6.2. Попередній перегляд перед друком

Після встановлення параметрів сторінки, бажано здійснити попередній перегляд інформації на робочому листі перед друком. Це дозволить оцінити розміщення об'єктів на аркуші паперу і зекономити папір на пробний друк. Варто звернути увагу на те, що в Excel досить вдало реалізовані функції попереднього перегляду, тобто вигляд електронної таблиці у вікні попереднього перегляду повністю відповідає тому, що буде отримано в результаті друку на поточному принтері. Вигляд інформації у вікні попереднього перегляду змінюється в залежності від характеристик поточного принтера. Наприклад, якщо на аркуші є кольорова діаграма, а поточний принтер чорно-білий, то вона відображатиметься у відтінках сірого кольору.

Викликати вікно попереднього перегляду перед друком можна вибравши команду Print Preview (Предварительный просмотр) з пункту меню File (Файл), або знаходячись у вікні встановлення параметрів сторінки натиснути командну кнопку Print Preview (Просмотр). В будь-якому випадку з'являється вікно, більшу частину якого займає ділянка перегляду, в якій зображено аркуш із інформацією, що буде роздрукована. Верхній рядок вікна попереднього перегляду займає меню, яке містить такі командні кнопки:

• Next (Далее) - переглянути наступний друкований аркуш;

• Previous (Назад) - переглянути попередній друкований аркуш;

• Zoom (Масштаб) - наблизити зображення аркуша для детального перегляду. Аналогічну дію можна виконати, зафіксувавши курсор миші у вигляді лупи на аркуші;

• Print (Печать) - перехід у вікно друку документу;

• Setup (Страница) - перехід у вікно встановлення параметрів сторінки;

• Margins (Поля) - встановити поля та відстані до колонтитулів в ручному режимі. При цьому потрібно курсором миші перейти до відповідної межі і коли він набуде вигляду двонаправлених стрілок, перемістити межу в інше положення;

• Page Break Preview (Разметка страницы) - дозволяє перейти в режим перегляду електронної таблиці - розмітка сторінок. При цьому інформація відображається поділеною на сторінки відповідного формату;

• Close (Закрыть) - закрити вікно попереднього перегляду;

• Help (Справка) - викликати допомогу по вікні попереднього перегляду.

6.3. Друк робочих книг

Впевнившись у відповідності вигляду документу у вікні попереднього перегляду до потрібного користувачеві, можна розпочинати його друк на принтері. Для цього бажано, викликати вікно друку, вибравши командну кнопку Print (Печать) у вікні попереднього перегляду. Це вікно можна також викликати командою Print (Печать) у пункті меню File (Файл), a також комбінацією клавіш Ctrl-P.

Для друку документів використовується також піктограма, але при цьому вікно Print (Печать) не викликається, а друк розпочинається відразу із параметрами за замовчуванням (ці параметри будуть описані пізніше).

В ікно друку електронних таблиць зображене на малюнку 10.28. Варто зауважити, що дане вікно досить схоже на вікно друку документів текстового процесора Word. Тому ми будемо описувати тільки характерні особливості вікна друку електронних таблиць. Вікно Print складається з чотирьох розділів:

• Printer (Принтер) призначений для вибору принтера і вказанні його параметрів;

• Page Range (Печатать) призначений для встановлення кількості друкованих аркушів, які будуть виводитись на друк. При цьому можна вибрати одну з опцій:

• All (все) всі сторінки (встановлено за замовчуванням),

• Pages from ... to ... (страницы с ... по...) - вказати діапазон сторінок з якої і до якої друкувати;

  • Print What (Вывести на печать) дозволяє вказати, що саме друкувати:

• Selection (выделенный диапазон) - тільки виділені комірки, та об'єкти на робочих листах,

• Selected Sheet(s) (выделенные листы) - тільки поточний аркуш, або кілька відмічених робочих аркушів,

• Entire Workbook (всю книгу) - повністю всю робочу книгу.

  • Copies (Копии) встановлює кількість екземплярів кожного аркуша, що потрібно роздрукувати та порядок друкування копій.

Після того, як всі потрібні параметри встановлені, можна натиснути командну кнопку Ok для того, щоб розпочати процес друку на принтері.

У випадку, коли часто доводиться друкувати певну ділянку комірок, зручно встановити ділянку робочого аркуша для друку. Для цього потрібно відмітити певний діапазон комірок і в пункті меню File (файл) вибрати підпункт Print Area (Область печати), а в ньому - команду Set Print Area (Задать). Якщо встановлена ділянка друку вже неактуальна, то для того, щоб зняти ділянку друку, потрібно вибрати в пункті меню File (Файл) підпункт Print Area (Область печати) і в ньому команду Clear Print Area (Убрать).