6. Учасники процесу бюджетного управління

На різних етапах циклу бюджетного управління задіяними є різні співробітники, їхні завдання теж різні. В процесі бюджетування задіяна велика кількість учасників, кожний з яких повинен чітко розуміти, які його завдання і цілі і які дії він повинен уживати для їхнього рішення й досягнення. .

Так, етап розробки бюджетів припускає участь таких фахівців підприємства:

- керівників і фахівців ЦФВ для складання заявок та попередніх планів;

- економістів для підготовки базового варіанта основних бюджетів, а також для перевірки відібраних сценаріїв бюджету на відповідність планам і цілям підприємства;

- маркетологів і фахівців відділу продажів для складання різних сценаріїв дохідної й видаткової частин бюджету, а також бюджетів закупівель і виробництва;

- керівників ЦФВ для перевірки й уточнення показників;

- керівників підприємства для затвердження бюджетів.

Персоналії й посади можуть різнитися від підприємства до підприємства, і це буде залежати від розмірів підприємства, наявності ту відсутності фахівця відповідної кваліфікації, прийнятого методу прогнозування.

Етап збору інформації про виконання бюджету (фактичних бюджетних даних) вимагає участі наступних фахівців:

- всіх співробітників підприємства, пов'язаних з передачею вихідної інформації до співробітників, які вводять дані в облікову систему. Тут дуже важливо розділити надання інформації й внесення її в систему, тому що цими правами наділені дуже різні фахівці: вихідна інформація стікається практично від усіх: залежно від галузевої приналежності й специфіки самого підприємства такими співробітниками можуть бути начальники виробничих ділянок або страхових агентів, безпосередні робітники, нормувальники, комірники й т.п. Внесення ж як планових, так і фактичних даних довірено досить вузькому колу осіб;

- співробітників, в обов'язку яких входить уведення певних даних в облікову систему: бухгалтерів, продавців і менеджерів, співробітників кредитного відділу й т.д. Знову ж має сенс, підкреслити, що мова йде про збір вихідної інформації, а не про узагальнюючі показники;

- співробітників комп'ютерного відділу, яким необхідно забезпечити збір і обробку вступник інформації.

Етап план-факт контролю виконання бюджету часом майже цілком лягає на плечі фахівців економічного відділу И тільки до деякої міри - на керівників ЦФВ. Це погана ситуація, тому що виконання має більшою мірою цікавити керівників ЦФВ, оскільки в умовах повноцінного бюджетного управління вони матеріально мотивовані виконанням бюджету. Тому там, де економічний відділ існує, контроль повинен бути приблизно нарівно розподілений між ним і керівниками ЦФВ. Якщо економічний відділ відсутній, це стає завданням керівників ЦФВ й фахівців, що одержують фактичні дані й мають можливість оперативно порівнювати їх з даними бюджету.

Етап коригування бюджетів припускає участь наступних співробітників:

- керівників ЦФВ й підприємства для висування пропозицій щодо впливу на виробничо-фінансову діяльність;

- економістів для перевірки впливу того, як реалізація тих або інших пропозицій вплине на досягнення мети підприємства й виконання його планів;

- керівників підприємства для твердження обґрунтованих коректувань.

Слід вказати, що в багатьох випадках економічний відділ і утворюється на підприємстві саме тому, що керівництво вирішує перейти на бюджетне управління. Тобто бюджет і все, що пов'язане з його складанням і аналізом, - основна турбота економічного відділу. Іноді економічний відділ може обпертися на своїх колег з фінансового відділу, особливо в частині, що стосується бюджету руху грошових коштів.

Відділ продажів і відділ маркетингу на основі базового варіанту бюджету готовлять різні сценарії розвитку подій, а в ході виконання бюджету передають іншим значну частину фактичної бюджетної інформації.

Керівники ЦФВ становлять заявки й попередні плани, які служать основним джерелом вихідної інформації для складання бюджету, беруть участь у перевірці й уточненні сценаріїв бюджету. Як правило, вони ж вибирають той сценарій, що згодом перетвориться в затверджений бюджет.

Керівники підприємства затверджують бюджет. Але це не просто механічне підписування кимсь складеного документа; затвердження бюджету рівносильне згоді на розвиток підприємства в певному напрямку протягом бюджетного періоду. Причому ця згода відповідальної особи. Вони беруть участь в інтерпретації результатів аналізу, можуть висувати пропозиції по управлінському впливу, але головне - вони затверджують коректування бюджетів, що пройшли перевірку на обґрунтованість в економічному відділі.

Відділ інформаційних технологій (комп'ютерний відділ) забезпечує інфраструктуру бюджетного управління, відповідаючи за обробку даних на всіх його етапах. Бухгалтерія - і не тільки вона - уводить фактичні дані про виконання бюджету. Інші відділи підприємства, так чи інакше, ці дані надають.