2. Основные задачи планирования персонала на предприятии и факторы, влияющие на потребность в кадрах. Методы расчета численности основных рабочих.

непромышленный персонал (занятые в непроизводственной сфере)

Тема 5

Управление комплектованием кадров

Задачи менеджера при комплектовании кадров

Процесс комплектования кадров включает несколько этапов (рис. III.5.1).

При комплектовании кадров обычно решаются следующие задачи:

• определение оптимальной численности исполнителей;

• определение качественного состава и подбор кадров;

• распределение по рабочим местам в соответствии с профессионально-квалификационным уровнем персонала;

• сохранение квалифицированных работников;

• обеспечение продвижения по службе внутри организации. Для определения степени укомплектованности предприятия персоналом используют коэффициент комплектования кадров:

где С_p.m.i – необходимое число рабочих мест;

С_p.i – численность работников во всех сменах.

Очевидно, что процесс комплектования кадров, как, в принципе, и любой другой, подвержен влиянию различных факторов; Традиционно их разделяют на внешние и внутренние (рис. III.5.2).

Внешние факторы:

• демографические (пол, возраст и т.п.);

• социально-экономические (образование, уровень дохода и т.п.);

• правовые (КЗоТ РФ и другие нормативные акты);

• научно-технические (организационно-технический уровень предприятия).

Внутренние факторы могут быть представлены совокупностью различных воздействий, определяющих эффективность выполнения задач комплектования.

Основные статьи затрат, связанные с работой персонала

В деятельности предприятия многое зависит от начального этапа комплектования кадров. Следовательно, необходимо оценить возможные потери от ошибок при проведении кадровой политики. Для этого следует прежде всего рассмотреть состав и структуру затрат на персонал. При этом нужно учитывать, что потери могут быть и результатом разного уровня подготовки кадров.

Структура расходов на персонал определяется как сумма статей расходов на персонал:

где S_наем – подбор персонала;

S_отбор – оценка и выбор (отбор) персонала;

S_обуч – обучение персонала (профессиональная ориентация, наставничество, тренинги, стажировка, система повышения квалификации);

S_з/п – оплата труда (з/п);

S_премии – система поощрения (бонусы, премии);

S_льготы – льготы;

S_{увольнение} – Увольнение;

S_некомп – некомпетентность персонала (например, у производственных рабочих такие расходы вызваны браком, у менеджера это может быть недополученная прибыль по причине неверного или запоздалого решения). Привлечение опытных менеджеров по персоналу на этапе комплектования кадров позволит избежать неоправданных расходов фирмы.

Минимизация ошибок при найме

Для минимизации ошибок при комплектовании кадров необходимо предварительное выполнение следующих процедур:

• анализ выполняемой работы;

• описание работы;

• составление персональной спецификации (спецификации работы).

Первая процедура осуществляется, как правило, с помощью контрольных блоков вопросов. На основе ответов необходимо получить комплексную оценку работы, сформировать профессиональную спецификацию, должностную инструкцию.

Контрольный блок 1. Метод ключевых слов.

• Что выполняется на данном рабочем месте?

• Когда это делается (сроки, продолжительность)?

• Зачем это делается (целевая направленность)?

• Где находится конкретное рабочее место (на улице, в помещении)?

• Как это делается?

Контрольный блок 2. Ответственность:

• за подчиненных;

• за оборудование, материалы;

• финансовая.

Контрольный блок 3. Рабочие взаимоотношения:

• с вышестоящими работниками;

• с коллегами;

• с другими отделами и подразделениями;

• с посетителями, клиентами, поставщиками и т.п.

Контрольный блок 4. Требования, предъявляемые к работе:

• необходимая квалификация и опыт;

• требуемый стандарт по характеристикам и по результатам;

• необходимые аналитические способности сотрудника;

• необходимое оборудование и обучение;

• необходимые физические данные и здоровье;

• необходимая мотивация.

Контрольный блок 5. Рабочие условия:

• физические условия и окружающая среда;

• социальные условия и рабочая группа;

• экономические условия и оплата.

Контрольный блок 6. Проверка и оценка результатов:

• осуществляемая работодателем;

• осуществляемая вышестоящим руководством.

Вторая процедура включает в себя описание работы. Одновременно с анализом выполняемой работы производится описание работы, в частности указываются такие сведения, как:

• название занимаемой должности;

• квалификационный разряд;

• подчинение (кому подчиняется человек в этой должности и кто ему подчиняется);

• перечень обязанностей и ответственности;

• особые обязанности (по штату, по фондам, по финансам, по конфиденциальности информации).

