Вимоги до обліку

Значенням обліку визначаються і вимоги, що пред'являються до нього. Облік повинен відрізнятися одноманітністю прийомів і форм. Ця вимога забезпечується обов'язковим застосуванням «Мінімуму бібліотечної техніки в масових библиотеках», ГОСТ 7.35—81 «Бібліотечна документація. Первинні облікові документи».

Облік повинен також давати повні і точні відомості про фонд. Для того, щоб добитися цього, необхідно враховувати кожну партію документів, що надходять, а в цій партії всі їх види не тільки в цілому, але і по галузях знання. В ЦБС всі ці відомості повинні бути як у всій бібліотеці, так і у її філіалах.

Облік необхідно вести своєчасно. Кожну нову партію книг або інших документів, що надійшли в бібліотеку, слід враховувати негайно у всіх документах бібліотеки і підводити підсумки руху фонду в терміни, встановлені інструкціями.

Жоден документ не може бути прийнятий без супровідної документації і виключений без акту з обгрунтовуванням причини, по якій він вибуває з фонду, інакше кажучи, рух фонду повинен бути документований.

Крім того, потрібно, щоб дані бібліотечного обліку фондів відповідали в кількісному і вартісному виразі даним бухгалтерського обліку.

' '

Одиниці обліку

Для того, щоб виконати всі ці вимоги, слід перш за все визначити одиницю обліку, однакову для бібліотек і разом з тим одиницю видачі, що збігається з одиницею обліку друкарської продукції. Нею буде «кожний поліграфічно окремо оформлений твір друку, що має номер друкарського замовлення... За окремі видання приймається кожний том, випуск, частина твору друку одного видання. Додруковування видання при випуску великими тиражами як самостійне видання не враховується». ^ч-

Таким чином, для книг і брошур тимчасового зберігання такою одиницею буде кожний примірник книги або брошури. До брошур тимчасового зберігання відносять неперіодичні видання будь-якого формату обсягом понад чотири, але не більше 48 сторінок.

Обліковою одиницею для серійних видань (журналів і видань, що продовжуються) також вважають примірник. Ноти, карти, враховуються як примірник навіть якщо це окремий аркуш, зошит, атлас, карта або альбом.

Кожний із спеціальних видів технічної літератури — стандарти, технічні умови, описи винаходів до авторських свідоцтв і патентів, промислові каталоги і др.— вважається також самостійним примірником, а отже, і одиницею обліку.

Діафільми враховуються окремими котушками; діапозитиви (слайди) — комплектами (або пакувальними коробками з описом); грамплатівки — дисками; магнітні фонограми — котушками, бобинами, касетами; фільмокопії — фільмами.

Не враховуються зовсім плакати, карти, і інші матеріали, придбані для оформлення бібліотеки (ЦБС).

За одиницю обліку може бути прийнята «назва» — умовне позначення одного видання, що створюює єдине ціле і випускається в одному або декількох томах. Це дозволяє прослідкувати, як розширяється репертуар видань, одержаних ЦБС, покращити комплектування, якщо дані обліку свідчитимуть про нескоординованість між кількісним і якісним складом фонду .

Облік в назвах також дає можливість не тільки підсумовувати відомості про книжкові фонди і роботу з ними по всіх бібліотеках в загальнодержавній статистиці, але і зіставляти дані при аналізі роботи різних бібліотек.