Види і форми обліку

В бібліотеках застосовуються два основні види обліку: сумарний (інтегрований) і індивідуальний(диференційований).При сумарному обліку враховується партія надходження. Він дає загальні відомості про фонди бібліотеки, його склад і зміни, що відбуваються в ньому. Індивідуальний облік - це облік кожного примірника або назви книги (і залежно від того, чи ведеться він в окремій бібліотеці або ЦБС). Його основне призначення — забезпечення контролю за збереженням фонду.

В ЦБС існує дві форми сумарного обліку: 1. «Книга обліку бібліотечного фонду... ЦБС», яка складається з трьох частин: частина 1 «Надходження до фонду... ЦБС», частина 2 «Вибуття з фонду... ЦБС», частина 3 «Підсумки обліку фонду... ЦБС»; 2. «Книга обліку бібліотечного фонду структурного підрозділу ЦБС» (підрозділу ЦБ, ЦДБ і філіалів), що складається з двох частин: «Надходження до фонду» і «Вибуття з фонду».

Розподіл фонду за змістом може проводитися за формою «Книги обліку...» (графи 5—9) або за формою «Щоденника роботи... ЦБС», де відомості про зміст документів розподіляються в графах 5—Л2Формами індивідуального обліку є: обліковий каталог, «Журнал реєстрації карток облікового каталога» — в ОКиО ЦБ, «Опис інвентарних номерів» і алфавітний каталог — в структурних підрозділах ЦБСС.

Сумарний облік документів, що надійшли

Сумарний облік документів, що НАДІЙШЛИ , починають із занесення їх в частину 1 «Книги обліку бібліотечної фонду... ЦБС» — «Надходження до фонду... ЦБС».

Безпосередньо після прийому заповнюють графи 01—04, оскільки після цього перший примірник книги йде на виставку нових надходжень, а потім вся партія проходить індивідуальний облік; графи 1 —13 заповнюють на кінцевому етапі проходження документів в ОКіО.

Для кожної партії нових надходжень, прибулих по одному супровідному документу, в 1-й частини «Книги обліку бібліотечного фонду... ЦБС» відводиться один рядок.

Як і всяка облікова документація, «Книга обліку...» вимагає великої точності і акуратності її ведення. Тому при заповненні кожної графи слід керуватися певними правилами.

Графа 01 «Дата запису» заповнюється в день запису.

Графа 02 «№ записи по порядку» починається щорічно з №. 1, далі кожній партії книг привласнюється черговий порядковий номерники якій розписуються про отримання в останній /е «Книги обліку бібліотечного фонду... ЦБС». Оброблені дані разом з каталожними картками відправляють в підрозділи ЦБС. При передачі відповідальні за структурні підрозділи розписуються в «Книзі обліку...» свого підрозділу.

Разом з партією книг у філіали (підрозділи ЦБ) направляють накладну, яка є копією запису в «Книзі обліку бібліотечного фонду... ЦБС» (її веде ОКіО на фонд

структурних підрозділів). На підставі накладної роблять запис про видання, що надійшли, в «Книзі обліку бібліотечного фонду..» в самому філіалі (відділі).

Облік документів, що вибувають причини вибуття Причин, які викликають виключення документів з бібліотек, декілька:

1. Частина творів друку, що прослужили певний термін, приходить в такий стан, коли вони вже непридатні для читання або роботи, і їх виключають . З часом зносяться і кіно-фото-фонодокументи, їх також потрібно списувати. До цієї ж групи відносять виявлені в партії нові надходження і незамінені колектором дефектні примірники (або знайдені в процесі вивчення фонди).

2. Іноді читачі, переїжджаючи в інше місто, йдучи в армію і т. д., не повертають узяті в бібліотеці видання. Якщо спроба розшукати читача і отримати від нього книги не вдається, їх також доводиться виключати з фонду. Документи пропадають при поштових пересилках з бібліотеки в бібліотеку (по МБА, внутрішньосистемному обміну), що також веде до необхідності їх списання.

3. Бувають випадки, коли читачі втрачають книги, але замість них приносять інші. Загублені видання треба списати, заміну оформити як книги, що знову надійшли в бібліотеку. Списують загублені видання і у тому випадку, коли замість заміни читач виплачує їх 10-кратну вартість.

4. Деякі книги старіють за своїм змістом, а оскільки в масових бібліотеках повинні бути тільки цінні в науковому, виробничому і художньому відношенні документи, бібліотеки зобов'язані вилучати їх при вторинному відборі і виключати з складу фонду.

5. В бібліотеках при вивченні фонду виявляється дублетна, непрофільна і рідковикористовувана література. Вона нагромаджується з різних причин: міняється економічний профіль регіону, колектор вкладає в посилки незамовлені видання, через помилки в комплектуванні. Зайві примірники і книги, що не відповідають профілю комплектування даної бібліотеки, можна передати іншим бібліотекам, де вони будуть використані, до обмінно-резервних фондів, створених при обласних (краєвих) бібліотеках, бібліотеки-депозитарії, заздалегідь виключивши їх з фонду.

6.Документи бібліотеки можуть втратитись внаслідок стихійних лих.

7.Книги накінець вибувають з бібліотеки з невідомих причин, що виясняється під час перевірки бібліотечного фонду.

Інші причини – це результат неконтрольованого бібліотекою зовнішньої дії на бібліотечний фонд.

'