Тема 6. Планування в організації

Мета теми: Сформувати вміння та навички щодо планування діяльності організації, розроблення стратегічних планів організації.

Студенти повинні знати: призначення планування як функції управління, види та форми планування, методи розробки планів, особливості стратегічного планування.

Студенти повинні вміти: складати плани , використовуючи різні методи планування.

Перелік питань до самостійної роботи студентів з теми:

1. Що слід розуміти під функцією планування?

2. Які причини зумовлюють необхідність розробки планів різних рівнів?

3. Охарактеризуйте складові планів.

4. Яка різниця між метою та завданням?

5. Чи погоджуєтеся Ви з твердженням, що планування та визначення мети - це аналогічні процеси? Поясніть свою точку зору.

6. Чи може організація мати більш ніж одну місію?

7. Що таке стратегічні цілі та хто їх встановлює?

8. Концепція «управління за цілями».

9. Охарактеризуйте методи розробки планів різних рівнів.

10. Як виглядає процес стратегічного планування?

Ключові терміни та поняття: планування, план, завдання. орієнтир, ціль, глобальна мета, місія, завдання, програма, процедура, кошторис, стратегія

Тезисний матеріал до теми:

. Планування є основною і первісною функцією управління від якої залежать усі інші функції, оскільки прийняті в процесі її реалізації рішення визначають характер їх здійснення.

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три ключових запитання:

3. де організація знаходиться у даний момент (який стан, яка ситуація)?

4. чого організація прагне досягти (куди вона прямує)?

як організації потрапити звідти, де вона є, туди, де вона прагне опинитися?

Мета планування полягає в створенні системи планових документів, які визначають зміст та певний порядок дій для забезпечення тривалого існування організації.

Для того, щоб функція планування досягла зазначених вище позицій, вона повинна ґрунтуватися на таких принципах: первинності, повноти, точності, економічності, безперервності, гнучкості, масовості.

Принцип первинності. Планування логічно попереджає виконання всіх інших управлінських функцій.

Принцип повноти. Планування повинно охоплювати всі галузі діяльності підприємства, а також усі етапи, дії та операції як господарських, так і процесів управління. Якщо при плануванні щось випаде із сфери уваги менеджера, то неминуче виникнення у цій ланці “вузького місця”, тобто зривів, неузгодженості.

Принцип точності. При плануванні потрібно максимально досягти високої точності економічних параметрів, кількісних та якісних характеристик дій. В окремих випадках можливі відхилення параметрів без шкоди для загального ходу господарювання.

Принцип економічності. Витратоємкість планування повинна бути меншою за ефект, що очікується від запланованих показників, дій , процесів. Принцип безперервності. Планування досягає поставлених цілей тоді, коли воно здійснюється не епізодично, а безперервно як у часі так і у просторі. Принцип гнучкості. Якщо плани виявляються не досить обґрунтованими, то їх потрібно переглядати, оскільки догматизація їх призведе до руху у хибному напрямі.

Принцип масовості. Обґрунтовані плани можуть бути розроблені тільки при залученні до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани.

. Класифікація планів:

- за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні. тактичні й оперативні плани

- за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові (3-5 років) й середньострокові (1-3 роки);

- за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

До найважливіших складових планів, які менеджер повинен знати відносяться завдання та цілі.

Завдання – це конкретні короткострокові орієнтири, для досягнення яких необхідно розробити план.

Цілі – це завдання, які поставлені керівництвом організації і визначають напрямки її розвитку. Це широкі довгострокові орієнтири організації.

Правильно сформульовані організаційні цілі мають відповідати наступним вимогам:

• цілі мають бути конкретними та вимірюваними;

• цілі мають бути зорієнтованими у часі;

• цілі мають бути реалістичними, досяжними, такими, що не перевищують можливостей організації;

• цілі мають бути не суперечливими, узгодженими, взаємопов’язаними;

• цілі мають бути сформульованими письмово.

Глобальна мета – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору суспільства. Глобальна мета – це уявлення про суспільне призначення організації.

Місія організації – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору самої організації. Місія деталізує статус організації, надає орієнтири для визначення її задач. Вона визначає 5 глобальних орієнтирів: Хто ми? Який наш бізнес? Хто наші клієнти? Навіщо ми потрібні людям? До чого ми прагнемо? І звичайно який прибуток ми отримаємо (для комерційної організації), або яку корисність для суспільства принесемо (для некомерційної)

Завдання організації формулюються у конкретних показниках діяльності і розраховані на певні строки. Вони являють собою специфічні для даної організації шляхи реалізації місії. Організації, як правило, встановлюють декілька завдань.

Програма – більш ширше поняття ніж ціль. Вона включає планування майбутніх подій і встановлення послідовності необхідних дій. Програма може включати такі види дій. Як розміщення запитів на поставки додаткової сировини, закупка нових машин, що дозволяють збільшити обсяг виробництва. Оновлення технологічних процесів. Підбір додаткового персоналу для експлуатації нового обладнання.

Нормативи – це плани, які використовуються для виміру кількості та якості роботи, що виконується.

Правила визначають напрямок і загальні межі дій апарату управління. Вони проявляються на різних рівнях управління.