Третья процедура включает в себя составление персональной спецификации (документа, содержащего требования, предъявляемые к исполнителю работы). На данном этапе фиксируются факты:

• умственные качества (минимум – хорошая речь, эрудиция, желательно – высокая эрудиция, красноречие, аналитические способности);

• физические качества;

• образование и квалификация;

• опыт и подготовка;

• личные качества (ответственность, целеустремленность, добросовестность, потенциал);

• функциональное описание выполняемой работы (то есть то, что человек должен делать на работе).

Факторы, влияющие на планирование потребности в персонале

Факторы, оказывающие влияние на потребность предприятия в персонале, разбивают на две группы – внешние и внутренние.

Внешние факторы:

• государственная экономическая политика (налоговые льготы и другие экономические условия, которые могут либо стимулировать, либо тормозить развитие предприятия);

• конъюнктура рынка и изменение структуры рынка продукции и рынка труда;

• научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР).

Внутренние факторы:

• стратегия фирмы (определение цели, миссии и перспектив развития фирмы);

• организационная структура предприятия;

• текучесть рабочей силы (изменение структуры персонала);

• режим работы организации (гибкий график работы и т.п.);

• уровень оснащенности предприятия (оборудование и технологии, используемые на предприятии);

• система организации труда.

Потребность в кадрах – необходимое количество работников с разной профессионально-квалификационной структурой для обеспечения производственной деятельности предприятия.

Общая потребность-состав кадров по каждой категории работников, необходимый предприятию в текущем или перспективном периоде.

Дополнительная потребность-состав кадров по каждой категории работников, необходимый предприятию в текущем или предстоящем периоде, дополнительно к имеющемуся сложившемуся составу на начало периода.

Краткая характеристика качественной потребности в персонале

Качественная потребность в персонале – это потребность в кадрах по специальностям, профессиям, категориям. Она определяется исходя из:

• требований к должностям и рабочим местам, которые содержатся в должностных инструкциях и описаниях рабочих мест;

• профессионально-квалификационного деления работ, которое отражено в технологической документации на рабочий процесс;

• штатного расписания (состава должностей);

• документации, в которой содержатся различные регламентирующие условия управленческой деятельности с выделением требований к составу исполнителей.

Качественная потребность в руководителях может быть определена на основе:

• системы целей как основы организационной структуры управления;

• организационной структуры предприятия в целом и организационной структуры подразделений;

• должностной инструкции руководителей (должностные инструкции могут, быть использованы как база для определения трудоемкости выполнения должностных функций).

Методы планирования потребности

Выделим три основные группы методов планирования потребности в персонале.

Общая потребность:

• планирование потребности по объему продаж на одного работника;

• планирование потребности по прибыли до оплаты налогов;

• планирование потребности по добавленной стоимости (используется в производстве).

Потребность по категориям:

• по времени выполнения и объему работ (по трудоемкости);

• по нормам обслуживания;

• по числу рабочих мест;

• по штатному расписанию.

Дополнительная потребность:

• прирост численности в связи с расширением производства;

• расчет дополнительной численности в связи с необходимостью возмещения выбывающих работников.

Методы расчета общей численности

1. Планирование потребности в персонале по производительности труда (по объему продаж на одного работника) можно определить следующим образом:

где С – численность работников;

Nпр –объем производства (услуг, путевок и т.п.), шт./год;

П_пр.тр –производительность труда одного работника в год.

2. Планирование потребности в персонале по прибыли до уплаты налогов:

где П – общая сумма прибыли до уплаты налогов;

П' – прибыль, приходящаяся на одного работника.

3. Планирование потребности в персонале по добавленной стоимости:

где dc – размер добавленной стоимости;

d' – удельный показатель добавленной стоимости на одного работника.

Методы расчета численности по категориям

1. Планирование потребности по нормативам времени выполнения работ:

где С_ij – численность i-й категории работников, выполняющих j-й вид работы;

T_ij – суммарная трудоемкость (как правило, чел./день) j-й работы i-й квалификации;

F_g – действительный полезный фонд работы одного работника (по балансу рабочего времени на предприятии);

К_вн – коэффициент выполнения норм.

2. Планирование потребности по нормам обслуживания:

где С_обс – численность обслуживающего персонала;

n – число установок;

С_н – число рабочих, обслуживающих одну установку в течение смены;

d – количество смен в сутки;

Т_д – количество суток работы установки в плановом периоде;

Т_пол – полезный фонд времени работы одного работника.

