11.9 Общие правила подготовки пресс-релизов

Многие редакции, издательства и информационные агентства ежедневно получают большое количество пресс-релизов, конкуриру­ющих между собой и претендующих на своевременное опубликование. У руководителей различных СМИ существует возможность выбора тех пресс-релизов, которые вызывают наибольший общественный инте­рес, актуальны и соответствуют профилю издания. При этом большое значение при выборе пресс-релиза для публикации имеет не только его содержание, но и правильность написания.

Пресс-релиз рекомендуется печатать на плотной белой бумаге. В отдельных случаях для размещения текста пресс-релиза может быть использован официальный бланк предприятия или организации.

Над заголовком пресс-релиза целесообразно размещать специаль­ную шапку, содержащую все необходимые реквизиты для быстрой и однозначной идентификации отправителя данного документа: офи­циальное название предприятия или организации, его организаци­онно-правовая форма, юридический адрес, телефон, телефакс, дата отправки пресс-релиза и др. В отдельных случаях могут быть указаны номера государственной регистрации предприятия или организации и имеющейся лицензии на занятие определенным видом деятельно­сти. Полезно также указывать контактные телефоны сотрудников компаний, уполномоченных в случае необходимости предоставить до полнительную информацию получателям пресс-релиза.

Сам пресс-релиз должен обязательно содержать какую-либо новость или полезную информацию для потенциального читателя. В противном случае он может быть не опубликован в СМИ.

Заголовок пресс-релиза должен раскрывать его основную тему быть ярким, выразительным, запоминающимся и по возможности кратким. Автор пресс-релиза должен быть готовым к тому, что заго­ловок может быть изменен получателем пресс-релиза.

Суть сообщения необходимо сконцентрировать в первом абзаце пресс-релиза. Остальные абзацы дополняют, раскрывают и коммен­тируют передаваемое сообщение. Все необходимые подробности, содержащиеся в тексте пресс-релиза, рекомендуется располагать в порядке их значимости.

При написании пресс-релиза необходимо стремиться к макси­мальной ясности и конкретности формулировок, давать информацию без искажений и преувеличений, использовать хорошо проверенные источники информации и только достоверные данные. Недопустимым считается неправильное написание в тексте пресс-релиза фамилий и имен сотрудников, а также названий занимаемых ими должностей или возглавляемых подразделений.

Объем пресс-релиза не должен превышать одну-две страницы машинописного текста, напечатанного через два интервала с достаточно широкими полями для пометок работников СМИ. Если текст сооб­щения превышает установленный объем, то целесообразно дополни­тельную информацию разместить в специальном приложении к пресс-релизу В это приложение можно также поместить дополни­тельные информационные материалы, относящиеся к теме пресс-релиза (схемы, таблицы, фотографии и т. п.).

Если пресс-релизы предназначены для отраслевых и узкопрофес­сиональных изданий, к их написанию должны привлекаться специа­листы соответствующих служб предприятий и организаций, а в случае необходимости - внешние консультанты, являющиеся специалиста­ми в тех или иных областях науки, техники, бизнеса и т. д.

Некоторые особенности написания и распространения пресс-релизов существуют также в тех случаях, когда они предназначены посетителям какого-либо специального мероприятия, организован­ного компанией (выставки, презентации, конференции и др.), или представителям местной общественности, пришедшим на встречу с . руководством фирмы.

Кроме указанных общих правил написания и распространения пресс-релизов существуют также общепринятые в деловой практике

специальные правила и особенности, связанные с использованием сокращений, аббревиатур, числительных, имен собственных, дат, ка­вычек, заглавных букв и т. п.

Строгое соблюдение технологии написания пресс-релиза может быть обеспечено только в том случае, если сотрудники пресс-центра компании или лицо, ответственное за связь с прессой, прошли соот­ветствующее обучение, овладели необходимыми навыками и имеют достаточный опыт подготовки подобных информационных матери­алов.