4. Робота з книгами
Книга в Microsoft Excel являє собою файл, використовуваний для обробки і збереження даних. Кожна книга може складатися з декількох аркушів, тому в одному файлі можна помістити різноманітні зведення й установити між ними необхідні зв'язки. За замовчуванням новий робочий документ називається - КНИГА 1. Звичайно користувач дає власну назву.
Одна книга може містити до 256 робочих аркушів.
Аркуші служать для організації й аналізу даних. Можна вводити і змінювати дані одночасно на декількох аркушах, а також виконувати обчислення на основі даних з декількох аркушів. При створенні діаграми її можна помістити на лист із відповідними чи даними на окремий лист діаграми.
Імена аркушів відображаються на ярличках у нижній частині вікна книги (див. мал. ).
Для переходу з одного листа на іншій випливає по потрібному ярличку. Назва активного листа виділено жирним шрифтом. За замовчуванням вони названі ЛИСТ 1, ЛИСТ 2, і т.д.
Організація роботи з аркушами у ЕТ Excel
Кнопка горизонтальна
прокручування
ярличків Неактивний лист активний
лист смуга прокручування
Перехід на інший лист книги. Лівим щигликом миші вкажіть ярличок листа, що містить потрібні дані. Якщо ярличок потрібного листа не видний (це можливо при великій кількості аркушів ), то для його висновку використовуйте кнопки прокручування аркушів. Потім укажіть необхідний ярличок.
Порада. Якщо в книзі міститься велика кількість аркушів, наведіть покажчик на кнопку прокручування ярличків ( див мал. ) і натисніть праву кнопку миші. Потім виберіть щигликом миші в списку, що відкрився, необхідний лист.
У вікні Excel, як і в інших програмах Windows, під заголовком вікна розташований рядок меню. Він містить головне меню Excel. За допомогою команд із цього меню можна виконати всі можливі дії над робочими книгами і даними в таблицях.
Контрольні питання
Яке призначення програми Excel?
У яких сферах діяльності використовується Excel?
До якого пакету програм входить процесор Excel?
Яка структура вікна Excel?
В чому полягає відмінність між вікнами Excel і Word?
Поясніть призначення рядків вікна Excel?
З яких елементів складається електронна таблиця?
Як визначається адрес клітинки?
Яка інформація може міститись в клітинці?
Як встановити потрібний формат числа?
Які операції виконуються над вмістом клітинок?
Які є методи створення формул в електронній таблиці?
Як копіювати формулу з однієї клітинки в іншу?
Як викликати засіб „ Автосумма”?
Як відбувається створення електронної таблиці, її редагування?
Чи відрізняється правило збереження файлу електронної таблиці від збереження текстового документу Word?
Лекція 13. Обчислення в Excel. Робота з графіками та діаграми План заняття
Запис математичних формул та обчислення за ними
Редагування формул
Стандартні функції, що застосовуються в роботі з Excel: математичні, функції дати, текстові функції, фінансові функції тощо
1. Запис математичних формул та обчислення за ними
Табличний процесор Excel здатний виконувати над даними безліч різних операцій: математичних, логічних, статистичних, текстових, фінансових та ін. Послідовність дій над операндами записується у вигляді специфічних формул, що починаються зі знака рівності, наприклад:
= А5-В7, = СУММ (С1:С10), = СТЕПЕНЬ (А1;А2), де СУММ і СТЕПЕНЬ — імена стандартних функцій підсумовування і піднесення до степеня відповідно.
Будь-яка формула, як текст або число, вводиться у вибрану комірку робочого листка вручну. З метою економії часу і виключення помилок введення посилання на комірки або їхні діапазони можна включати у формулу за допомогою миші. Для цього досить клацнути її лівою клавішею на поточній комірці або виділити "буксируванням" курсору потрібний діапазон.
У формулу можна також включати імена стандартних функцій, вибираючи їх зі спеціального списку вікна «Мастер функций». Останнє активізується кнопкою «Функции» і має вигляд, показаний на рис. 1.
Рисунок 1. Майстер функцій
Майстер функцій автоматизує процес їх введення, залишаючи за користувачем тільки вибір функції та введення деяких констант.
В Excel, як і в інших табличних процесорах, формули можна копіювати з автоматичною настройкою їх за новим місцеположенням. Ця процедура легко виконується "буксируванням" уже відомого маркера заповнення вздовж рядка або стовпця. Тому процедура введення формул у комірку робочого листка є автоматизованою і простою.
В Excel використовують два типи адрес (посилань) комірок: абсолютні та відносні. Перші застосовують, якщо у формулу треба ввести значення з фіксованої комірки:
=CУMM(A1:C1)*$F$5,
де $ — ознака абсолютного посилання. Під час переміщення (копіювання) формул абсолютні адреси залишаються незмінними.
Відносні адреси (посилання) змінюються відповідно до нової позиції формули:
=СУММ(А1:С1)*$F$5...
=СУММ(А5:С5)*$F$5.
Формула повністю відображається в рядку формул легко редагується і реалізується при натисненні на клавішу <Enter>.
ЕСЛИ f* =СУММ(Е2 Е19)
Рис. 3. Рядок формул
До складу рядка, крім поля введення, входять ще чотири спеціальних інструменти:
список імен (ЕСЛИ) який містить ім'я поточної комірки або список функцій, якщо введення даних починається зі знака «=»;
кнопка «Отмена» (
)
—
скасування останнього введення та
відновлення попередньої інформації;
кнопка «Ввод» (
),
еквівалентна клавіші <Enter>;
нарешті,
кнопка «Изменить
формулу»
(
),
що
забезпечує вставлення у
формулу стандартних функцій.
Виконання автоматичних обчислень.
Автододавання. Воно забезпечує оперативне формування результатів й аналіз їх залежності від значень параметрів — аргументів. Виконується за допомогою кнопки — піктограми «Автосумма» (∑). її результат — підсумок даних виділеного діапазону чисел будь-якого стовпця (рядка), наприклад А1:А4 (А1:С1). Сума розміщується в черговій комірці A5(D1) при натисненні на клавішу <Enter>. У цій комірці спочатку відображається розрахункова формула вигляду
= СУММ (АІ:А4) або = СУММ (А1:С1), яка формується системою автоматично.
Автододавання можна застосовувати до діапазонів сусідніх стовпців (рядків), скориставшись відомим маркером заповнення. Виділення підсумкового рядка (стовпця) робочого листка, заповнення його розрахунковими формулами та значеннями проводяться "буксируванням" маркера і натисненням на клавішу <Enter> (рис. 4).
Рисунок 4. Авто додавання.
Для здобуття підсумкових значень по всіх рядках або стовпцях таблиці необхідно виділити останню, натиснувши на клавіші <Ctrl+Shift+*>, і виконати команду Автосумма. При цьому всі значення, що не належать до числових, ігноруються. Автододавання можна застосовувати також для несуміжних діапазонів, які, зрозуміло, мають бути виділені.
Автообчислення. Воно забезпечує формування ряду підсумкових значень поза робочим листком, що використовуються для аналізу й оцінки результатів обчислення.
Тип підсумкового значення (середнє, кількість значень і чисел, максимум та ін. ) задається за допомогою команд спеціального контекстного меню (рис. 5), яке активізується клацанням правою клавішею миші на рядку стану вікна Excel.
Рисунок 5. Меню авто обчислення.
Вибране користувачем підсумкове значення виділеного об'єкта робочого листка відображається в рядку стану.