3. Планирование потребности в персонале по трудоемкости процесса:

где Т_н – время выполнения производственной программы (трудоемкость);

Т_пол – полезный фонд времени работы одного работника;

q_я – коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Для определения Т_пол необходимо составить баланс рабочего времени одного работника (см. табл. III.5.1).

Коэффициент пересчета явочной численности в списочную определяется по формуле

где Р_я – явочное число рабочих; Р_сп – списочное число рабочих.

Обычно данный коэффициент определяется по отдельным подразделениям цеха или предприятия.

Существуют два подхода к определению списочного числа рабочих (исходя из различных вариантов оценки):

Таблица III. 5.1

Порядок определения полезного фонда времени одного работника

1. Р_cn определяется с учетом степени использования фонда рабочего времени и явочной численности работников:

В данном случае Р_я – явочное число рабочих в сутки в планируемом периоде – определяется исходя из Р_я в смену и количества смен в сутки; Р_я в смену – минимальное количество рабочих, необходимое для выполнения планируемого задания по производству продукции за смену; определяется по участкам, цехам, операциям производственного процесса.

При определении Р я используются два основных подхода:

а) через норму времени: 

б) через штучное время: 

где N_см – производственное задание в смену (количество штук);

N_выр.см – норма выработки одного рабочего в смену;

К_вп.пл – коэффициент выполнения норм (плановый);

t_шт – штучная норма выработки (штук в час);

Т_см – продолжительность смены (фонд работы одного работника за смену).

К_сс – коэффициент списочного состава, определяемый по формуле

где Ф_н – номинальный фонд рабочего времени в данном периоде (в днях);

Ф_факт – фактическое число рабочих дней (по планируемому балансу рабочего дня).

2. Р_cn определяется с учетом невыходов по уважительным причинам:

где ΣY – общий расчетный (намечаемый) процент планируемых не выходов на работу.

Методы расчета дополнительной потребности

где ∆С_числ – прирост численности персонала в связи с расширением производства;

∆С_возм – возмещение работников, ушедших с работы по различным причинам.

Прирост численности персонала в связи с расширением производства определяется по выражению

где Т₁ – трудоемкость изготовления до роста объемов производства;

q₁ – производительность труда до роста объемов производства;

∆T – прирост трудоемкости за счет увеличения объема производства;

∆q – прирост трудоемкости за счет повышения производительности.

Возмещение численности персонала рассчитывается по формуле:

где ∆С_е.у – естественная убыль сотрудников (рабочих);

∆С_дв – «движение» кадров.

Время выполнения производственной программы

Расчет Т_н производится по формуле

где n – количество номенклатурных позиций изделий в производственной программе;

N_i – количество изделий i-й номенклатурной позиции;

Т_i – время выполнения процесса по изготовлению i-й номенклатурной позиции (трудоемкость);

Т_н.прi – время, необходимое для изменения величины незавершенного производства в соответствии с производственным циклом изделий i-й номенклатурной позиции;

K_вп.пл – коэффициент выполнения норм (в зарубежной практике отражает уровень производительности), рассчитываемый по формуле

где t_{шт.норм} – время изготовления единицы изделия по нормам (по технологии);

t_{шт.факт} – фактическое время изготовления единицы изделия.

Определение численности административно-управленческого персонала фирмы с использованием формулы Розенкранца

Особое значение для любой организации имеет численность административно-управленческого персонала (АУЛ), так как это связано с. дополнительными затратами и оперативностью управления. Для расчета необходимой численности АУЛ используют следующую формулу:

где n – количество видов управленческих работ, выполняемых данной категорией управленцев;

m_i – среднее количество определенных действий (расчетов, переговоров, согласований и т.д.) в рамках i-й управленческой работы. за определенный период времени (квартал, год);

t_i – время, необходимое для выполнения единицы т действия в рамках i-го управленческого вида работ;

T_i – работа специалиста по контракту (договору) за соответствующий промежуток времени, принятый в расчетах (квартал, год);

К_нрв – коэффициент необходимого распределения времени;

К_фрв – коэффициент фактического распределения времени;

tp – время на различные виды работ, которые невозможно предвидеть и учесть в предварительных расчетах.

Для расчета коэффициента необходимого распределения времени используется следующая формула:

где К_др – коэффициент затрат на дополнительные работы (1,2 ≤ К_др ≤ 1,4);

К_о – коэффициент затрат времени на отдых в течение рабочего дня (К = 1,12);

q_я – коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Расчет коэффициента фактического распределения времени проводится по формуле

где Ф_общ – общий фонд времени работы подразделений.

В плановых расчетах формула Розенкранца используется в следующем виде:

где Т – фонд времени работы одного сотрудника