ДОКУМЕНТНІ РСУРСИ

Опорний конспект лекцій

Тема 1.Документні потоки та масиви як складові документної комунікації

Проблеми, які в умовах інформатизації мають вирішувати фахівці документно-комунікаційної сфери, зумовлені необхідністю поєднати різноманітні носії інформації та механізми доступу до них у єдину нерозривну систему документ них ресурсів та послуг. Це потребує знань про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документ них потоків та масивів.

Сучасні дослідники доводять, що соціальна комунікація – це глибинний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогресу буль-якого виду суспільного устрою.

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація (ДК) – процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів.

Існує декілька підходів щодо глобального характеру ДК. Закон документаційного супроводу соціальних комунікацій , сформульований Ю.Столяровим, доводить, що кожна соціальна комунікація обов”язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документ ними, оскільки кожен з них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам та ін. Наприклад, органи державної влади – це соціальний інститут по виробленню законодавчих документів, банківська сфера – також суто документна інституція, оскільки всі фінансові операції супроводжуються документами та ін.

Розширенню середовища функціонування ДК сприяє інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони сучасного суспільного життя . Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації постійно розширюють документ не середовище та збагачують документні ресурси суспільства.

Функціонування ДК передбачає постійний рух документів по комунікаційним каналам від комуні канта (створювача документної інформації) до реципієнта (споживача документної інформації). Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюдження та використання у суспільстві створює документний потік (ДП) . ДП – це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів.

Найфундаментальніша дефініція ДП належить Гордукаловій, яка визначає документальний потік як вибіркове розповсюдження у формі документів результатів соціальної діяльності членів суспільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та ін. види діяльності.

Термін „документний потік” має декілька етапів становлення. На початку ХХ століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М.Рубакін увів до наукового обігу поняття „книжковий потік”. Зворот із терміном „документ ний” вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів. У 1960-ті роки, через бурхливий потік інформації виникли та почали вживатися як синоніми терміни „інформаційний потік”, „документальний потік”, „документально-інформаційний потік”. У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення поняття „документ” привели до введення у науковий обіг терміна „документ ний потік” у широкому його значенні.

Терміни „документний” та „документальний” мають різне змістове навантаження. За Ю.Столяровим, „документний” – тобто „складається з документів”, або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об”єкта , а „документальний” означає „підтверджений документом, достовірний.”

Функціонування документ них комунікацій у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС) , що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання.

Проходячи через документні системи, ДП створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабо структуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу та транспортуванню) – це документні масиви (ДМ). Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією – це документні фонди (ДФ).

Донедавна поняття „масив” та „фонд” ждокументів використовувались як синоніми. Документознавчий підхід потребує детальнішого визначення цих понять, їх змістовного розмежування, встановлення співвідношення між ними.

Фонд – це фундаментальніше утворення, ніж масив. Термінологічно поняття „фонд” походить від латинського “fond”, що означає «основа», «фундамент». Массив – це більш мобільний комплекс документів , призначений для подальшого перетворення. Фонд – це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовими або формальними видами розстановок. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково-пошуковому апараті.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси (ДР) – сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. ДР забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. ДР поповнюються зовнішнім документ ним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні ДП, що циркулюють у документ них масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними.

На функціонування документ них ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документно-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства, перш за все – на документ не забезпечення вирішення стратегічних завдань соціального та економічного розвитку держави.

За роки незалежності України прийнято понад 20 законодавчих актів щодо вдосконалення процесів формування національних документ них ресурсів. Найважливішими з них є закони України „Про інформацію” (1992р.), „Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні” (1992 р.), „Про науково-технічну інформацію” (1993 р.), „Про державну таємницю” (1994 р.), „Про захист інформації в автоматизованих системах” (1994 р.), „Про національний архівний фонд і архівні установи” !1994 р.), „Про бібліотеки і бібліотечну справу” (1995 р.), „Про видавничу справу” (1997 р.), „Про завдання Національної програми інформатизації до 2000 р.”(1998 р.), „Про обов’язковий примірник документів” (1999 р.) та ін.

Крім загальнодержавних актів прямої дії на функціонування документно-комунікапційних систем впливають багато законодавчих опосередкованої дії, а також не лише внутрішні , але й зовнішні економічні та соціально-політичні зміни, перш за все – світові тенденції створення глобальних комп’ютерних мереж і технологічні досягнення в галузі новітніх інформаційних технологій.

На порозі ХХІ ст. визначним фактором розвитку ноосфери стає інформація, тому в наш час найважливішим завданням створення інформаційної інфраструктури суспільства. Організаційна інфраструктура документної комунікації має виробничі та невиробничі компоненти. До виробничих компонентів належить видавнича, поліграфічна, документоторгівельна справа, засоби зв’язку. Невиробничі компоненти інфраструктури – це система підготовки кадрів для організації створення, розповсюдження та користування документ ними ресурсами, система адміністративного керівництва документ ними комунікаціями, система наукового та технологічного забезпечення документних комунікацій, сукупність систем збору, зберігання, обробки, пошуку та надання користувачам документної інформації.

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складової інфраструктури документ них комунікацій знижує ефективність функціонування ДП та М та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні оптимальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних засобів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації.