6.1. Роль юридичної служби в зберіганні майна підприємства

Одним із напрямків діяльності юридичної служби у сфері суспіль­ного виробництва є організація роботи із забезпечення зберігання майна та боротьба з крадіжками і нестачами. Для вирішення цих завдань юридична служба повинна:

• забезпечувати законність правових документів, що видають­ся на підприємстві;

• брати участь у перевірках стану дотримання законодавства з охорони майна підприємства, у розробленні заходів щодо використання правових засобів, спрямованих на попере­дження крадіжок, нестач, псування матеріальних ціннос­тей і втрат від безгосподарності;

• оформлювати матеріали, пов'язані з крадіжками, нестача­ми, псуванням матеріальних цінностей, втратами, для пе- редання їх слідчим і судовим органам;

• надавати правову допомогу бухгалтерії з питань відшкоду­вання збитків;

• брати участь у роботі бухгалтерії щодо стягнення дебіторсь­кої заборгованості;

• надавати правову допомогу службам і структурним підроз­ділам підприємства з питань правильного застосування за­конодавства, що регулює порядок списання, продажу, об­мін, передавання майна підприємства в оренду;

• забезпечувати правовими засобами ведення складського го­сподарства.

Заходи щодо забезпечення збереження майна й боротьби з без­господарністю розробляються, як правило, у цілому по підприємс­тву і мають предметний і чітко визначений характер.

Одним з головних завдань юридичної служби є забезпечення законності документів правового характеру, що приймаються на підприємстві (проектів, наказів, положень, інструкцій та інших правових документів) з питань забезпечення збереження майна і боротьби з безгосподарністю. У цих документах повинні відобра­жатися питання охорони підприємства, організації перепустково- го режиму, прийм:ання продукції і товарів, зберігання та обліку матеріальних цінностей, випуску готової продукції, попередження крадіжок, інших втрат. Крім того, юридична служба разом з інши­ми службами та структурними підрозділами підприємства повинна брати участь у перевірці додержання законодавства про охорону майна.

Юридична служба повинна забезпечувати правильне застосу­вання трудового законодавства під час прийняття, призначення та переміщення матеріально відповідальних осіб: ці питання повинні обов'язково узгоджуватися з бухгалтерією; забороняється прийма­ти на матеріально відповідальні посади осіб молодше 18 років, а також осіб, які мають судимість за корисливі злочини або стосовно яких є вирок суду , який забороняє їм обіймати зазначені посади; договір про матеріальну відповідальність має бути укладений лише в письмовій фермі.

При організації правової роботи щодо забезпечення збереження майна юридична служба має приділяти особливу увагу руху товар­но-матеріальних цінностей. Це пояснюється тим, що досягнення високого рівня організації роботи на підприємстві, в організації, установі по збереженню матеріальних цінностей значною мірою впливає на стан збереження майна на всіх етапах його руху та на посилення режиму економії. Досвід роботи в суб'єкті господарю­вання свідчить про те, що збереження власності майна насамперед досягається при забезпеченні виконання обов'язкових вимог, які ставляться до організації як у веденні складського господарства, гак і в збереженні цінностей. Серед цих. вимог виділяються такі:

• наявність необхідного майна з урахуванням конкретних ви­робничих умов конкретного суб'єкта господарювання;

• кількість складів для зберігання матеріальних цінностей;

• обладнання складів необхідними технічними засобами охо­рони (огородження, освітлення, зв'язок, сигналізація, зам­ки тощо);

• виконання виробничих операцій з раціонального розміщен­ня матеріальних цінностей ь складських приміщеннях;

• обладнання місць зберігання з урахуванням особливостей окремих ридів мг«йна;

• здійснення спеціального нагляду за станом матеріальних цінностей;

• належна організація бухгалтерського обліку та звітності надходження і руху майна при зберіганні;

• організація прийому продукції за кількістю і якістю, з вияв­ленням порушень, що можуть бути допущені з боку поста­чальницьких, сервісних, транспортних та інших організа­цій;

• своєчасність складання і правильне оформлення актів на ви­явлену нестачу або псування матеріальних цінностей, а та­кож некомплектність обладнання і техніки;

• контроль за відпуском матеріальних цінностей зі складсь­ких приміщень суб'єкта господарювання;

• організація сторожової і пожежної охорони, яка б забезпе­чувала належну охорону майна;

• використання на складах і в службах постачання кваліфі­кованих і добросовісних працівників, своєчасність і прави­льність оформлення трудових відносин з цією категорією працівників¹.

