Правила введення даних в комірки електронної таблиці

Інформацію в комірки електронної таблиці можна вводити як безпосередньо в активну комірку, так і в рядок набору формул. Для цього слід встановити основний курсор на потрібну комірку і натиснути ліву клавішу миші в рядок набору формул. Після цього ввести потрібне значення.

Якщо в комірці, куди користувач безпосередньо вводить нове значення, раніше вже знаходилась інформація, то вона автоматично знищується. Для редагування вмісту комірки потрібно встановити на неї курсор і в рядку набору формул відредагувати її вміст. Можна також редагувати значення безпосередньо в комірці. Для цього потрібно відмітити відповідну комірку і вибрати клавішу F2 або двічі натиснути ліву клавішу миші на відповідній комірці. При цьому всередині комірки з'являється курсор, який дозволяє змінити вміст комірки.

При введенні інформації в комірки таблиці Excel, автоматично встановлює форматування вводимих значень. При цьому всі дані, над якими можна проводити обчислення (числа, грошові та процентні одиниці, дата, час і тд.) за замовчуванням вирівнюються по правому краю комірок, а текстова інформація - по лівому краю.

Для того, щоб Excel правильно автоматично встановлював формат вводимої інформації, потрібно використовувати наступні правила:

• в одну комірку можна ввести до 255 символів тексту;

• якщо потрібно, щоб вводиме число сприймалось як текст, то перед введенням числа необхідно ввести символ апострофа (одинарні лапки);

• символ між цілою та дробовою частиною десяткового дробу визначається в налаштуваннях національних стандартів ОС Windows 98 (Regional Settings (Язык и стандарты)). За замовчуванням для стандартів України приймається "," ("кома");

• звичайні дроби вводяться в форматі:

<ціла частина> <чисельник>/<знаменник>, наприклад, "1 2/5";

• якщо звичайний дріб менший за одиницю, то замість цілої частини обов'язково слід вказувати цифру "О" (нуль), в іншому випадку дане число сприйметься як дата. Наприклад, "О 1/3" - якщо в цьому випадку цілу частину не вказати, то в комірці з'явиться дата 1 березня поточного року;

• якщо потрібно ввести процентні дані, то після відповідного числа слід вказати символ"%";

• введеня грошових одиниць здійснюється в форматі встановленому в налаштуваннях національних стандартів ОС Windows 98 (Regional Settings (Язык и стандарты)). Для України за замовчуванням приймається:

<число> Грн.;

• введення від'ємних чисел здійснюється в форматі встановленому в налаштуваннях національних стандартів ОС Windows 98 (Regional Settings (Язык и стандарты)). Для України за замовчуванням приймається:

- <число>;

• для введення числа в експоненціальному (науковому) стилі, потрібно вказати наступний формат;

<число>е<степінь>

або для від'ємного степеня

<число>е<-степінь>.

При цьому літеру "е" потрібно вводити в латинському режимі розкладки клавіатури. Приклади:

"3,523е3", "12,345е-4", "1,345е-12";

•дані типу "дата" вводяться в форматі, встановленому в налаштуваннях національних стандартів ОС Windows 98 (Regional Settings (Язык и стандарты)). Для України за замовчуванням приймається:

дд/мм/рррр,

або дд.мм.рррр,

де дд - дві (одна) цифра вказує день, мм - номер місяця (одна або дві цифри), рррр -номер року (допускається як двозначне, так і чотиризначне число);

• якщо не вказати значення року (дд/мм або дд.мм), то приймається поточний рік;

• допускається введення довгої дати. При цьому назва місяця вказується першими трьома літерами його повної назви, наприклад:

5 бер 1999

або 13 кві 98;

• для введення в комірку значення поточної дати потрібно натиснути комбінацію клавіш Ctrl+";" ("крапка з комою" на алфавітному блоці клавіатури);

• дані типу "час" вводяться в форматі, встановленому в налаштуваннях національних стандартів ОС Windows 98 (Regional Settings (Язык и стандарты)). Для України за замовчуванням приймається:

гг:хх:сс,

де гг - дві (одна) цифра вказує годину, хх - хвилини (одна або дві цифри) та сс - секунди;

• якщо в часових даних не вказати секунди (гг:хх), то приймається значення "00";

• якщо число вказати в форматі "гг:", то приймається нульове значення хвилин та секунд;

• для введення в комірку значення поточного (системного) часу потрібно натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+";" ("крапка з комою" на алфавітному блоці клавіатури);

• допускається введення в одній комірці одночасно дати та часу. При цьому першою вводиться дата, а тоді через пропуск - час (наприклад "12/10/99 14:40").

Інколи після введення числа в комірку замість цього значення виводиться послідовність символів “# # # # #” Це означає, що ширина комірки замала для відображення даного значення. Щоб усунути цей недолік досить розширити ширину колонки, перетягнувши її праву межу за заголовок колонки.]

