Документні потоки та масиви як системні об’єкти

ДП та М – це складні явища і визначити їх сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ – послідовний розподіл їх на елементи, встановлення зв’язків між ними та функцій кожного елемента.

На загальнотеоретичному рівні ДП та М - це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття «система» – відносне, як і поняття «елемент». Наприклад, документ як система – це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи – документного потоку або масиву.

Система утворюється тоді, коли між елементами виникають зв’язки. Вони створюють структуру системи. Забезпечують її цілісність. У ДП та М як системних об’єктах зв’язки характеризуються багатоаспектністю.

За напрямом розрізняють прямі і зворотні зв’язки. Дп та М виникають в процесі встановлення прямих та зворотних зв’язків між створювачами та споживачами.

Зовнішнє середовище, що впливає на ДП та М як систему безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:

• економічний – рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери безробіття та ін.;

• політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;

• науково-технічний – етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рівень комп’ютеризації та ін.;

• соціокультурний – звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;

• демографічний – густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.;

• природничо-екологічний – розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін.

Зовнішнє середовище прямого впливу – це державні органи, виробники, розповсюджувачі та користувачі документів, джерела фінансування процесів створення, розповсюдження, акумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу – це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинники міжнародного середовища. Наприклад, аналіз даних науково-статистичного довідника «Преса УРСР: 1918-1973 рр.» свідчить про вплив на розвиток Дп та М соціально-політичних факторів. У роки Другої світової війни ДП книг і брошур УРСР зменшилися за обсягом у 5 разів, а окремі роки складав лише 3-4% від довоєнних років. У періоди стабільності ДП неухильно зростав – у 1970-ті роки середньорічний обсяг ДП книг і брошур удвічі перевищував аналогічні показники 1950-х років.

Нині в Україні у зв’язку з економічною нестабільністю кількісні показники річного обсягу ДП книг та брошур за назвами та тиражем знаходяться на рівні 1928-1929 рр.

Ці дані свідчать про системний характер ДП та М, що дійсно мають прямі та зворотні зв’язки з зовнішнім середовищем, які безпосередньо впливають на їх розвиток.