При розгляді питань, пов'язаних з організацією складського господарства, проблемою є недостатня кількість відповідних при­міщень, і це призводить до того, що матеріальні цінності, які по­требують спеціального зберігання, утримуються: неналежним чи­ном під відкритим небом, псуються. Доступ сторонніх осіб до май­на створює умови для крадіжок, розукомплектування обладнання й техніки. Нагромадження матеріальних цінностей призводить до перевантаження складів. А це часто не дає змоги дотримува­тись елементарних правил ведення складського господарства (роз­міщення цінностей за видами, сортами), спричинює порушення правил протипожежної безпеки, створює проблеми при перевір­ках фактичної наявності матеріальних цінностей. Тобто недотри­мання вимог ведення складського господарства згідно з нормати­вними актами призводить до значних втрат суб'єктів господарю­вання.

До вимог, що стосуються ведення складського господарства, належить організація пропускної системи, яка передбачає контроль за вивезенням або винесенням зі складів і території підприємств матеріальних цінностей.

Під пропускною системою розуміється сукупність правил і за­ходів, спрямованих на забезпечення певного порядку на об'єктах, що охороняються. Пропускна система (режим) виключає мож­ливість безконтрольного проходу або проїзду без встановлення пе­репусток та інших документів.

Здійснення постійного контролю за станом організації і дотри­мання пропускного режиму покладаються наказом (розпоряд­женням) на виділеного для цієї мети працівника або на спеціальний підрозділ суб'єкта господарювання. З ініціативи головного бухгал­тера, служби постачання і юридичної служби та на підставі рішен­ня керівника суб'єкта господарювання мають проводитись систе­матичні перевірки стану пропускного режиму, дотримання праців­никами охорони правил вивезення або винесення матеріальних цін­ностей через контрольно-прохідні пункти, виявлятися факти не­дотримання правил відпуску, оформлення і вивезення продукції і товарів та інших цінностей¹.

Доступ останніх до майна створює умови для крадіжок і розукомплектування обладнання і техніки. Нагромадження мате­ріальних цінностей веде до перевантаження складів.

Працівники юридичної служби разом із працівниками інших служб і структурних підрозділів повинні виявляти недоліки та по­рушення в організації складського господарства.

Особливе значення в питаннях зберігання майна підприємст­ва має дотримання вимог стосовно приймання продукції, що над­ходить на підприємство. Беручи участь у цій роботі, юридична слу­жба повинна здійснювати контроль за додержанням установле­ного законодавством порядку приймання продукції, що надходить, для чого:

контролювати дотримання вимог законодавства щодо при­ймання продукції та товарів з урахуванням особливостей окремих її видів, характеру господарських зв'язків; - забезпечувати відшкодування збитків, заподіяних ненале­жними діями контрагента шляхом пред'явлення претензій, якщо це передбачено договором або чинним законодавством, а в необхідних випадках - позовних заяв до Господарського суду;

виявляти і вивчати причини недотримання вимог законо­давства при прийманні продукції та вносити пропозиції щодо усунення недоліків.

Приймаючи продукцію, слід забезпечувати правильну фіксацію кількості і якості матеріальних цінностей при їх оприбуткуванні, щоб не допустити крадіжки отриманих товарно-матеріальних цін­ностей та інших зловживань з боку працівників суб'єктів господа­рювання - вантажоодержувачів. Такі випадки часто трапляються на практиці.

