Завдання, види і форми обліку бібліотечних фондів. Облік документів, що надійшли в бібліотеку

Обліку бібліотечних фондів завжди надавалося велике значення, його види і форми в різний час були різні.

Виконання вимог до обліку забезпечувалося інструкціями і прикладеними до них обліковими формами, в які входив облік. До останнього, десятого видання (1969) включно вони називалися «Мінімум бібліотечної техніки в масових бібліотеках» і широко використовувалися і бібліотеками інших типів і видів. Після централізації мережі їх назва мінялася. Друге видання чинної в даний час інструкції називається «Організація роботи централізованої бібліотечної системи».

Облік бібліотечних фондів затверджений законодавчим шляхом в «Положенні про бібліотечну справу» , де мовиться про те, що встановлені правила обліку повинні забезпечувати його одноманітність, збереження і раціональне використання фондів . Особливо підкреслюється в «Положенні...» важливість проблем збереження фондів. Книги і інші документи, що мають особливу цінність, прирівняні до пам'ятків історії і культури. Це дуже актуально в даний час, коли, як з'ясувалося, бібліотеки знищили велику кількість книг, без яких народ втрачає історичну пам'ять і які зараз перевидаються для відродження політичної і етичної культури людей. У зв'язку з цим підвищуються вимоги до працівників бібліотек, до їх уміння правильно вести облік і берегти бібліотечні фонди.

Значення обліку

Обліку підлягають всі документи, складові фонду бібліотеки, що як надходять, так і вибувають.

В даний час всі масові бібліотеки країни роблять звіт за єдиною державною формою, складаючи два види звітів: статистичний і інформаційний, і вся облікова документація бібліотек відповідно до тих показників, за якими робить звіт кожна бібліотека. Облік бібліотечних фондів є складовою частиною кожного з них. Проте облікові форми бібліотек передбачають можливість розширення відомостей про фонд, щоб можна було використовувати додаткові дані для його вивчення. Порівняння і аналіз додаткових кількісних відомостей обліку бібліотечного фонду з іншими показниками роботи дозволяють зробити висновки про якість і перспективи роботи бібліотеки в цілому. Тому матеріали обліку бібліотечних фондів широко застосовуються у всій діяльності бібліотеки з обслуговування читачів.

Облік бібліотечних фондів дає повне уявлення про загальний розмір фонду, його розподіл по галузях знань і рух фонду , кількості документів, що надійшли і вибули. Все це дозволяє судити про якість комплектування фонду — чи достатньо в ньому суспільно-політичної, природничо-наукової і іншої літератури, задовільно чи ні здійснювалося поповнення бібліотеки, із яких причин вибули книги—і зробити висновки про те, як зберігається фонд.

Облік дає можливість встановити такі показники роботи, як книгозабезпечення, обертання в цілому і по галузі знань в окремій бібліотеці, ЦБС в цілому або її філіалах і відділах, що, у свою чергу, впливає на планування роботи. Так, наприклад, при недоліку у фонді книг по мистецтву і кіно-фото-фонодокументів (що викликає труднощі в обслуговуванні читачів) в плані роботи повинне бути передбачене докомплектування бібліотеки відповідними документами. У тому випадку, коли дані обліку свідчать про часту втрату книг, необідно задуматися про покрааащення виховної роботи з читачами з метою збереження фонду.

Книгозабезпечення має пряме відношення до планування кількості читачів, пунктів видачі і ін.Низьке обертання фонду може привести до висновків про необхідність покращення пропаганди літератури з тої або іншої галузі знань або перевірці певної частини фонду з метою виявлення застарілої, а може бути, дублетної і непрофільної літератури, не потрібної читачам. Висновки такого роду також отримають віддзеркалення в плані роботи бібліотек.

Дані обліку бібліотечних фондів, що входять в статистичний облік, підсумовуються в межах району, міста, області, республіки і всієї країни в цілому і, створюючи таким чином загальну картину стану бібліотечної справи, дозволяють здійснювати планування мережі бібліотек, засобів на придбання книг, перерозподіл фондів і інші заходи, що ведуть до покращення бібліотечного обслуговування в цілому.

Правильна організація обліку сприяє також охороні бібліотечного фонду — державної і суспільної власності, що має величезну культурну і матеріальну цінність.

Держава відпускає відносно великі, хоча і недостатні засоби на комплектування бібліотек і зацікавлено як в збереженні, так і в ефективному використанні книжкового фонду, тому облік дуже важливий в економічних відносинах, оскільки дозволяє раціонально витрачати гроші, виділені бібліотекам.