5 Стадія – Контроль та перенесення зробленого.
Завдання, які не були виконані з певних причин, переносяться на наступний день.
Якщо одне і те ж завдання переноситься дуже часто, то існує дві можливості позбутися його: рішуче за нього взятися і довести до кінця; відмовитися від його виконання, проблема вирішиться сама собою.
Самоорганізація – самостійна організація різних видів навчальної діяльності, денного розпорядку, робочого місця, самостійної роботи з метою виконання прийнятих рішень щодо досягнення мети навчання.
Організована людина встигає зробити у три рази більше, ніж неорганізована. Організована людина вміє керувати часом і справам, неорганізована – йде на поводу часу і справ. Організованість дозволяє застосувати ефективні методи управління навчанням, концентрацію на важливих завданнях, використання піку працездатності, встановлення індивідуального стилю навчання.
Розробка довгострокової системи організації і планування складається з трьох дій аналіз, планування, дія. Аналіз має важливе значення, оскільки дає можливість особистості оцінити власні проблеми та пріоритети, пов”язані з організацією та плануванням.
Рис.4. Самоорганізація особистості
Ознайомимося з проблемами, пов’язаними з організацією та плануванням часу:
І рівень: Технічні помилки – методичні помилки в підходах до планування, які легко виправляються:
для виконання задач не відводиться конкретний час – коли це буде зроблено;
для виконання задач відводиться непідходящий час – врахування індивідуальних циклів зміни сил, енергії і концентрації, здатності зосередитися (“жайворонок” – “сова”, сезон початку реалізації нових проектів тощо);
помилка у розрахунку часу, який необхідно витратити для виконання задач – нереалістична оцінка обсягу роботи, яку можна виконати за день;
ви – невідповідна для виконання цієї задачі людина – невміння делегувати роботи, в яких не достатньо компетентні;
задача надзвичайно важка – ви ускладнюєте, а не спрощуєте задачу, не розкладаєте проекти та низку простих етапів;
ви не можете згадати, що маєте зробити – відсутність записів своїх планів, переліку майбутніх справ та зустрічей;
відсутність відповідної організації робочого простору.
ІІ рівень: Зовнішні фактори - фактори зовнішнього середовища, які знаходяться за межами вашого контролю, але впливають на можливості планування та самоорганізації. Їх потрібно визнавати і враховувати, щоб не звинувачувати себе і знаходити більш ефективні способи долати зовнішню дію та її вплив:
непомірно великий обсяг робіт – необхідно переглянути обсяг робіт і зосередитися на самозбереженні: позбавитися зайвих справ, делегувати їх виконання іншим. Зменшити вимоги до якості виконання деяких задач – “втримайся на плаву”;
проблеми із здоров’ям, які обмежують ваші сили – не ігноруйте межі своїх можливостей, правильно плануйте час, проконсультуйтеся з лікарем;
ви попали у період змін – визначте свої цілі, створіть нову базову схему, структуру життя, відштовхуючись від чітко визначених і встановлених “контрольних точок” або “якорів”, слідкуйте за розвитком ситуації, вносьте корективи поки все не стане на свої місця;
ви знаходитесь у обставинах з високим рівнем перешкод – залишайте в своєму графіку і достатньо часу для перешкод, затримок перепон, криз, очікувань. Тримайте при собі матеріали для роботи, яку можна зробити під час поїздок та очікувань, передоручайте іншим виконання задач, створюйте “тихі гавані“, вільні від перешкод;
вам заважає неорганізований партнер – ознайомте його з особливостями тайм–менеджменту, допоможіть йому удосконалити планування його часу, поговоріть з ним про це, визначте загальні інтереси і цілі, точки дотику, а якщо це не вдасться – змініть до цього відношення, звільніться від почуття безвихідності, відчуття себе жертвою обставин і будуйте своє життя радісно із задоволенням.
ІІІ рівень: Психологічні блоки (перепони) - приховані внутрішні сили і переконання, які заважають досягати своїх цілей та жити, як ви хочете. Вони є неусвідомленими і виявляють себе після того, як ви подолали технічні помилки та зовнішні фактори:
ви не з’ясували власні життєві цілі та пріоритети;
ви є “приборкувачем хаосу” - людиною, яка все залишає на останній момент, створює проблеми, а потім їх вирішує. Якщо ви відчуваєте себе комфортно в умовах криз, вам подобається долати власне безладдя, цінуйте цю здібність, але не випробовуйте і не застосовуйте щоденно, навчіться управляти часом;
страх вимушеної бездіяльності, залишитися один на один з власними думками, бажання запобігти неприємного завдання або проблеми – це може призвести до виснаження, до хронічних запізнень;
вам необхідно постійно допомагати іншим, жертвуючи собою – з одного боку це може багаторазово винагороджуватися, з іншого може порушити внутрішній баланс потреб відчуттям себе ображеним, недооціненим чи подавленим або неспроможністю виконати всі дані обіцянки – дайте можливість людям отримати задоволення допомагаючи вам, рости і розвиватися, вчіться говорити “ні”;
страх перед можливою невдачею, провалом вашого починання – просто та чесно оцініть найгірше, що може з вами відбутися в результаті невдачі, розглядайте невдачу як можливість зростати і наближатися до своїх цілей, уявіть, як через багато років ви будете комусь розказувати, як ви долали труднощі на шляху до успіху;
страх перед успіхом, який може стати причиною відчуження від сім’ї, друзів або знайомих – проводьте більше часу з тими людьми, яких ви вважаєте успішними і ви з’ясуєте для себе що вас лякає та зможете відчути атмосферу успіху;
страх змінити існуюче положення речей – створюйте зміни поступово, що менш руйнівно і дасть можливість звикнути до них і вам, і оточуючим;
страх перед завершеністю - людина береться за декілька справ зразу, перескакує з однієї справи на іншу, не отримуючи задоволення від завершеності і втрачаючи енергію та самооцінку або людина любить власне процес творчості, не любить, завершуючи, приймати рішення щодо відхилення інших альтернатив і варіантів. Якщо ви вже втратили інтерес до проекту, відхиліть його і звільніть себе для реалізації нових планів?