Завідувачі складів та інші матеріально-відповідальні особи, здійснюючи роботу з отримання, перевірки фактичної кількості і якості продукції, та служба постачання, забезпечуючи правильне і своєчасне проведення цієї роботи, мають виходити з того, що приймання товарно-матеріальних цінностей слід вести відповід­но до вимог, передбачених стандартами, техумовами, іншими обов'язковими правилами і особливо договором (контрактом, уго­дою) з дотриманням вимог, що передбачені постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України актів законодавства СРСР», Інструкцією про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю, затвердженою постановою Держарбіт- ра при Раді Міністрів СРСР від 15 червня 1965 р. № П-6 (із насту­пними змінами і доповненнями), Інструкцією про порядок при­ймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів на­родного споживання за якістю, затвердженою постановою Держ- арбітра при Раді Міністрів СРСР від 25 квітня 1965 р. № П-7 (із наступними змінами і доповненнями), та Інструкцією про поря­док і строки приймання імпортних товарів за кількістю і якістю, складання та направлення рекламаційних актів, затвердженою постановою Держарбітра при Раді Міністрів СРСР від 15 жовтня 1990 р.

Отже, правильна організація перевірки кількості і якості про­дукції й товарів має важливе значення як для посилення охорони власності, так і для запобігання збиткам, що їх завдають держав­ним і недержавним суб'єктам господарювання порушення законо­давства про якість і кількість.

Цим створюються необхідні гарантії для своєчасного і повного виявлення збитків і підвищення відповідальності працівників складського господарства за якістю і кількістю продукції під час її приймання.

Необхідно, щоб юрисконсульт сприяв своєчасному забезпечен­ню правильного вирішення питань добору представників інших організацій для участі в прийманні продукції та товарів.

Обов'язком юридичної служби є участь у роботі з ліквідації де­біторської заборгованості. Своєчасна ліквідація дебіторської за­боргованості в усіх суб'єктах господарювання є не просто фінан­совою операцією, це важлива умова захисту майнових інтересів у договірних і господарських відносинах з іншими юридичними і фізичними особами.

Необхідно встановити разом із головним бухгалтером назву боржника, його конкретну адресу, юридичні реквізити. Поряд з цією роботою слід підбирати відповідні документи, які обґрунтовують заборгованість: витяги або копії договорів, копії рахунків, наклад­них, актів звірки, листи-відповіді на претензії або позови тощо. Якщо заборгованість викликає сумнів, необхідно запропонувати керівнику і головному бухгалтеру організувати звірку взає- морахунків з дебітором. Така звіркаобов'язково проводиться бух­галтерією суб'єкта господарювання. Нерідко після проведення вза- ємозвірки виявляється, що дебіторська заборгованість перекрива­ється або зменшується кредиторською заборгованістю.

Отже, роботу із застосування правових засобів щодо ліквідації дебіторської заборгованості не можна розглядати як випадкову, вона має бути системною. Працівникам юридичної служби слід при­діляти постійну увагу наданню правової допомоги конкретним юри­дичним особам зі стягнення заборгованості. Ці дії мають щоквар­тально включатися до плану роботи, де слід передбачити вимогу до головних бухгалтерів щодо подання документів, у тому числі актів проведення взаємозвірок, до вжиття правових заходів щодо лікві­дації заборгованості. Юридична служба зобов'язана систематично знайомитися з актами документальних ревізій і перевірок, що дасть можливість виявляти прострочену дебіторську заборгованість та інші порушення фінансово-господарської діяльності і вживати за­ходів правового характеру для піднесення економічної спромож­ності суб'єкта господарювання.

Необхідно також, щоб юридична служба систематично вивчала нормативні акти з цього питання і проводила їх вивчення з бухгал­терською, ревізорською, фінансово-економічною та іншими служ­бами суб'єкта господарювання незалежно від форм власності¹.

Одним із завдань юридичної служби підприємства є також кон­троль за дотриманням керівниками структурних підрозділів, поса­довими особами підприємства нормативно-правових актів при під­готовці для списання з бухгалтерського балансу майна, боргів, не­стач та інших невиробничих витрат, а також вжиття заходів щодо відшкодування збитків і притягнення у встановленому порядку до матеріальної, дисциплінарної відповідальності винних у незакон­ному списанні товарно-матеріальних цінностей осіб, а в окремих випадках і до кримінальної відповідальності.