Запити та їх застосування
У сучасній СУБД нарівні з найпростішими засобами пошуку і фільтрації даних з однієї або кількох зв'язаних таблиць використовуються зручні, гнучкі та могутні засоби — запити. З їх допомогою можуть бути виконані обчислення, відновлені дані в таблицях, додані або вилучені записи. При цьому результати виконання запиту подаються в зручному вигляді — у формі таблиці. Запит може будуватися з використанням тимчасової таблиці, створеної за допомогою іншого запиту.
Засобами запиту можна виконати такі дії:
вибрати записи з кількох таблиць, що задовольняють умови відбору;
включити в підсумкову таблицю додаткові поля і в разі необхідності виконати обчислення для них;
згрупувати записи з однаковими значеннями в деякому полі;
на основі зв'язаних таблиць створити нову таблицю;
вилучити зі зв'язаних таблиць записи, що відповідають деяким умовам, і т. д.
У СУБД MS Access залежно від задачі, яка розв'язується, може бути створено кілька видів запитів, кожний з яких має свою піктограму:
— запрос на выборку, що забезпечує вибір даних зі зв'язаних таблиць і таблиць, побудованих під час реалізації інших запитів;
— запрос на создание таблицы, який ґрунтується на запиті на вибирання і забезпечує формування та заповнення нової таблиці;
— запрос на обновление, що дає змогу вносити зміни в групу записів, які відбираються за допомогою запиту на вибирання;
— запрос на добавление, за допомогою якого записи з таблиці результату запиту добавляються в таблиці бази даних;
— запрос на удаление, що забезпечує виключення записів з однієї або кількох зв'язаних таблиць.
Основою будь-якого запиту є запит на вибирання. Результати виконання запиту відображаються у вигляді таблиці, яка формується на підставі умов відбору. Поля таблиці визначаються користувачем і зазначаються на бланку запиту.
Примітка. Запити на вибирання і створення нової таблиці не змінюють зміст таблиць бази даних, а запити на відновлення, додання та вилучення є запитами, після виконання яких змінюються дані в таблицях.
Створення запиту розпочинається за командою Создать і вкладки «Запросы» вікна бази даних». У діалоговому вікні «Новый запрос», що відкривається, вибирається засіб створення запиту. Це може бути Конструктор або один із Майстрів („Простой запрос”, «Перекрестный запрос», „Повторяющиеся записи”, „Записи без подчинённых”).
Створення запитів за допомогою Майстра
Команда Простой запрос активізує вікно «Создание простих запросов», за допомогою якого вибираються базова таблиця із списку «Таблицы/Запросы» і поля зі списку «Доступные поля», що використовуються в запиті. Імена потрібних полів для запиту передаються у вікно «Выбранные поля» за допомогою кнопок > та >>.
У вікні можуть бути вибрані поля для формування запиту з кількох таблиць або раніше створених запитів.
На черговому кроці роботи Майстра знову відкривається вікно «Создание простих запросов» (крок 2), за допомогою якого задається ім'я запиту (наприклад, «Идентификационные коды») і встановлюється режим роботи системи.
За допомогою альтернативного перемикача «открытие результатов выполнения запросов» після клацання лівою клавішею миші на кнопці «Готово» на екран викликається вікно з назвою створеного запиту та з готовими результатами.
Після вмикання перемикача «изменение структуры запроса» забезпечується перехід до режиму «Конструктор» із метою зміни створеного запиту.
Примітка. Після вибору таблиць та їхніх полів клацанням лівою клавішею миші на кнопці «Далее» може активізуватися чергове вікно «Создание простих запросов», з альтернативними перемикачами типів запитів: «подробный» та «итоговый». Це виконується лише тоді, коли було обрано хоча б одне поле числового типу з будь-якої таблиці.