вам необхідні досконалість, довершеність та бездоганність – якщо дотримуватись високих стандартів у відношенні до кожної окремої задачі, то все зробити просто не можливо. Причиною може бути страх перед критикою, приниженням або різкими судженнями, якщо з дитинства вас навчали все робити бездоганно і ви не відчуваєте значимості задач, або ви відчуваєте себе впевнено, коли все вам здається під контролем. Треба навчитися гнучко змінювати стандарти та вимоги залежно від важливості задачі.
страх втрати творчих сил – побоювання, що внесення в життя порядку та побудова визначеної структури часу придушить творчі здібності та волелюбну натуру. Треба повірити, що внесення систематичності і порядку в свій розклад не вплине негативно на працездатність, свободу, творчість тощо;
складаючи розклад, не розписуйте кожну годину, але складіть загальний план свого дня, вносячи в нього відповідний ритм.
Існує низка принципів, що забезпечують ефективну реалізацію поставлених завдань через самоорганізацію та планування. До них належать правила початку, ходу, та завершення дня.
Основний принцип організації дня:
“Робота має підкорятися мені, а не навпаки”
Правила початку дня:
1. Починайте день з позитивним настроєм. Кожен ранок задавайте собі три запитання:
Що я маю зробити, щоб отримати від цього дня як можна більше радощів?
Як цей день може наблизити мене до моїх цілей?
Що я можу сьогодні зробити для свого здоров’я, щоб компенсувати сидячу роботу (провести тренування, розслабитися тощо)?
2. Добре поснідайте,до навч. закладу добирайтеся без поспіху.
3. Починайте начання по можливості в один і той же час.
4. Перевірте ще раз плани дня.
5. Спочатку вирішуйте ключові завдання.
6. Беріться за роботу без “розкачки”.
7. Погодьте свій план з близькимита партнерами із спільної діяльності.
8. Зранку займайтеся складними і важливими справами.
Правила, що стосуються ходу дня:
9. Добре підготуйтеся до навчання.
10. Впливайте на фіксацію термінів (якщо терміни, що установлюються, не вкладаються у ваші плани, намагайтеся пристосувати їх до ваших інтересів, знаходячи альтернативний варіант).
11. Запобігайте дій, що викликають негативну зворотну реакцію з боку підлеглих, співробітниківблизьких, партнерів із спільної діяльності, друзів. та інших.
12. Відхиляйте невідкладні проблеми, що виникли додатково.
13. Запобігайте незапланованих імпульсивних дій.
14. Зарезервуйте у плані і знайдіть 1 годину для себе – спокійний або закритий час, коли вас ніхто не потурбує, для виконання важливих, але не термінових завдань, які часто тануть у суєті дня.
Правила завершення робочого дня:
15. Закінчуйте незроблені невеликі справи (огляд кореспонденції, диктування листів, пам’ятних записок тощо).
16. Контролюйте результати і себе – порівняйте намічене у розпорядку дня з реально виконаним з урахуванням поставлених цілей і відхилень від них.
17. Складіть план на наступний день з урахуванням цілей, пріоритетів, делегування.
18. Повертайтеся додому з хорошим настроєм: радійте майбутньому заслуженому відпочинку; насолоджуйтесь дорогою додому і налаштовуйтеся на вечірнє проведення часу, подумайте про заняття фізкультурою, бігом тощо – 10 хвилин руху на свіжому повітрі щодня – достатньо, щоб підтримувати фізичну форму.
19. Кожен прожитий день по можливості робіть вдалим, усвідомивши його якість і цінність для вашого життя.
20. Зробіть огляд прожитого дня (самоконтроль):
- контролювати не лише виконання поставлених завдань, але й особистісну ситуацію;
- перевірте ще раз, що пройшло вдало і що могло бути зроблено краще.
- застосуйте метод “п’яти” пальців, орієнтований на початкові букви назв пальців:
М (мізинець) – мислительний (розумовий) процес: які знання, досвід я
сьогодні отримав?
Б (безіменний палець) – близькість мети: що я сьогодні зробив і чого досяг?
С (середній палець) – стан душі: яким був переважаючий настрій?
У (указівний палець) – послуга, допомога: чим я сьогодні допоміг іншим, чим догодив, порадував чи ”посприяв”.
Б (великий (рос. - большой) палець) – бадьорість, фізична форма: яким був мій стан сьогодні? Що я зробив сьогодні для свого здоров’я?