвого циклу проекту можна виділити дванадцять базових послідовних рішень. Головна їхня мета – визначитися з доцільністю і вжити заходів для своєчасного переходу до наступного етапу або фази проекту. Останні є міжфазними стратегічними рішеннями – окремою сукупністю операцій, яка має свою логічну послідовність і особливості реалізації. Їхня специфіка полягає в тому, що їх завжди приймають тільки за участі замовника та інвестора проекту.

Підготовку стратегічних та операційних управлінських рішень треба проводити на основі нормативно-правової бази та інших обмежень, зумовлених галузевою специфікою продукту проекту. Галузева специфіка може відбиватись як у структурі життєвого циклу проекту, особливостях реалізації окремих фаз, так і в технологічних умовах створення самого його продукту. Наприклад, для будівельних проектів цю специфіку відбито в державних будівельних нормах (ДБН). В проектах створення стратегій регіонального розвитку – у відповідних наказах і методичних вказівках міністерств економіки та регіонального розвитку України. Операційні управлінські рішення готують на підставі порівняння фактичного та запланованого станів проекту. Ці стани описують за допомогою таких інструментів, як календарний графік робіт, бюджет проекту, ресурсні профілі тощо.

Підготовка загальноуправлінських рішень і рішень

0. управління трудовими ресурсами відбувається на основі інформації, яка надходить із зовнішнього та внутрішнього середовища проекту. При цьому використовують інструменти, розроблені в межах теорії

загального менеджменту, психології, соціології, педагогіки та інших наук. Вибір найефективнішого

52

рішення щодо конкретної ситуації, яка склалась в проекті, великою мірою залежить від корпоративної культури соціально-економічної системи. Тобто схожу проблему в соціально-економічних системах з різними корпоративними культурами розв’язуватимуть різними раціональними способами. Враховуючи специфічність цього виду управлінських рішень, їх треба окремо і детально розглянути. Тому в цьому посібнику їх не розглянуто.

Кожна фаза та етап управління виконанням проекту має свій досить стандартний набір дій. Продуктами виконання дій командою з управління проектом є конкретні документи.

Так, сукупність етапів у фазі ініціалізації проекту включає: розробку концепції, техніко-економічне дослідження (ТЕД) і бізнес-планування та підготовку експертного висновку (рис.2.8). Кожен з цих етапів передбачає виконання певного набору дій і заходів.

Етап розроблення концепції передбачає обов’язкову ідентифікацію ідеї проекту через формулювання проблеми, мети, продукту та результату проекту. Для чіткішого представлення мети проекту доцільно її деталізувати за допомогою SMART-методу. Головним в проекті є не створення самого продукту, а отримання результату від його функціонування. Тому обов’язково на цій фазі необхідно провести опис функціонування продукту проекту.

Розробляючи цей етап, треба розуміти, що інформацію та результати нема сенсу розраховувати з точністю більш ніж ± 50%. Більшу точність практично отримати неможливо, бо ще нема будь-якої деталізованої інформації з проекту.

53

Рис. 2.8. Етапи управління та набір дій

у фазі ініціалізації проекту16

Наступний етап фази ініціалізації (техніко-економічне дослідження (ТЕД) є дуже важливим і досить трудомістким. ТЕД можна вважати інструментом, який забезпечує потенційних інвесторів, проектувальників та фінансистів інформацією, потрібною для прийняття рішення як про інвестування, так і схеми фінансування. Тому на цьому етапі мають бути визначені і критично оцінені на основі альтернативних варіантів рішень комерційні, технічні, фінансові, економічні, природні передумови для інвестування проекту. Для цього потрібно провести дослідження продукту проекту,

314. Черленяк І.І., Лукша О.В., Рябоконь П.А., Лукша Є.О. Менеджмент міжнародних проектів: навч.посіб. Ужгород: ПП «АУТДОР-ШАРК», 2015.

С.126.

54

структури ринку його споживання, організації та регіону, в яких його передбачається створювати.

Важливими є елементи дослідження, присвячені

виявленню соціально-економічних і соціально-інституційних аспектів проекту. Слід пам’ятати, що основним критерієм оцінки життєстійкості проекту є та цінність, яку матиме використання його продукту і сам проект для зацікавлених сторін.

Успішне завершення попередньої фази дозволяє перейти до реалізації етапу планування фази розробки проекту (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Етапи управління та набір дій

у фазі розробки проекту17

Саме на цьому етапі завдяки інформації, отриманій на попередніх етапах, уточнюють усі характеристики і параметри проекту з точністю ±10%.

Продуктом виконання етапу планування є базовий план проекту (як складник плану управління проектом

0. Черленяк І.І., Лукша О.В., Рябоконь П.А., Лукша Є.О. Менеджмент міжнародних проектів: навч.посіб. Ужгород: ПП «АУТДОР-ШАРК», 2015.

С.128.

