Тема 2. Ознаки, властивості, параметри та функції документних потоків та масивів

Документні потоком і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документі потоки та масиви – це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

множинність документів, з яких складається ДП та М;

доцільність функціонування, ДП та М, спрямованість

їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування ДК, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР;

постійне відтворення ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмінними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є:

динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід ДС, містить документи , що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М. Атрибутивні – це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує.

2

Прагматичні – це властивості, які виявляються в процесі використання ДП та М.

До атрибутивних властивостей, загальних для ДП та М, належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв’язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов’язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості ДП та М у суспільстві.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети – поки у суспільства буде потреба у комунікації на основі документної інформації, будуть функціонувати ДП та М.

Дискретність (від лат.discretus – розділений, переривчастий) виявляється в тому, що ДП та М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зомовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об’єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки, а через них – масиви.

Невід’ємною складовою будь-якого документа є інформація, яка має цінність і призначена для зберігання та розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що ДП та М містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.

Прагматичні властивості ДП та М – це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергічність.

Стохастичність (імовірність) формування ДП та М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП та М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.

Керованість як властивість ДП та М розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП та М змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість Дп та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті,

3

що не публікуються, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсам знань людства.

Системним об’єктам притаманна організованість , наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнем функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, між особисті ДП, за напрямом – вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність ДП та М виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у ДП.

Якщо характеристики ДП та М піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри ДП та М:

• зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік або масив;

• структура , що має ознаки, відповідно з якими може змінюватись класифікація документів та їх індексація, створюватися система довідково-пошукового апарату;

• режим функціонування – визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні ДП та М.

До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці і масиві, належать: обсяг ДП та М у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься); пропускна спроможність каналів зв’язку, засобів створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документну інформацію. При цьому семантична насиченість ДП та М визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість – кількістю їх примірників. Так, річний обсяг потоку книг та брошур, виданих в Україні у 1991 році, склав 5855 друк. од., у 1994 – 4752 друк. од., а у 1996 – 6074 друк. од.

Тираж книг і брошур , виданих у 1991 році склав 136415 тис. прим., 1994 р. – 52161 тис. прим., 1996 р. – 51777 тис. прим. Ці показники свідчать про постійні зміни режиму функціонування ДП, нестабільність його семантичної та фізичної насиченості.

Функції ДП та М - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування ДК суспільства.

Базисною функцією є інформативна – забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію – інформативну – ДП та М як система постійно пристосовується –до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови

4

функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

Основна функція Дп – комунікативна – забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб’єктного зв’язку між створювачам та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція ДМ – кумулятивна – забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства.

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП та М, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання ДП та М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов’язані тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) – забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП та М;

управлінська – забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої документації;

утилітарна – ( від лат.utilus – користь) – використання ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятись як система конкретних функцій – культурно-освітньої, прагматичної, гедонічної, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін. Наприклад, 12-14% всіх створюваних у суспільстві ділових документів надходять на постійне зберігання до державних архівів – цей ДП містить історичні відомості про розвиток суспільства, тому виконує функцію історичного джерела.

Таким чином, ДП та М відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. Їх знання дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК, зважати на об’єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

1.Встановити спільні та відмінні ознаки документних потоків та масивів.

2.Розкрити сутність атрибутивних та прагматичних властивостей ДП та М.

3.Навести функції ДП та М, обґрунтувати їх розподіл на зовнішні та внутрішні.

Література: Гордукалова Г.Ф. Документальный поток социальной тематики как объект библиографической деятельности: Учебн. Пособ. – Л.,1990. – С 5-23, 43-70, 99-102.