Виділення діапазонів комірок

Для копіювання, перенесення вмісту комірок та інших операцій над ними, часто виникає необхідність виділяти відповідні комірки. Особливістю Excel (в порівнянні з текстовим процесором Word) є можливість виділення відразу кількох діапазонів комірок одночасно. Для цього слід відмітити перший діапазон, а всі наступні виділяти при натиснутій клавіші Ctrl.

Найзручнішим способом виділення невеликої кількості комірок є їх виділення за допомогою натиснутої лівої клавіші миші або комбінацією клавіші Shift та клавіш керування курсором. При цьому можна використовувати всі клавіші представлені в таблиці 10.2 (додатково слід натискувати Shift). Крім цього, в Excel для виділення діапазону комірок існує досить багато різних способів, а саме:

• встановити основний курсор на першу комірку діапазону, натиснути клавішу Shift і, не відпускаючи її, вибрати лівою клавішею миші останню комірку потрібного діапазону;

• встановити основний курсор на першу комірку діапазону, натиснути клавішу F5 і в вікні, що відкриється, вказати адресу останньої комірки. Після цього натиснути клавішу Shift і, не відпускаючи її, вибрати лівою клавішею миші кнопку ОК;

• вказати діапазон комірок, які слід виділити, в спеціальному вікні, зліва від рядка набору формул у форматі <лівий верхній кут>:<правий нижній кут> (наприклад, A3:F7);

• встановити основний курсор в початкову комірку потрібного діапазону, натиснути клавішу F8 і клавішами керування курсором виділити весь діапазон. Потім повторно натиснути клавішу F8;

• для виділення цілого рядка (колонки) потрібно натиснути ліву клавішу миші на його (її) заголовку;

• для виділення цілого робочого аркуша, слід натиснути ліву клавішу миші на спеціальному мітчику, що знаходиться вище заголовків рядків, та лівіше від заголовків колонок. Можна також скористатись комбінацію клавіш Ctrl+A.

Якщо потрібно виділити кілька робочих аркушів, то слід вибрати ярлик першого робочого аркуша, а тоді, всі наступні робочі аркуші при натиснутій клавіші <Ctrlt>. Якщо кілька потрібних аркушів ідуть в списку підряд, то можна виділити перший, а тоді натиснути <Shift> і, не відпускаючи його, вибрати лівою клавішею миші останній робочий аркуш із необхідного діапазону.

Копіювання і переміщення інформації в таблицях

Існує багато способів копіювання та переміщення інформації в таблицях, що складають робочу книгу.

1-ий спосіб

Через буфер обміну. Для цього слід виділити потрібний діапазон даних і тоді вирізати або скопіювати його в буфер обміну даними. Це можна зробити командою Copy (Копировать) для копіювання чи Cut (Вырезать) для перенесення із пункту меню Edit (Правка), контекстного або піктографічного меню. Можна також скористатись комбінаціями клавіш Ctrl+C (скопіювати) або Ctrl+X (вирізати). Тоді, встановити курсор в початкову комірку діапазону, куди слід помістити інформацію, і вибрати команду Paste (Вставить) із пункта меню Edit (Правка), контекстного або піктографічного меню. Можна також скористатись комбінацією клавіш Ctrl+V.

2-ий спосіб

За технологією Drug and Drop. Для цього потрібно виділити відповідний діапазон комірок, тоді встановити курсор миші на межу цього діапазону. При цьому він повинен набути форми нахиленої стрілки - х. Потім натиснути ліву клавішу миші і, не відпускаючи її, перетягнути в потрібне місце. В результаті відбудеться перенесення вмісту комірок в іншу ділянку електронної таблиці. Для копіювання вмісту комірок послідовність дій така ж, але при цьому слід утримувати натиснутою клавішу Ctrl.

3-ий спосіб

Використовується для копіювання, або перенесення в іншу робочу книгу, або на інший робочий аркуш вмістимого даного аркуша. Для цього слід викликати контекстне меню ярлика даного робочого аркуша і вибрати команду Move or Copy... (Переместить/скопировать). Відкривається вікно, де в полі To Book (В книгу) слід вказати назву робочої книги, куди слід здійснити копіювання (перенесення) інформації. Після цього в полі Before Sheet (Перед листом) слід вказати назву робочого аркуша, куди відбувається копіювання (перенесення). Для виконання операції копіювання необхідно відмітити опцію Create a Copy (Создавать копию), а для перенесення - залишити її не відміченою. Потрібно зауважити, що дана команда здійснює копіювання (перенесення) цілого робочого аркуша, а тому, для копіювання діапазону комірок краще скористатись буфером обміну даними.