Процедури – суворо встановлена послідовність дій у конкретних ситуаціях, що часто повторюються. Вони визначають чіткий порядок виконання конкретної роботи (наприклад вкладник банку, отримуючи гроші, повинен дотримуватися певної процедури)

Кошториси – це плани з витрат грошових коштів. Існують різні види кошторисів, такі, як кошториси поточних витрат, кошториси операційних витрат, кошториси капітальних вкладів, закупок матеріалів та ін.

Методи – це способи виконання завдання за допомогою певних операцій.

Одним з широко розповсюджених на практиці способів встановлення цілей та оцінки діяльності керівників є так зване “управління за цілями” (MBO – management by objectives).

У відповідності до концепції МВО загальноорганізаційні цілі можна розділити на декілька більш дрібних цілей окремих структурних одиниць організації, які, у свою чергу, можна трансформувати в цілі окремих груп і підрозділів і далі розбити на цілі діяльності окремих виконавців.

Отже, сутність концепції МВО полягає у тому, аби:

1. для кожного співробітника організації визначити мету його діяльності;

2. забезпечити взаємозв’язок таких цілей;

3. забезпечити досягнення кожним виконавцем встановленої для нього мети.

Переваги МВО:

1. Процес МВО робить більш зрозумілою організаційну структуру управління організацією. Тут чітко визначається, хто за що відповідає у процесі досягнення загальної мети організації.

2. Процес МВО забезпечує цілеспрямовану мотивацію робітників. Робітники особисто приймають участь у процесі встановлення цілей їх діяльності, мають можливість “вкласти” свої ідеї в опрацювання цілей, чітко знають сферу своєї компетенції та отримують допомогу від начальника, тому зацікавлені в результатах діяльності

3. Процес МВО допомагає опрацювати ефективні методи контролю (винагороджується результат, а не процес діяльності). Найкращим орієнтиром для контролю є комплекс чітко сформульованих цілей.

Недоліки МВО:

1. Керівникам іноді важко встановлювати кількісно визначені цілі діяльності для кожного підлеглого.

2. Вищим керівникам не завжди вигідно доводити цілі до кожного підлеглого.

3. МВО вимагає: встановлення короткострокових цілей; значної бюрократії; високої кваліфікації персоналу.

Отже незважаючи на всі труднощі, які відчувають фірми при впровадженні цільового управління. його методи залишаються важливим інструментом керівництва.

Нині існує декілька методів планування: балансовий; нормативний; математично-статистичний

Балансовий метод ґрунтується на взаємозв’язку ресурсів, які мають бути в організації та їх потребою в межах планового періоду.

Нормативний метод ґрунтується на тому, що в основу планових завдань на певний період закладаються норми витрат різних ресурсів на одиницю продукції (сировини, матеріалів, обладнання, робочого часу, грошових засобів тощо)

Математично – статистичний метод зводиться до оптимізації розрахунків на основі різного роду моделей.

Чим частіше відбуваються зміни у зовнішньому середовищі організації, тим нагальнішою є потреба у розробці стратегії.

Стратегія – це взаємопов’язаний комплекс довгострокової програми дій та порядок розподілу приорітетів та ресурсів організації для досягнення її цілей заходів щодо підвищення життєздатності організації.

Основними елементами, з яких складається стратегія є: сфера стратегії; розподіл ресурсів; конкурентні переваги; синергія.

Сфера стратегії – це засоби адаптації організації до свого зовнішнього середовища.

Розподіл ресурсів – це вказівка на спосіб розподілу обмежених ресурсів організації поміж окремими підрозділами.

Конкурентні переваги – це визначення переваг організації порівняно з її конкурентами.

Синергія – це ефект цілісності. Синергія як елемент стратегії означає, що стратегія повинна враховувати можливості отримання додаткового ефекту за рахунок інтеграції всіх можливостей організації.

Виділяють три основні рівні стратегій:

1. Загальнокорпоративна стратегія;

2. Стратегія бізнесу;

3. Функціональна стратегія.

Загальнокорпоративна стратегія визначає:

• місію організації,

• види та ринки її діяльності,

• бажане зростання та рентабельність.

Стратегія бізнесу спрямована на забезпечення конкурентних переваг даної структурної одиниці на певному ринку або у певній галузі.

Функціональна стратегія. Управління організацією здійснюється за функціями (виробництво, маркетинг, фінанси, облік тощо). Функціональні служби організації опрацьовують стратегії оптимального використання ресурсів організації в цілому за певними функціями, а не за окремими структурними підрозділами

При обґрунтуванні загально корпоративної стратегії найчастіше спираються на класифікацію стратегій за цілями. Відповідно до цього критерію розрізняють:

- стратегію зростання;

- стратегію стабільності;

- реструктивну стратегію;

- комбіновану стратегію.

Стратегія зростання – може здійснюватися кількома способами, тобто існують різні стратегічні варіанти росту.

Стратегія стабільності – цю стратегію застосовують організації, які задоволені своїм попереднім курсом дій та бажають залишити існуючий стан.

Реструктивна стратегія – використовується у випадках, коли організація залишає певні ринки, або перепрофілює виробництво. В межах реструктивної стратегії існує декілька варіантів.

В діяльності великих корпорацій стратегії зростання, стабільності та реструктуризації змінюють одна одну або використовуються у комплексі, т. то комбіновану стратегію.

Функція планування допомагає менеджерам краще справитися з невизначеністю і більш ефективно на неї реагувати.