55

та завдання на виконання окремих пакетів робіт з нього. Наявність останніх дозволяє перейти до розроблення необхідної тендерної документації для оголошення і проведення тендерів на закупівлю матеріалів, робіт та послуг, необхідних для отримання продукту проекту. Підрядні торги розглядають як засіб закупівлі товарів, розміщення замовлень і видачі підрядів, при якому вибір підрядника (постачальника) відбувається на конкурсній основі.

Для отримання плану проекту необхідно виконати цілу низку робіт, пов’язаних з плануванням змісту, строків, вартості, якості та ін. Послідовність виконання цих робіт повинна передавати особливості методології управління проектами.

Визначення на етапах проведення тендерних торгів та укладення контрактів фактичних виконавців робіт дає можливість уточнити та доповнити план проекту і перейти до формування його організаційної структури. Саме таку назву має перший етап фази реалізації проекту (рис.2.10).

Завершення цього етапу фактично відповідає готовності проекту для переходу до наступного етапу – початку здійснення продуктово-технологічних робіт зі створення продукту проекту. В управлінні проектами цей етап має назву моніторингу. Саме на цьому етапі відбувається реалізація розроблених планів, формується якість майбутнього продукту проекту, виникають найбільші проблемні ситуації в проекті, стають зрозумілими та явними всі недоробки та неякісне виконання попередніх етапів. На фінансування продукто-технологічних робіт витрачається найбільша частина коштів з проекту (зазвичай до 80 – 90%).

Основними роботами на етапі формування організаційної структури слід вважати побудову різних систем управління проектом: системи комунікацій,

системи моніторингу, планування управління постачанням, контрактами, комунікаціями, змінами. Завдяки правильно сформованим системам комунікацій

56

реалізується збір інформації про стан проекту, а також передача операційних управлінських рішень виконав-цям пакетів робіт на наступному етапі – етапі моніторингу.

Рис. 2.10. Етапи управління та набір дій

у фазі реалізації проекту18

Між цими двома процесами команда проекту виконує роботи з аналізу інформації про стан проекту, прогнозування його показників успішності на момент його завершення, розробляє та оцінює різні варіанти можливого перепланування частини проекту, яка залишилась, щоб досягти запланованих показників.

Фактично фаза реалізації проекту завершується отриманням його продукту. Але останній потрібно «запустити», тобто ввести його в експлуатацію (рис. 2.11). Це є основна мета етапу здачі в

0. Черленяк І.І., Лукша О.В., Рябоконь П.А., Лукша Є.О. Менеджмент міжнародних проектів: навч.посіб. Ужгород: ПП «АУТДОР-ШАРК», 2015.

С.129.

57

експлуатацію та закриття проекту на фазі експлуатації. Також цей етап є останнім, на якому завершує роботу команда проекту.

Рис. 2.11. Етапи управління та набір дій

у фазі експлуатації проекту19

Проект вважають зданим, якщо підписано акти тестування якості та здачі-прийняття його продукту, а також підготовлено звіт про завершення проекту і проведено архівацію знань з нього.

Оцінка досягнення цілей проекту може бути здійснена різними способами. Так, якщо спитати менеджера, яким є його основне завдання щодо виконання проекту, він відповість: "Забезпечити його виконання". Можлива й така відповідь: "Забезпечити виконання робіт у конкретний термін і в межах виділених коштів відповідно до технічного завдання". Керівник проекту пильно стежить за трьома чинниками: термінами, бюджетом і якістю робіт. Ці чинники

0. Черленяк І.І., Лукша О.В., Рябоконь П.А., Лукша Є.О. Менеджмент міжнародних проектів: навч.посіб. Ужгород: ПП «АУТДОР-ШАРК», 2015.

С.129.

58

вважаються основними обмеженнями проекту. Зазвичай до числа основних критеріїв оцінки різних варіантів проекту входять терміни і вартість досягнення результатів. При цьому заплановані цілі і якість служать основними обмеженнями при розгляді та оцінці різних варіантів.

Критерії успіху проектного підходу зазвичай оцінюються за бальною системою. Приклад набору критеріїв успіху управління проектами конкретної організації наведено в табл. 2.3.

Таблиця 2.3

Критерії успіху управління проектами (приклад)

Критерії		Бали
1.	Зацікавленість користувача (інвестора, власника)	19
2.	Підтримка з боку вищого керівництва	16
3.	Чітке формулювання вимог	15
4.	Правильне планування	11
5.	Реалістичність очікувань	10
6.	Розбивка проекту за етапами	9
7.	Кваліфікований персонал	8
8.	Матеріальна зацікавленість проектної команди	6
9.	Чітке розуміння завдань і цілей	3
10. Працьовитий, орієнтований на виконання роботи		3
персонал
Всього		100

Отже, правильно побудована послідовність процесів управління інноваційним проектом з урахуванням критеріїв успішності може забезпечити досягнення максимально можливого успіху для конкретного проекту.